差旅费用报销管理制度

差旅费用报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司差旅费用的管理，规范差旅费用报销流程，合理控制差旅成本，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用的报销管理。（三）基本原则1.预算控制原则：差旅费用应纳入公司年度预算管理，严格控制差旅支出，确保费用支出与公司业务实际需求相符。2.合规性原则：差旅费用报销必须符合国家法律法规及公司相关规定，严禁虚报、冒领、骗取差旅费用。3.真实性原则：报销人员应如实提供差旅活动的相关信息，确保报销凭证真实、有效、完整。4.分级审批原则：根据差旅费用金额大小，实行分级审批制度，确保审批流程规范、严谨。二、差旅审批（一）出差申请1.员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、交通工具选择等信息。2.《出差申请表》需经部门负责人审核同意，并根据出差审批权限报分管领导或总经理审批。（二）审批权限1.一般员工出差，由部门负责人审批。2.部门负责人出差，由分管领导审批。3.分管领导出差，由总经理审批。4.涉及重大项目或特殊情况的出差，需经总经理办公会研究决定。（三）出差变更1.出差人员因特殊情况需要变更出差行程、延长出差时间或更换交通工具等，应及时填写《出差变更申请表》，说明变更原因，并按照原审批程序重新办理审批手续。2.未经批准擅自变更出差行程的，其超出原审批范围的费用不予报销。三、交通费用报销（一）交通工具选择1.员工应根据出差的紧急程度、路程远近等实际情况，合理选择交通工具。原则上，优先选择经济实惠、安全便捷的交通工具。2.因工作需要乘坐飞机的，应提前预订机票，并选择经济舱。如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱的，须经总经理批准。（二）交通费用标准1.飞机票：按照公司规定的航线和票价标准报销，实际票价超过标准的部分由个人承担。2.火车票：按照实际购买的票价报销，但软卧、一等座需经总经理批准方可报销。3.长途汽车票：按照实际购买的票价报销。4.市内交通费：出差期间，市内交通费用实行定额包干，具体标准为[X]元/天。不再报销市内出租车票，但因特殊情况确需乘坐出租车的，需经部门负责人批准，并注明事由。（三）报销凭证1.乘坐飞机的，应提供机票行程单、登机牌等有效凭证。2.乘坐火车的，应提供火车票原件。3.乘坐长途汽车的，应提供汽车票原件。4.市内交通费用报销时，应提供相应的发票，并在发票上注明起止地点、日期等信息。四、住宿费用报销（一）住宿标准1.根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准等级，具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天2.两人及以上同行出差，原则上应安排双人标准间住宿。如需单独住宿的，须经部门负责人批准，并按照相应标准的[X]%报销住宿费。（二）报销凭证住宿费用报销时，应提供正规的住宿发票，并在发票上注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。同时，还应提供酒店提供的住宿清单或水单。（三）特殊情况处理1.因工作需要，出差人员需住在公司安排的宿舍或接待单位提供的住宿场所的，不报销住宿费。2.参加会议、培训等活动，由主办方统一安排住宿的，应提供主办方出具的住宿安排证明，不再报销住宿费。但如有额外的住宿费用支出，可按照本制度规定报销。五、餐饮费用报销（一）餐饮标准1.出差期间的餐饮费用实行定额包干，具体标准为[X]元/天。2.如因业务需要宴请客户的，须提前填写《宴请申请表》，注明宴请事由、对象、人数、预计费用等信息，经部门负责人审核、分管领导或总经理批准后，方可报销。宴请费用标准按照公司相关规定执行。（二）报销凭证餐饮费用报销时，应提供正规的餐饮发票，并在发票上注明用餐日期、地点、人数等信息。同时，还应提供相应的消费清单或菜单。（三）特殊情况处理1.因工作需要，在出差地参加会议、培训等活动，由主办方统一安排用餐的，应提供主办方出具的用餐安排证明，不再报销餐饮费。但如有额外的餐饮费用支出，可按照本制度规定报销。2.出差人员在公司驻外办事处或分公司所在地出差期间，由办事处或分公司统一安排用餐的，不报销餐饮费。六、其他费用报销（一）通讯费出差期间，因工作需要发生的通讯费用，按照公司相关规定报销。（二）订票费、保险费等因出差发生的订票费、保险费等相关费用，凭有效票据按照实际发生金额报销。（三）其他杂费因出差发生的其他杂费，如行李托运费、邮寄费等，凭有效票据按照实际发生金额报销，但需经部门负责人批准。七、报销流程（一）费用报销申请出差结束后，出差人员应在[X]个工作日内填写《差旅费用报销单》，并将出差审批单、相关发票及凭证等附在报销单后面，按照费用报销审批流程提交报销申请。（二）部门审核部门负责人应对报销人员的差旅费用报销申请进行审核，重点审核出差事由的真实性、费用支出的合理性、报销凭证的完整性等。审核无误后，在报销单上签署审核意见，并签字确认。（三）财务审核财务部门收到报销申请后，应对报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，同时核对费用报销是否符合公司规定的标准和范围。对于不符合规定的报销申请，财务部门应及时通知报销人员进行更正或补充资料。审核无误后，在报销单上签署审核意见。（四）审批根据差旅费用金额大小，按照分级审批原则进行审批：1.费用金额在[X]元以下的，由分管领导审批。2.费用金额在[X]元以上至[X]元的，由总经理审批。3.费用金额在[X]元以上的，需经总经理办公会研究决定。（五）报销支付经审批通过的差旅费用报销申请，财务部门应在[X]个工作日内完成报销支付手续。报销款项原则上通过银行转账方式支付到报销人员工资卡中。八、报销监督与审计（一）内部监督公司财务部门应定期对差旅费用报销情况进行检查和统计分析，及时发现和纠正存在的问题。同时，公司审计部门应不定期对差旅费用报销进行审计，确保报销行为合规、合理。（二）外部审计公司接受外部审计机构审计时，差旅费用报销情况作为审计的重要内容之一。如发现存在违规报销行为，公司将按照相关法律法规及公司规定进行严肃处理。（三）违规处理1.对于虚报、冒领、骗取差旅费用的行为，一经查实，除追回违规报销的费用外，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.对于因审核把关不严导致违规报销的部门负责人和相关审核人员，公司将给予批评教育、绩效考核扣分等处理；情节严重的，将追究其相应的责任。九、附则（一）解释