库存管理内控管理制度

库存管理内控管理制度一、总则（一）目的为加强公司库存管理，规范库存管理流程，确保库存物资的安全、完整，提高库存物资的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及库存物资管理的部门和人员。（三）基本原则1.准确性原则：确保库存数据的准确无误，为公司决策提供可靠依据。2.安全性原则：保障库存物资的安全，防止物资损坏、丢失、变质等情况发生。3.效率性原则：优化库存管理流程，提高库存周转速度，降低库存成本。4.责任性原则：明确各部门和人员在库存管理中的职责，做到责任到人。二、库存管理组织架构及职责（一）库存管理领导小组1.组成由公司总经理担任组长，财务总监、运营总监担任副组长，各相关部门负责人为成员。2.职责（1）负责制定库存管理的战略方针和政策。（2）审批库存管理的重大决策和计划。（3）协调解决库存管理中的重大问题。（二）仓库管理部门1.职责（1）负责库存物资的收发、存储、保管等日常管理工作。（2）建立库存物资台账，记录物资的出入库情况。（3）定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。（4）对库存物资的安全负责，采取必要的安全防范措施。（三）采购部门1.职责（1）根据生产经营需求，编制采购计划，合理控制库存水平。（2）选择合格的供应商，签订采购合同，确保物资按时、按质、按量供应。（3）负责采购物资的到货验收工作。（四）生产部门1.职责（1）根据生产计划，合理领用库存物资，确保生产顺利进行。（2）及时反馈生产过程中物资的使用情况和需求变化。（五）财务部门1.职责（1）负责库存物资的账务核算，确保账目清晰、准确。（2）定期对库存物资进行财务审计，监督库存管理情况。（3）参与库存管理决策，提供财务分析和建议。三、库存物资分类及编码（一）分类原则根据库存物资的用途、性质、特点等因素进行分类。（二）具体分类1.原材料：指用于生产产品的各种基本原料。2.辅助材料：协助生产过程但不构成产品主要实体的材料。3.半成品：已完成部分加工工序，尚需进一步加工的产品。4.产成品：已完成全部生产工序，可直接对外销售的产品。5.低值易耗品：价值较低、使用期限较短的物品。6.办公用品：用于办公的各类用品。7.维修备件：用于设备维修的零部件。（三）编码规则1.采用数字编码方式，确保编码的唯一性和系统性。2.编码由若干位数字组成，分别代表物资类别、所属部门、规格型号等信息。四、库存管理流程（一）采购入库流程1.采购部门根据采购计划向供应商下达采购订单。2.供应商发货后，采购部门及时将到货信息通知仓库管理部门。3.仓库管理部门收到货物后，按照采购订单进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等。4.验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续，填写入库单，并更新库存台账。5.验收不合格的物资，仓库管理部门及时通知采购部门与供应商协商处理。（二）生产领用流程1.生产部门根据生产计划填写领料单，注明领用物资的名称、规格、数量等信息。2.领料单经生产部门负责人审批后，交仓库管理部门。3.仓库管理部门根据领料单发放物资，同时在库存台账上记录物资的发出情况。4.物资发放后，仓库管理部门将领料单定期交财务部门进行账务处理。（三）销售出库流程1.销售部门根据销售合同开具发货单，注明发货物资的名称、规格、数量等信息。2.发货单经销售部门负责人审批后，交仓库管理部门。3.仓库管理部门根据发货单组织发货，同时在库存台账上记录物资的发出情况。4.物资发出后，仓库管理部门将发货单定期交财务部门进行账务处理。（四）库存盘点流程1.仓库管理部门定期（每月/每季度）对库存物资进行盘点。2.盘点前，仓库管理部门应制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的实际数量与库存台账记录是否一致。4.盘点结束后，盘点人员应填写盘点报告，注明盘点结果、差异情况及原因分析等。5.对于盘点差异，仓库管理部门应及时查明原因，并采取相应的处理措施。如属于人为原因造成的差异，应追究相关人员的责任；如属于系统错误等原因造成的差异，应及时进行调整。五、库存安全管理（一）仓库安全设施1.仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备、通风设备等。2.安全设施应定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）物资存储要求1.不同类型的物资应分类存放，并有明显的标识。2.易燃易爆、有毒有害等危险物资应单独存放，并采取相应的安全防范措施。3.物资应按照规定的存储条件进行存放，防止物资损坏、变质。（三）人员安全管理1.仓库管理人员应经过安全培训，熟悉安全操作规程。2.仓库内严禁烟火，禁止无关人员进入。3.在物资搬运、装卸过程中，应采取必要的防护措施，确保人员安全。六、库存成本控制（一）库存周转率管理1.定期计算库存周转率，公式为：库存周转率=主营业务成本/平均库存余额。2.分析库存周转率的变化情况，找出影响库存周转率的因素，并采取相应的措施进行改进。如优化采购计划、加强生产管理、提高销售效率等，以提高库存周转率，降低库存成本。（二）库存持有成本控制1.库存持有成本包括仓储成本、资金成本、保险成本等。2.合理控制库存水平，减少不必要的库存积压，降低仓储成本。3.优化资金使用，加快资金周转，降低资金成本。4.按照规定购买保险，降低库存物资因意外事件造成的损失。七、库存信息化管理（一）库存管理系统建设1.建立完善的库存管理系统，实现库存信息的实时共享和动态管理。2.库存管理系统应具备物资出入库管理、库存查询、盘点管理、报表生成等功能。（二）数据维护与更新1.仓库管理部门应及时准确地录入库存物资的出入库信息，确保库存数据的及时性和准确性。2.定期对库存管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。3.根据业务变化和管理需求，及时对库存管理系统进行升级和优化。八、库存管理监督与考核（一）内部审计监督1.财务部门定期对库存管理情况进行内部审计，检查库存管理制度的执行情况、库存数据的准确性、库存物资的安全性等。2.内部审计人员应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）考核指标与方法1.建立库存管理考核指标体系，包括库存准确率、库存周转率、库存成本控制等指标。2.定期对各部门和人员的库存管理工作进行考核评价，考核结果与绩效挂钩。3.对于在库存管理工作中表现优秀的部门和人员，给予表彰和奖励；对于存在问题的部门和人员，责令其限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚