公司财务回款管理制度

公司财务回款管理制度一、总则1.目的为加强公司财务管理，规范财务回款行为，确保公司资金及时、足额回收，降低资金风险，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在销售业务、采购业务、费用报销等涉及资金往来活动中的回款管理。3.回款管理原则及时性原则：各部门及员工应积极采取有效措施，确保款项按时收回，避免逾期。责任明确原则：明确各业务环节的回款责任，做到谁经办、谁负责。风险控制原则：对回款过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制，确保公司资金安全。协同合作原则：销售、财务、法务等部门应密切配合，共同做好回款工作。二、职责分工1.销售部门负责客户的开发与维护，签订销售合同，明确回款条款和期限。跟踪销售业务进展，及时与客户沟通协调，督促客户按时回款。对逾期未回款的客户进行催收，制定催收计划并组织实施。协助财务部门进行应收账款的核对和清理工作。2.财务部门负责制定财务回款管理制度和流程，并监督执行。建立应收账款台账，及时记录客户的回款情况，定期与销售部门核对账目。对逾期未回款的客户进行风险预警，向相关部门提供财务数据支持和分析建议。负责办理款项的收付手续，确保资金安全。3.法务部门参与销售合同的审核，确保合同条款合法合规，保障公司权益。协助销售部门进行应收账款的催收工作，提供法律支持和建议。对涉及法律纠纷的应收账款，负责制定法律解决方案，维护公司合法权益。4.其他部门各部门在业务活动中涉及资金往来时，应按照本制度规定履行回款责任，配合销售、财务等部门做好回款工作。对于因自身业务原因导致的款项支付或回收问题，应及时采取措施解决。三、销售业务回款管理1.合同签订销售部门在与客户签订销售合同时，应明确约定付款方式、付款期限、逾期付款责任等回款条款。合同条款应符合公司利益，避免因条款模糊或不合理导致回款风险。销售合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.发货与开票销售部门应按照合同约定安排发货，并及时通知客户。发货后，应在规定时间内开具发票，并将发票送达客户。财务部门应根据销售合同和发货情况，及时开具发票，确保发票内容准确无误。3.回款跟踪销售部门应建立客户回款跟踪台账，定期对客户的回款情况进行跟踪和分析。对于临近付款期限的客户，应提前与客户沟通，提醒客户按时付款。如发现客户有逾期付款迹象，应及时采取措施催收，并向财务部门报告。4.逾期催收对于逾期未回款的客户，销售部门应制定详细的催收计划，明确催收责任人、催收方式和时间节点。催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收等，根据客户情况选择合适的方式。销售部门应定期向财务部门反馈催收进展情况，共同协商解决催收过程中遇到的问题。如逾期时间较长或催收难度较大，可考虑通过法务部门采取法律手段催收。四、采购业务回款管理1.合同签订采购部门在与供应商签订采购合同时，应明确约定付款方式、付款期限、逾期付款责任等回款条款。合同条款应符合公司利益，同时考虑供应商的合理要求，确保合作关系稳定。采购合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.到货验收采购部门应按照合同约定及时组织货物验收，确保货物质量和数量符合要求。验收合格后，应在规定时间内办理入库手续，并通知财务部门付款。3.付款审批财务部门根据采购合同和到货验收情况，审核付款申请。付款申请应经相关部门负责人和公司领导审批，确保付款合规。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。4.回款跟踪采购部门应建立供应商回款跟踪台账，定期对供应商的回款情况进行跟踪和分析。对于临近付款期限的供应商，应提前与供应商沟通，确保按时付款。如发现供应商有逾期付款迹象，应及时采取措施催收，并向财务部门报告。五、费用报销回款管理1.报销规定员工应按照公司费用报销制度的规定，及时办理费用报销手续。报销凭证应真实、合法、有效，符合公司财务要求。费用报销应经相关部门负责人和公司领导审批，确保费用支出合理合规。2.借款管理员工因工作需要借款的，应填写借款申请单，注明借款用途、金额、还款期限等。借款申请应经相关部门负责人和公司领导审批，财务部门审核后办理借款手续。员工应按照借款申请单注明的还款期限及时还款，如需延期还款，应提前办理延期手续。3.报销与还款员工办理费用报销时，应优先冲抵借款。财务部门在审核报销凭证时，应核对借款情况，确保借款及时冲抵。如员工有逾期未还款的借款，财务部门有权从其工资或其他应付款项中扣除。六、应收账款监控与分析1.监控指标财务部门应定期对应收账款进行监控，设置以下监控指标：应收账款周转率=营业收入/平均应收账款余额逾期应收账款占比=逾期应收账款金额/应收账款总额账龄结构分析：分析不同账龄段的应收账款金额及占比。通过监控指标的分析，及时发现应收账款管理中存在的问题。2.分析报告财务部门应每月编制应收账款分析报告，向公司管理层汇报应收账款的变动情况、账龄结构、逾期情况等。分析报告应提出改进建议和措施，为公司决策提供依据。销售部门应根据应收账款分析报告，调整销售策略和催收计划，加强应收账款管理。七、回款考核与激励1.考核指标建立回款考核制度，将回款指标纳入各部门及员工的绩效考核体系。考核指标包括应收账款回收率、逾期应收账款控制率、回款及时性等。具体考核指标和权重由公司根据实际情况确定。2.激励措施对回款工作表现优秀的部门和员工给予奖励，奖励方式可包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。对于逾期未回款的部门和员工，视情节轻重给予相应的处罚，处罚方式可包括扣减绩效奖金、警告、降职等。通过考核与激励机制，提高各部门及员工的回款积极性和主动性。八、风险预警与应对1.风险预警财务部门应建立应收账款风险预警机制，根据应收账款的账龄、逾期情况、客户信用状况等因素，设定风险预警指标。当应收账款出现风险预警信号时，财务部门应及时向销售部门、法务部门等相关部门发出预警通知。相关部门应根据预警通知，及时采取措施应对风险。2.风险应对措施销售部门应加强与客户的沟通协调，了解客户逾期付款的原因，制定针对性的催收方案。法务部门应提前介入，对可能存在法律风险的应收账款进行评估，制定法律应对措施。财务部门应密切关注资金状况，合理安排资金，确保公司正常运营不受影响。公司应定期召开应收账款风险分析会议，共同研究解决风险应对过程中遇到的问题。九、档案管理1.合同档案销售、采购等部门应负责合同档案的整理、归档和保管。合同档案应包括合同文本、相关审批文件、往来函件等资料。合同档案应按照时间顺序和类别进行分类存放，便于查阅和管理。2.回款记录档案