售房部门合同管理制度

售房部门合同管理制度总则目的为加强售房部门合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于售房部门涉及的各类房屋销售合同、租赁合同及相关补充协议等。基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防范原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。合同签订管理合同起草1.对于常规的房屋销售合同和租赁合同，由公司法务部门根据相关法律法规及公司业务需求制定标准合同模板。售房部门应根据具体业务情况，在标准模板基础上进行必要的修改和补充，但不得违反法律法规及公司规定。2.对于特殊或复杂的合同，售房部门应及时与法务部门沟通，由法务部门会同售房部门共同起草合同条款，确保合同内容合法、准确、完整。合同审核1.售房部门在合同起草完成后，应首先进行内部审核。审核内容包括合同条款是否符合公司业务要求、权利义务是否对等、文字表述是否清晰准确等。2.将内部审核通过的合同提交给法务部门进行法律审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，对可能存在的法律风险提出意见和建议。3.根据法务部门的审核意见，售房部门对合同进行修改完善，确保合同不存在法律瑕疵。合同审批1.经审核修改后的合同，按照公司审批流程进行审批。审批流程一般包括售房部门负责人、分管领导、财务部门、总经理等环节。2.售房部门负责人负责对合同的业务合理性进行审核，确保合同符合售房业务的实际情况和公司销售策略。3.分管领导从整体业务和管理角度对合同进行审查，提出审批意见。4.财务部门审核合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、税务处理等，确保公司财务利益得到保障。5.总经理对合同进行最终审批，决定合同是否可以签订。合同签订1.合同经审批通过后，由售房部门负责与对方当事人签订合同。签订合同的人员应具备相应的授权，确保合同签订行为的有效性。2.签订合同时，应仔细核对合同双方当事人的信息，确保名称、地址、联系方式等准确无误。3.合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，公司内部留存的合同副本应根据需要分发给相关部门，如法务部门、财务部门、档案管理部门等，确保各部门对合同情况有清晰了解。合同履行管理合同执行计划制定1.售房部门在合同签订后，应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.合同履行计划应包括房屋交付时间、款项收取计划、售后服务安排等内容，确保合同各项义务能够有序履行。房屋交付管理1.按照合同约定的交付时间和标准，做好房屋交付前的准备工作，包括房屋验收、相关手续办理等。2.提前通知客户交付时间和所需资料，协助客户办理房屋交接手续，确保交付过程顺利进行。3.交付过程中，应向客户提供详细的房屋使用说明和相关资料，解答客户疑问，处理客户提出的问题。款项收取管理1.严格按照合同约定的付款方式和时间节点收取款项，确保公司资金及时、足额回笼。2.建立款项收取台账，详细记录每笔款项的收取情况，包括付款人、金额、付款时间、收款方式等信息。3.对于逾期未付款项，应及时与客户沟通，了解原因，采取相应的催款措施，如发送催款函、电话催收等。如客户仍未按时付款，应按照合同约定追究其违约责任。售后服务管理1.建立完善的售后服务体系，及时处理客户在房屋使用过程中提出的问题和投诉。2.对于客户反馈的房屋质量问题，应及时安排维修人员进行维修，确保维修质量和进度，直至客户满意。3.定期回访客户，了解客户对房屋及售后服务的满意度，收集客户意见和建议，不断改进服务质量。合同变更管理变更情形1.在合同履行过程中，如因市场情况变化、客户需求调整、法律法规变更等原因，需要对合同内容进行变更的，应按照本制度规定的程序进行操作。2.常见的合同变更情形包括房屋价格调整、交付时间变更、房屋面积变更、付款方式变更等。变更申请1.合同变更事项发生后，由售房部门相关人员填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。2.将《合同变更申请表》提交给售房部门负责人审核，审核通过后报法务部门进行法律审核。变更审核与审批1.法务部门对合同变更的合法性、合规性进行审核，评估变更可能带来的法律风险，并提出审核意见。2.根据法务部门的审核意见，售房部门对《合同变更申请表》进行修改完善后，按照公司合同审批流程进行审批。审批通过后，方可进行合同变更。变更合同签订1.经审批同意的合同变更事项，由售房部门与对方当事人重新签订补充协议或变更后的合同文本。2.签订变更合同的程序与签订原合同的程序相同，应确保变更合同的有效性和合法性。合同解除管理解除情形1.在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，可解除合同：双方协商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同无法履行；一方严重违反合同约定，致使合同目的无法实现；法律法规规定的其他可解除合同的情形。2.售房部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能导致合同解除的情形，并采取相应措施。解除申请1.当出现合同解除情形时，由售房部门相关人员填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据及对公司利益的影响等情况。2.将《合同解除申请表》提交给售房部门负责人审核，审核通过后报法务部门进行法律审核。解除审核与审批1.法务部门对合同解除的合法性、合规性进行审核，评估解除合同可能带来的法律风险，并提出审核意见。2.根据法务部门的审核意见，售房部门对《合同解除申请表》进行修改完善后，按照公司合同审批流程进行审批。审批通过后，方可解除合同。解除合同后续处理1.合同解除后，售房部门应及时与对方当事人办理相关手续，如退还已收取的款项、交接相关资料等。2.对解除合同涉及的财务事项进行清理结算，确保公司财务账目清晰。3.将合同解除的相关情况及时通知公司内部相关部门，如法务部门、财务部门、档案管理部门等，做好档案管理和信息沟通工作。合同档案管理档案收集1.售房部门负责收集合同签订、履行、变更、解除过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、往来函件、交付凭证、款项收取记录等。2.应确保收集的档案资料完整、准确、真实，能够全面反映合同的履行情况。档案整理1.对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和归档。2.每份合同档案应建立详细的目录清单，注明文件名称、日期、页码等信息，便于查阅和管理。档案保管1.设立专门的合同档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案资料的安全存放。2.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，防止档案资料损坏、丢失或泄密。档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.经售房部门负责人批准后，方可到档案保管场所查阅合同档案。查阅过程中，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。3.涉及公司商业秘密或重要信息的合同档案，查阅人员应严格保密，不得向无关人员透露。合同风险管理风险识别与评估1.售房部门应定期对合同履行过程中的风险进行识别和评估，重点关注市场风险、信用风险、法律风险等。2.通过对合同条款、交易对手情况、市场动态等因素的分析，评估风险发生的可能性和影响程度。风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过调整销售策略、加强市场调研等方式进行应对；对于信用风险，可加强对交易对手的信用调查和评估，采取必要的担保措施等；对于法律风险，应严格遵守法律法规，加强合同审核和管理。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险得到有效控制。监督与考核监督检查1.公司内部审计部门定期对售房部门合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合本制度规定。2.检查内容包括合同审批流程的执行情况、合同档案管理情况、款项收取情况、售后服务情况等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求售房部门限期整改。考核评价1.建立售房部门合同管理考核评价机制，对售房部门