办公用品公司管理制度

办公用品公司管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，提高办公用品使用效率，节约办公成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。2.勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，降低办公成本。3.归口管理原则：办公用品由行政部门统一采购、保管和发放。二、办公用品的分类及标准（一）办公文具1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。2.纸制品：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹、档案袋、文件盒等。4.胶水、胶棒、订书机、订书钉、回形针、大头针等。5.计算器、直尺、三角板等办公辅助工具。（二）办公设备1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。2.办公桌椅、文件柜、保险柜等办公家具。（三）办公耗材1.墨盒、硒鼓、色带、打印纸等打印机耗材。2.复印纸、传真纸等纸张耗材。（四）其他办公用品1.清洁用品：如扫帚、拖把、抹布、清洁剂等。2.饮用水、茶叶等。（五）办公用品标准根据不同岗位和工作需求，制定办公用品配备标准，具体如下：|岗位|办公文具|办公设备|办公耗材|其他办公用品||||||||管理人员|按实际需求配备适量书写工具、纸制品、文件夹等|电脑、办公桌椅、文件柜|根据使用情况定期领取墨盒、硒鼓、打印纸等|每月适量饮用水、茶叶||普通员工|按实际需求配备基本书写工具、纸制品等|电脑、办公桌椅|根据使用情况定期领取墨盒、硒鼓、打印纸等|每月适量饮用水、茶叶|三、办公用品的采购（一）采购计划1.各部门应于每月[具体日期]前，将次月办公用品需求计划报行政部门。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等。2.行政部门根据各部门需求计划，结合库存情况，编制办公用品采购计划。采购计划应经行政部门负责人审核后报公司领导审批。（二）采购渠道1.行政部门应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商作为办公用品采购渠道。2.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等进行评估，根据评估结果调整供应商。（三）采购流程1.行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货期等内容。2.供应商收到采购订单后，应及时确认订单，并按照订单要求组织生产和发货。3.行政部门负责跟踪采购订单的执行情况，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量等。如发现问题，应及时与供应商联系解决。四、办公用品的验收与入库（一）验收1.办公用品到货后，行政部门应及时组织验收。验收人员应包括行政部门人员、使用部门人员等。2.验收人员应按照采购订单要求，对办公用品的数量、规格、质量等进行逐一核对。如发现问题，应及时记录并与供应商联系解决。3.对于验收合格的办公用品，验收人员应在验收单上签字确认。验收单应包括办公用品的名称、规格、数量、供应商等内容。（二）入库1.验收合格的办公用品应及时办理入库手续。行政部门仓库管理人员应根据验收单，将办公用品分类存放，并建立库存台账。2.库存台账应详细记录办公用品的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。仓库管理人员应定期对库存台账进行核对，确保账物相符。五、办公用品的保管（一）仓库管理1.行政部门应设立专门的办公用品仓库，仓库应保持整洁、通风、干燥，确保办公用品的质量不受影响。2.仓库管理人员应按照办公用品的类别、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌。3.仓库应配备必要的消防、防盗等安全设施，确保办公用品的安全。（二）库存盘点1.行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，盘点周期为[具体周期]。盘点人员应包括仓库管理人员、财务人员等。2.盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。（三）库存安全1.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗。严禁无关人员进入仓库。2.仓库应加强安全防范措施，防止办公用品被盗、被损坏等情况发生。如发生安全事故，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。六、办公用品的发放（一）发放原则1.按需发放原则：根据员工工作实际需要，合理发放办公用品。2.限量发放原则：对于部分办公用品，如打印纸、墨盒等，实行限量发放，避免浪费。（二）发放流程1.员工因工作需要领取办公用品时，应填写办公用品领用申请表。申请表应包括办公用品的名称、规格、数量、领用部门、领用人等内容。2.员工所在部门负责人应根据工作实际情况，对申请表进行审核签字。3.申请表经部门负责人审核签字后，交行政部门仓库管理人员。仓库管理人员根据申请表，发放相应的办公用品，并在库存台账上进行记录。（三）特殊情况处理1.因工作需要临时增加办公用品需求的，员工应填写办公用品临时领用申请表，经部门负责人审核签字后，交行政部门仓库管理人员。仓库管理人员根据实际情况，发放相应的办公用品。2.对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，员工因工作需要借用的，应填写办公用品借用申请表，经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。借用期限一般不得超过[具体期限]，借用期间应妥善保管，如有损坏或丢失，应照价赔偿。七、办公用品的使用与节约（一）使用规范1.员工应按照办公用品的使用说明正确使用办公用品，不得随意损坏或丢弃。2.对于电脑、打印机等办公设备，员工应定期进行维护和保养，确保设备正常运行。3.员工应节约使用办公用品，如双面打印、复印，减少纸张浪费；合理设置打印机、复印机等设备的参数，降低能耗。（二）节约措施1.公司鼓励员工自带水杯，减少一次性水杯的使用。2.对于可重复使用的办公用品，如文件夹、档案袋等，应妥善保管，以便下次使用。3.定期开展节约办公用品宣传活动，提高员工的节约意识。八、办公用品的维修与报废（一）维修1.办公设备出现故障时，使用部门应及时填写办公设备维修申请表，报行政部门。2.行政部门应安排专业维修人员对故障设备进行维修。维修人员应及时维修设备，并填写办公设备维修记录，记录维修时间、维修内容、维修费用等信息。3.对于维修费用较高的设备，行政部门应组织相关人员进行评估，确定是否有维修价值。如无维修价值，应按照报废程序进行处理。（二）报废1.办公用品因损坏、老化等原因无法继续使用时，使用部门应填写办公用品报废申请表，报行政部门。2.行政部门应组织相关人员对报废办公用品进行鉴定。如确已无法使用，应按照公司固定资产管理规定进行报废处理。3.报废办公用品应统一回收，由行政部门进行集中处理。处理方式包括变卖、捐赠等。九、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对办公用品管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.办公用品采购计划的执行情况。2.办公用品的验收、入库、保管、发放等环节的管理情况。3.办公用品的使用与节约情况。4.办公设备的维修与报废情况。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对办公用品管理情况进行检查，检查周期为[具体周期]。2.不定期抽查：行政部门不定期对办公用品管理情况进行抽查，及时发现问题并进行整改。