完善销售合同管理制度

完善销售合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司销售合同管理，规范销售合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类销售合同，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：销售合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、销售合同的签订（一）合同洽谈1.销售部门在与客户进行业务洽谈时，应详细了解客户需求、产品规格、数量、价格、交货时间、付款方式等信息，并做好记录。2.对于重要客户或重大项目，销售部门应组织相关部门进行联合洽谈，共同评估项目风险和收益。（二）合同起草1.根据洽谈结果，销售部门负责起草销售合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义。2.合同文本应包括但不限于以下内容：合同编号、签订日期、双方当事人名称及地址、产品或服务名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等。（三）合同审核1.销售合同起草完成后，应提交至公司相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、技术部门等，各部门应根据职责对合同条款进行审核。2.法务部门负责审核合同的合法性、合规性，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.财务部门负责审核合同的付款方式、结算条款等，确保公司资金安全和利益最大化。4.技术部门负责审核合同中涉及产品或服务技术要求的条款，确保技术可行性和准确性。5.其他相关部门根据业务需要对合同相关条款进行审核。（四）合同签订1.经审核通过的销售合同，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订前，应确保合同双方当事人具有合法的主体资格，合同签订人应具有相应的授权。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档，以便各部门履行职责和跟踪合同执行情况。三、销售合同的履行（一）交货与验收1.销售部门应根据合同约定的交货时间和地点，组织生产部门按时、按质、按量完成产品生产或服务提供，并及时通知客户验收。2.客户验收时，应按照合同约定的质量标准进行验收。如发现产品或服务存在质量问题，客户有权要求公司进行整改或退换货。公司应积极配合客户解决问题，确保客户满意。3.验收合格后，客户应签署验收报告。验收报告应作为结算货款的依据之一。（二）付款管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时与客户沟通收款事宜。对于逾期未付款的客户，应及时发出催款通知，提醒客户履行付款义务。2.销售部门应协助财务部门做好收款工作，及时提供客户付款情况和相关信息。对于客户提出的付款异议，销售部门应积极与客户协商解决，确保公司款项及时收回。3.如客户确实存在付款困难，经公司领导批准后，可与客户协商制定付款计划，但应明确付款期限和违约责任，确保公司利益不受损失。（三）售后服务1.销售部门应建立完善的售后服务体系，及时处理客户反馈的问题和投诉。对于客户提出的售后服务要求，应在规定时间内给予响应和处理。2.售后服务人员应具备专业的知识和技能，能够快速、有效地解决客户问题。对于因产品质量问题导致的售后服务，应按照合同约定承担相应的责任。3.公司应定期对售后服务工作进行总结和分析，不断改进售后服务质量，提高客户满意度。四、销售合同的变更与解除（一）变更条件1.合同履行过程中，如因市场需求变化、产品规格调整、交货时间变更等原因，需要对合同进行变更的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利和义务等，作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（二）解除条件1.合同履行过程中，如出现以下情形之一的，合同一方有权解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。2.合同解除应签订书面解除协议，明确解除的原因、时间、双方的权利和义务等。解除协议签订后，合同双方应按照协议约定履行各自的义务。（三）变更与解除的程序1.合同变更或解除的提议应首先由合同一方以书面形式通知对方，并说明变更或解除的原因和具体内容。2.对方应在收到通知后的规定时间内给予答复，同意变更或解除的，双方应协商签订书面协议；不同意变更或解除的，应说明理由。3.如双方就变更或解除合同无法达成一致意见，可按照合同约定的争议解决方式处理。五、销售合同的档案管理（一）档案收集1.销售部门负责收集销售合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、洽谈记录、审核意见、验收报告、付款凭证、变更协议、解除协议等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.销售部门应定期对收集到的档案资料进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，建立档案目录。2.档案资料应装订成册，编制页码，确保档案的整齐规范。（三）档案保管1.销售合同档案应由专人负责保管，保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，确保档案安全。2.档案保管应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料不受损坏。3.档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般销售合同档案保管期限为[X]年。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅销售合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案保管人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制、涂改档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。3.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的销售合同档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。六、销售合同的监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对销售合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，确保合同管理工作规范有序。2.监督检查内容包括合同签订的合规性、履行情况、付款情况、售后服务情况、档案管理情况等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应建立销售合同管理考核评价机制，对销售部门及相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订质量、合同履行率、货款回收率、客户满意度、档案管理规范程度等。