医疗电子票据管理制度

医疗电子票据管理制度总则1.目的为加强公司医疗电子票据管理，规范医疗电子票据的开具、存储、使用和报销等流程，确保医疗电子票据的真实性、完整性和安全性，提高财务管理效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及医疗电子票据相关业务的部门和人员，包括但不限于财务部门、人力资源部门、医疗管理部门以及全体员工。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关医疗电子票据管理的法律法规和政策要求。真实性原则：确保医疗电子票据所反映的医疗业务真实发生。完整性原则：医疗电子票据的信息应完整、准确，不得遗漏或篡改。安全性原则：采取有效措施保障医疗电子票据数据的存储、传输和使用安全，防止信息泄露和丢失。医疗电子票据的开具1.开具主体公司指定具有相应资质的医疗服务机构负责医疗电子票据的开具工作。医疗服务机构应按照国家统一的医疗电子票据格式和规范，准确填写票据信息。2.开具流程患者就医结束后，医疗服务机构收费部门根据患者的缴费信息，在医疗收费系统中生成医疗电子票据。医疗电子票据生成后，应实时推送至患者指定的接收渠道，如电子票据服务平台、手机APP等。同时，收费部门应打印纸质票据作为备份，纸质票据应与医疗电子票据信息一致，并加盖医疗服务机构收费专用章。对于需要补开医疗电子票据的情况，患者应提供有效身份证明和原就医记录等相关资料，经医疗服务机构核实后，按照上述开具流程为患者补开医疗电子票据。3.票据信息内容医疗电子票据应包含以下基本信息：医疗服务机构名称、地址和联系方式。患者姓名、性别、年龄、有效身份证件号码。医疗服务项目名称、规格、数量、单价和金额。医保报销类型、报销金额和个人自付金额。票据号码、开票日期、校验码等。医疗电子票据的存储1.存储方式公司财务部门负责医疗电子票据的存储管理。医疗电子票据应采用电子存储方式，存储于安全可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份。同时，应建立电子票据存储目录，对票据进行分类管理，便于查询和检索。2.存储期限医疗电子票据的存储期限应按照国家有关规定执行，一般不少于5年。存储期限届满后，应按照规定的程序进行销毁处理。3.安全保障采取必要的安全防护措施，如防火墙、加密技术等，防止医疗电子票据数据被非法访问、篡改或删除。限制对医疗电子票据存储系统的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，数据存储安全。医疗电子票据的使用1.报销使用员工因就医产生的医疗费用，可凭医疗电子票据进行报销。报销时，员工应将医疗电子票据原件或打印件提交给公司人力资源部门或财务部门。人力资源部门或财务部门在审核报销申请时，应通过电子票据服务平台等渠道查验医疗电子票据的真实性和有效性。对于查验通过的票据，按照公司报销制度进行审批和报销。如发现医疗电子票据存在问题，如信息不符、重复报销等，应及时与医疗服务机构联系核实，并要求员工提供相关证明材料。对于不符合报销规定的票据，不予报销。2.其他使用医疗电子票据还可用于公司内部的财务管理、统计分析等工作。财务部门应根据实际需要，对医疗电子票据数据进行整理和分析，为公司决策提供支持。医疗电子票据的报销流程1.员工申请员工就医结束后，应在规定的时间内（一般为就医后[X]个工作日内），将填写完整的报销申请表、医疗电子票据原件或打印件以及相关病历、检查报告等资料一并提交给公司人力资源部门或财务部门。2.部门初审人力资源部门或财务部门收到员工报销申请后，应首先对申请资料的完整性和合规性进行初审。初审内容包括：报销申请表填写是否准确、医疗电子票据是否真实有效、相关资料是否齐全等。对于初审通过的申请，进入下一步审核流程；对于初审不通过的申请，应及时通知员工补充或更正资料。3.财务审核财务部门对初审通过的报销申请进行财务审核。审核内容包括：报销金额是否符合公司报销制度规定、医疗费用是否合理、医保报销是否准确等。财务部门可通过电子票据服务平台等渠道对医疗电子票据进行查验，并与相关医疗机构进行核实。对于审核通过的申请，提交公司领导审批；对于审核不通过的申请，应向员工说明原因，并将申请资料退回。4.领导审批公司领导根据财务部门的审核意见，对报销申请进行审批。审批通过的申请，由财务部门按照规定进行报销支付；审批不通过的申请，财务部门应将申请资料退回员工，并说明理由。5.报销支付财务部门根据领导审批意见，对审核通过的报销申请进行报销支付。报销支付方式可根据公司实际情况选择银行转账、现金支付等方式。对于采用银行转账方式支付的，财务部门应确保转账信息准确无误；对于采用现金支付方式的，应按照公司现金管理规定办理相关手续。医疗电子票据的查验与真伪鉴定1.查验渠道公司员工、财务部门等相关人员可通过以下渠道查验医疗电子票据的真伪：国家财政电子票据查验平台：登录该平台，输入医疗电子票据号码、校验码等信息进行查验。电子票据服务平台：部分地区或医疗服务机构提供的电子票据服务平台，可通过该平台进行票据查验。医疗服务机构：员工或财务部门可直接联系医疗服务机构，核实医疗电子票据的真实性。2.真伪鉴定如对医疗电子票据的真伪存在疑问，可向当地财政部门或相关监管机构申请真伪鉴定。申请鉴定时，应提供医疗电子票据原件或打印件、相关就医资料以及鉴定申请等材料。财政部门或监管机构将根据规定进行鉴定，并出具鉴定结果。医疗电子票据的遗失与补办1.遗失处理如员工遗失医疗电子票据，应及时向医疗服务机构挂失，并申请补办。挂失时，员工应提供有效身份证明和原就医记录等相关资料，医疗服务机构核实后，为员工办理挂失手续。2.补办流程员工向医疗服务机构提出补办医疗电子票据申请，并填写补办申请表。医疗服务机构根据员工提供的资料，在医疗收费系统中查询原票据信息，并重新生成医疗电子票据。医疗电子票据生成后，按照本制度规定的开具流程，将票据推送至员工指定的接收渠道，并打印纸质票据作为备份。监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对医疗电子票据管理情况进行监督检查，检查内容包括票据开具、存储、使用、报销等环节的合规性和准确性。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督公司应积极配合财政部门、税务部门等相关外部监管机构的监督检查，如实提供医疗电子票据管理的相关资料和信息。对于外部监管机构提出的问题和要求，应及时整改落实，并将整改情况反馈给监管机构。违规处理1.违规行为界定未经授权擅自开具、存储、使用或篡改医疗电子票据的。伪造、变造医疗电子票据的。重复报销医疗电子票据的。故意遗失医疗电子票据或隐瞒票据遗失情况的。其他违反本制度规定的行为。2.处理措施对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施：批评教育：对情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令其立即改正。经济处罚：对违规行为造成公司经济损失的，责令其赔偿相应损失，并给予一定金额的经济处罚。纪律处分：对情节严重的违规行为，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等纪律处分。法律责任：对于违