大学采购合同管理制度

大学采购合同管理制度一、总则（一）目的为加强大学采购合同管理，规范采购行为，维护学校合法权益，提高采购效益，根据国家法律法规及学校相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各单位在教学、科研、行政等活动中签订的各类采购合同。（三）基本原则1.依法依规原则：采购合同的签订、履行、变更、终止等应严格遵守国家法律法规和学校规章制度。2.公平公正原则：合同双方应遵循公平、公正的原则，明确各自的权利和义务，保障双方合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.效益优先原则：采购合同的签订和执行应注重提高资金使用效益，确保采购项目质量。二、采购合同管理职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的策划、组织和实施，按照规定的采购方式和程序进行采购活动。2.会同相关部门制定采购合同文本，明确合同条款和双方权利义务。3.负责与供应商进行商务谈判，起草采购合同，并提交学校相关部门审核。4.负责采购合同的签订、履行、变更、终止等日常管理工作，协调解决合同执行过程中出现的问题。5.定期对采购合同执行情况进行统计和分析，向学校相关部门报告采购合同管理工作情况。（二）财务部门1.负责审核采购合同的资金预算和支付条款，确保采购资金的合理使用和支付安全。2.按照合同约定和财务管理制度办理采购款项的支付手续。3.对采购合同执行情况进行财务监督，定期与采购部门核对账目，确保资金使用合规。（三）法务部门1.负责对采购合同文本进行合法性审查，提出法律意见和建议。2.参与采购合同纠纷的处理，提供法律咨询和法律援助。3.协助学校相关部门开展合同法律风险防范培训和宣传工作。（四）使用部门1.负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格、质量标准等制定工作。2.负责对采购合同标的物的验收工作，确保所购物品或服务符合合同要求。3.配合采购部门做好采购合同的履行工作，及时反馈合同执行过程中出现的问题。（五）审计部门1.负责对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，检查合同执行的真实性、合法性和效益性。2.对采购合同执行过程中发现的违规问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、采购合同签订管理（一）合同文本起草1.采购部门应根据采购项目的特点和要求，会同相关部门起草采购合同文本。合同文本应包括但不限于以下内容：合同双方的名称、地址、联系方式；采购项目的名称、规格、数量、质量标准；合同价格及付款方式；交货时间、地点及验收方式；双方的权利和义务；违约责任；争议解决方式等。2.合同文本应使用规范的语言文字，条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性表述。（二）合同审核1.采购合同起草完成后，应提交学校相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性、完整性等。2.法务部门负责对合同文本进行合法性审查，提出法律意见和建议；财务部门负责对合同的资金预算和支付条款进行审核；使用部门负责对合同标的物的技术规格、质量标准等进行审核；审计部门负责对合同签订、履行等情况进行审计监督。3.各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。采购部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合要求。（三）合同签订1.经审核通过的采购合同，由学校法定代表人或其授权的代理人签字，并加盖学校公章或合同专用章。2.合同签订应严格按照规定的程序进行，确保合同签订过程合法、合规、公正。合同签订后，应及时将合同副本分送相关部门存档。四、采购合同履行管理（一）合同执行跟踪1.采购部门应建立采购合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。2.采购部门应定期与供应商沟通，了解合同履行进度，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。3.对于合同执行过程中出现的重大问题或突发事件，采购部门应及时向学校相关部门报告，并采取有效措施进行处理。（二）货物验收1.使用部门应按照合同约定和相关标准对采购货物进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等。2.验收合格的，使用部门应出具验收报告；验收不合格的，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）款项支付1.财务部门应按照合同约定和财务管理制度办理采购款项的支付手续。支付前，财务部门应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保支付依据充分、合规。2.对于不符合合同约定或支付条件的款项，财务部门有权拒绝支付，并及时通知采购部门。采购部门应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购合同变更与终止管理（一）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。采购部门应及时将合同变更情况通知学校相关部门，并办理相关手续。（二）合同终止1.采购合同履行完毕或因不可抗力、政策调整等原因无法继续履行的，合同双方应协商一致，签订书面终止协议。2.合同终止后，合同双方应按照合同约定和相关法律法规的规定，履行各自的义务，如清理账目、返还财物、办理结算等。采购部门应及时将合同终止情况通知学校相关部门，并办理相关手续。六、采购合同档案管理（一）档案收集1.采购合同签订后，采购部门应及时收集合同文本、招投标文件、谈判记录、验收报告、支付凭证等相关资料，并整理归档。2.档案资料应齐全、完整、真实，能够反映采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程。（二）档案整理1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料规范、有序。2.档案整理应遵循便于查阅、保管的原则，建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责。（三）档案保管1.采购合同档案应妥善保管，防止档案资料丢失、损坏、泄密等情况发生。档案保管期限应按照国家法律法规和学校相关规定执行。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。对于超过保管期限的档案，应按照规定进行销毁处理。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.档案查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员。七、采购合同风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购合同进行风险识别，分析合同执行过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.风险识别应采用科学的方法和工具，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的准确性和全面性。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对采购合同风险进行评估，确定风险等级和影响程度。2.风险评估应综合考虑风险发生的可能性、影响范围、损失程度等因素，采用定性与定量相结合的方法进行评估。（三）风险应对1.针对不同等级的采购合同风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、完善合同条款、建立风险预警机制、购买保险等。2.风险应对措施应具有针对性、可操作性和有效性，能够降低风险发生的可能性和影响程度，保障采购合同的顺利履行。八、监督与考核（一）监督检查1.学校相关部门应定期对采购合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等情况，以及合同档案管理、风险管理等工作。2.监督检查应采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，确保监督检查工作的常态化和有效性。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，督促相关部门进行整改。（二）考核评价1.学校应建立采购合同管理考核评价机制，对采购部门及相关人员的采购合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同管理工作的规范性、合同执行情况、资金使用效益、风险防控能力等。2.考核评价结