公司外协工作管理制度

公司外协工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司外协工作的管理，规范外协业务流程，确保外协工作的质量、进度和成本控制，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外协工作，包括但不限于产品加工、服务外包、技术合作等。（三）基本原则1.合法合规原则：外协工作必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.质量优先原则：确保外协工作成果符合公司质量要求和标准。3.成本控制原则：合理控制外协成本，提高经济效益。4.公平公正原则：在选择外协供应商、签订合同等过程中，遵循公平公正原则，维护公司利益。二、外协工作流程（一）外协需求提出1.部门申请：各部门根据工作需要，填写《外协工作申请表》，详细说明外协工作的内容、要求、预计工作量、完成时间等。2.审核审批：申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于重大外协项目，需经总经理审批。（二）供应商选择1.供应商筛选：采购部门根据外协工作需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、质量控制等方面。2.实地考察：对于潜在供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其实际情况，包括生产设备、工艺流程、人员管理等。3.确定供应商：根据考察结果，综合评估供应商的各项指标，选择合适的供应商。采购部门与选定的供应商签订《合作意向书》。（三）合同签订1.合同起草：采购部门根据《合作意向书》和外协工作需求，起草《外协合同》。合同内容应明确双方的权利义务、工作内容、质量标准、价格、付款方式、交货时间、违约责任等条款。2.审核会签：《外协合同》经采购部门负责人审核后，送法务部门、财务部门等相关部门会签。各部门根据职责对合同条款进行审核，提出修改意见。3.签订合同：经审核会签通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。（四）外协工作执行1.任务交底：采购部门将签订的《外协合同》副本交至相关部门，由相关部门向供应商进行任务交底，明确工作要求、质量标准、进度安排等。2.过程监控：在外协工作执行过程中，相关部门应定期对工作进展情况进行检查和监督，及时发现问题并协调解决。采购部门应保持与供应商的沟通，了解工作动态。3.变更管理：如因特殊原因需要对外协工作内容、质量标准、进度等进行变更，需由提出变更的部门填写《外协工作变更申请表》，经相关部门审核、审批后，通知供应商进行变更。（五）验收结算1.验收标准：根据《外协合同》约定的质量标准，制定详细的验收方案。验收方案应明确验收的程序、方法、标准等内容。2.验收实施：外协工作完成后，由相关部门组织验收。验收人员应按照验收方案进行验收，填写《外协工作验收报告》。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，要求供应商限期整改，直至验收合格。3.结算付款：财务部门根据《外协合同》和《外协工作验收报告》，办理结算付款手续。付款前，供应商应提供合法有效的发票。三、供应商管理（一）供应商准入1.资质要求：供应商应具备合法的经营资质，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。2.信誉要求：供应商应具有良好的信誉，无不良记录。3.生产能力要求：供应商应具备满足外协工作需求的生产能力，包括生产设备、技术人员、生产场地等。4.质量控制要求：供应商应建立完善的质量管理体系，确保产品质量符合公司要求。（二）供应商评估1.定期评估：采购部门每年对供应商进行一次定期评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、服务等方面。2.不定期评估：根据外协工作执行情况，采购部门可对供应商进行不定期评估。对于出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，及时进行评估。3.评估结果应用：根据供应商评估结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评估不合格的供应商，采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（三）供应商激励与约束1.激励措施：公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加订单量、提供优惠政策等。2.约束措施：对于违反合同约定、出现质量问题等情况的供应商，公司采取相应的约束措施，如扣除货款、要求赔偿损失、终止合作等。四、风险管理（一）风险识别1.质量风险：外协产品质量不符合公司要求，可能导致公司产品质量问题、客户投诉等。2.进度风险：供应商未能按时交货，可能影响公司生产计划和项目进度。3.成本风险：外协成本超出预算，可能影响公司经济效益。4.法律风险：外协合同签订、履行过程中可能存在法律纠纷，给公司带来法律风险。（二）风险评估1.可能性评估：评估风险发生的可能性大小，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，分为重大、较大、一般、轻微四个等级。3.风险矩阵：根据可能性评估和影响程度评估结果，绘制风险矩阵，确定风险等级。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事件，采取风险规避措施，如取消外协项目、更换供应商等。2.风险降低：对于中风险事件，采取风险降低措施，如加强供应商管理、增加质量检验频次等。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险等方式进行风险转移。4.风险接受：对于低风险事件，在公司可承受范围内，采取风险接受措施。五、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部设立监督部门，对外协工作进行定期和不定期监督检查。监督部门应及时发现问题并提出整改意见，跟踪整改情况。2.供应商监督：采购部门应加强对供应商的监督管理，要求供应商定期汇报工作进展情况，及时解决供应商在工作中遇到的问题。（二）考核制度1.考核指标：建立外协工作考核指标体系，包括工作质量、工作进度、成本控制、服务态度等方面。2.考核方式：定期对相关部门和供应商进行考核，考核方式可采用自评、互评、上级评价等相结合的方式。3.考核结果应用：根据考核结果，对表现优秀的部门和供应商进行表彰和奖励；对考核不合格的部门和供应商进行批评教育，并要求限期整改。整改仍不合格的，采取相应的处罚措施。六、保密管理（一）保密范围1.公司商业秘密：包括公司的技术秘密、产品配方、客户信息、营销计划等。2.外协工作相关信息：包括外协工作内容、技术要求、合同条款等。（二）保密措施1.签订保密协议：在与供应商签订《外协合同》时，应同时签订《保密协议》，明确双方的保密义务和违约责任。2.人员管理：加强对参与外协工作的人员的保密教育，签订保密承诺书，明确保密责任。3.文件管理：对外协工作中涉及的文件、资料等进行严格管理，明确借阅、使用、归还等流程，防止信息泄露。（三）保密监督与检查1.定期检查：公司定期对外协工作中的保密情况进行检查，发现问题及时整改