教学设备耗材管理制度

教学设备耗材管理制度一、总则1.目的为加强公司教学设备耗材的管理，规范采购、使用、库存等环节的行为，确保教学设备耗材的合理配置与有效利用，提高教学质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及教学设备耗材的部门、人员及相关活动。3.管理原则统一管理原则：教学设备耗材的采购、使用、库存等管理工作由公司指定部门统一负责，确保管理的规范性和一致性。合理配置原则：根据教学实际需求，科学合理地配置教学设备耗材，避免浪费和闲置。成本控制原则：在保证教学质量的前提下，严格控制教学设备耗材的采购成本、使用成本和库存成本。责任追究原则：对教学设备耗材管理过程中出现的违规行为，追究相关责任人的责任。二、管理职责1.采购部门职责负责教学设备耗材采购计划的制定与执行。收集市场信息，选择合格的供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，确保采购物资的质量和价格合理。负责采购物资的验收、入库等工作。2.使用部门职责根据教学实际需求，提出教学设备耗材的使用申请。负责教学设备耗材的领用、使用和保管，确保设备耗材的安全和正常使用。协助采购部门进行采购物资的验收工作。定期对教学设备耗材的使用情况进行统计和分析，提出合理的使用建议。3.库存管理部门职责负责教学设备耗材的库存管理，建立库存台账。定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。做好库存物资的保管工作，防止物资损坏、丢失等情况发生。根据库存情况，及时向采购部门反馈物资短缺信息，协助采购部门进行采购。4.财务部门职责负责教学设备耗材采购资金的预算编制和审核。对采购合同进行审核，确保合同条款符合财务规定。负责教学设备耗材采购费用的报销和核算工作。对教学设备耗材的成本进行分析和控制。5.质量监督部门职责负责对教学设备耗材的质量进行监督和检查。参与采购物资的验收工作，对验收结果进行审核。对教学设备耗材使用过程中的质量问题进行调查和处理。三、采购管理1.采购计划使用部门应根据教学进度和实际需求，提前[X]周填写《教学设备耗材采购申请表》，详细列出所需设备耗材的名称、规格、型号、数量等信息，并提交给采购部门。采购部门收到采购申请表后，应进行汇总和审核，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间等内容。采购计划经相关部门负责人审批后执行。如遇特殊情况需要临时采购，使用部门应填写《临时采购申请表》，说明采购原因和紧急程度，经相关部门负责人审批后，采购部门方可进行采购。2.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容。采购部门应根据采购物资的要求，对供应商进行评估和筛选，选择合格的供应商。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购实施采购部门应按照采购计划和采购合同的要求，组织采购活动。在采购过程中，应严格遵守国家法律法规和公司的相关规定，确保采购活动的合法性和规范性。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购物资的生产进度和交货情况，确保采购物资按时、按质、按量交付。采购物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和库存管理部门进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量等方面。如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，采购部门应及时与供应商联系，协商解决办法。4.采购验收使用部门和库存管理部门应共同对采购物资进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准的要求，对物资的质量、规格、型号、数量等进行逐一核对。验收合格的物资，验收人员应在《采购验收单》上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，验收人员应填写《不合格物资处理单》，说明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。采购部门应跟踪不合格物资的处理情况，确保问题得到妥善解决。如因供应商原因导致物资不合格，采购部门应按照采购合同的约定，要求供应商承担相应的责任。四、使用管理1.领用管理使用部门应指定专人负责教学设备耗材的领用工作。领用人员应填写《教学设备耗材领用申请表》，注明领用物资的名称、规格、型号、数量等信息，并提交给库存管理部门。库存管理部门根据库存情况和领用申请表，对领用物资进行审核。审核通过后，发放物资，并在《教学设备耗材领用登记表》上记录领用情况。领用人员应在领用登记表上签字确认，领取物资后妥善保管，不得随意转借他人。2.使用管理使用部门应按照教学设备耗材的使用说明书和操作规程，正确使用设备耗材，确保设备耗材的安全和正常使用。使用过程中如发现设备耗材出现故障或损坏等情况，使用人员应及时报告部门负责人，并填写《设备耗材维修申请表》，说明故障或损坏原因。部门负责人应及时安排维修人员进行维修，并跟踪维修进度和结果。维修完成后，维修人员应填写《设备耗材维修记录单》，记录维修情况。对于因使用不当或人为原因导致设备耗材损坏的，使用部门应查明原因，追究相关责任人的责任，并按照规定进行赔偿。3.回收管理对于可回收利用的教学设备耗材，使用部门应在使用完毕后及时进行回收，并交还给库存管理部门。库存管理部门应进行分类存放，以便再次使用。对于不可回收利用的教学设备耗材，使用部门应按照公司的相关规定进行处理，如报废、销毁等。处理过程中应做好记录，确保环保和安全。五、库存管理1.库存盘点库存管理部门应定期对教学设备耗材进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[X]月/季度/年。盘点前，库存管理部门应制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等内容。盘点人员应认真核对库存物资的名称、规格、型号、数量、质量等信息，并做好记录。盘点结束后，盘点人员应填写《库存盘点表》，汇总盘点结果。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《盘盈盘亏报告表》，说明盘盈盘亏的物资名称、规格、型号、数量、原因等内容。库存管理部门应根据盘盈盘亏报告表，进行相应的账务处理。对于盘盈的物资，应及时调整库存台账；对于盘亏的物资，应查明原因，追究相关责任人的责任，并按照规定进行赔偿。2.库存保管库存管理部门应按照物资的特性和保管要求，对教学设备耗材进行分类存放，确保物资的安全和完好。库存管理部门应做好库存物资的防潮、防火、防盗、防虫等工作，定期对库存物资进行检查和维护，确保物资质量不受影响。库存管理部门应建立库存物资标识制度，对库存物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、保质期等信息进行标识，便于识别和管理。3.库存预警库存管理部门应根据教学设备耗材的使用情况和库存水平，设置库存预警指标。当库存物资数量低于预警指标时，库存管理部门应及时向采购部门反馈物资短缺信息，提醒采购部门及时采购。采购部门应根据库存预警信息，及时调整采购计划，确保库存物资的供应。六、成本控制1.预算控制财务部门应根据公司的教学计划和实际需求，编制教学设备耗材采购资金预算。采购资金预算应明确采购项目、金额、时间等内容，并报公司领导审批。采购部门应严格按照采购资金预算进行采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，采购部门应填写《预算调整申请表》，说明调整原因和金额，经相关部门负责人审批后，报财务部门备案。2.价格控制采购部门应通过市场调研、招标采购、询价比较等方式，选择价格合理的供应商，确保采购物资的价格优势。采购部门应定期对采购物资的价格进行分析和比较，及时掌握市场价格动态。如发现价格波动较大或供应商价格不合理等情况，应及时与供应商协商调整价格。3.使用控制使用部门应加强对教学设备耗材的使用管理，提高设备耗材的利用率，减少浪费。如发现使用过程中存在浪费现象，应及时采取措施进行纠正。财务部门应定期对教学设备耗材的成本进行分析和核算，及时发现成本控制中存在的问题，并提出改进措施。七、监督检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对教学设备耗材的管理情况进行审计，检查采购、使用、库存等环节的管理制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。内部审计部门应根据审计结果，编写审计报告，向公司领导汇报教学设备耗材管理情况，并对存在的问题进行跟踪检查，确保整改