招投标公司合同管理制度

招投标公司合同管理制度总则一、目的为规范招投标公司的合同管理工作，明确合同签订、履行、变更、解除等各个环节的职责和程序，防范合同风险，保障公司的合法权益，提高公司的经济效益，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于招投标公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于工程建设合同、采购合同、服务合同、租赁合同等。三、管理原则1.合法合规原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规、行业规范和公司内部规章制度的要求。2.平等自愿原则：合同双方应当在平等、自愿、公平的基础上进行协商，达成一致意见后签订合同。3.诚实守信原则：合同双方应当遵守诚实信用原则，履行合同约定的义务，不得欺诈、隐瞒或违约。4.风险防范原则：在合同签订前，应当对合同对方的资信状况、履约能力等进行充分的调查和评估，防范合同风险。5.全程管理原则：合同管理应当贯穿合同的整个生命周期，从合同的起草、审核、签订到履行、变更、解除等各个环节都应当进行有效的管理。四、管理机构及职责1.公司设立合同管理领导小组，由公司总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。合同管理领导小组负责公司合同管理工作的领导和决策，制定公司合同管理制度，协调解决合同管理中的重大问题。2.公司设立合同管理办公室，设在公司法务部，由法务部经理担任合同管理办公室主任，负责公司合同管理的日常工作。合同管理办公室的主要职责包括：（1）起草、修订公司合同管理制度；（2）审核合同文本，提出法律意见和建议；（3）办理合同的签订、登记、备案等手续；（4）跟踪合同的履行情况，督促合同双方履行合同义务；（5）处理合同纠纷，维护公司的合法权益；（6）定期对公司合同管理工作进行总结和评估，提出改进意见和建议。3.各部门、分支机构应当设立合同管理员，负责本部门、本分支机构合同管理的具体工作。合同管理员的主要职责包括：（1）起草本部门、本分支机构的合同文本；（2）审核本部门、本分支机构签订的合同，提出意见和建议；（3）办理本部门、本分支机构签订的合同的登记、备案等手续；（4）跟踪本部门、本分支机构签订的合同的履行情况，及时向合同管理办公室报告合同履行中存在的问题；（5）协助合同管理办公室处理本部门、本分支机构签订的合同纠纷。合同的签订一、合同的起草1.合同的起草应当由合同涉及的相关部门或人员负责，合同涉及多个部门的，应当由主办部门负责起草。2.合同起草人员应当根据合同的性质、内容和要求，结合公司的实际情况，起草合同文本。合同文本应当使用公司统一的合同模板，如无统一模板，应当按照公司的合同管理规定进行起草。3.合同起草人员应当对合同文本的内容进行认真审查，确保合同文本的合法性、完整性、准确性和可操作性。合同文本应当包括合同的双方当事人、合同标的、合同价款、合同履行期限、合同履行地点、合同履行方式、合同违约责任等主要条款。二、合同的审核1.合同起草完成后，应当提交给合同管理办公室进行审核。合同管理办公室应当对合同文本的合法性、完整性、准确性和可操作性进行审核，提出法律意见和建议。2.合同涉及的相关部门应当对合同文本的专业性、技术性进行审核，提出意见和建议。3.合同审核人员应当对合同文本进行认真审核，签署审核意见。合同审核意见应当包括对合同文本的合法性、完整性、准确性、可操作性等方面的评价，以及对合同文本的修改建议。4.合同审核通过后，应当由合同双方当事人签字盖章。合同签字盖章前，应当对合同文本的内容进行最后一次审查，确保合同文本的内容与审核通过的合同文本一致。三、合同的签订1.合同签订应当由合同双方当事人的法定代表人或授权代理人签字盖章。合同签订前，应当对合同对方的法定代表人或授权代理人的身份证明进行核实，确保合同对方的身份真实合法。2.合同签订应当使用公司统一的合同签订专用章，如无统一合同签订专用章，应当在合同文本上加盖合同双方当事人的公章或合同专用章。3.合同签订后，合同双方当事人应当各执一份合同文本。合同管理办公室应当留存一份合同文本，作为公司合同管理的档案资料。合同的履行一、合同履行的原则1.全面履行原则：合同双方当事人应当按照合同约定的条款，全面履行自己的义务，不得擅自变更或解除合同。2.诚实信用原则：合同双方当事人应当遵守诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯，履行通知、协助、保密等义务。3.协作履行原则：合同双方当事人应当相互协作，共同履行合同约定的义务。一方当事人履行合同义务时，对方当事人应当给予必要的协助。二、合同履行的监督1.合同管理办公室应当对合同的履行情况进行监督，定期或不定期地对合同履行情况进行检查，了解合同履行中存在的问题，及时协调解决。2.各部门、分支机构应当对本部门、本分支机构签订的合同的履行情况进行监督，及时向合同管理办公室报告合同履行中存在的问题。3.合同双方当事人应当按照合同约定的方式和期限，及时履行自己的义务。如一方当事人未能按照合同约定的方式和期限履行自己的义务，应当及时通知对方当事人，并说明原因。对方当事人应当在接到通知后，及时采取措施，避免损失的扩大。三、合同履行的变更和解除1.合同履行过程中，如因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，合同双方当事人可以协商变更或解除合同。2.合同履行过程中，如因合同双方当事人的原因导致合同无法继续履行的，合同双方当事人应当协商变更或解除合同。如协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式解决。3.合同变更或解除应当由合同双方当事人协商一致，并签订书面协议。书面协议应当包括变更或解除合同的原因、变更或解除合同的内容、变更或解除合同的生效时间等主要条款。4.合同变更或解除后，合同双方当事人应当按照变更或解除后的合同约定履行自己的义务。如一方当事人未能按照变更或解除后的合同约定履行自己的义务，应当承担违约责任。合同的纠纷处理一、纠纷的协商解决1.合同双方当事人在合同履行过程中发生纠纷的，应当首先通过友好协商的方式解决纠纷。2.合同双方当事人协商解决纠纷的，应当签订书面协议。书面协议应当包括纠纷的事实、双方当事人的意见和建议、解决纠纷的方式和期限等主要条款。3.合同双方当事人协商解决纠纷的，应当在合同约定的争议解决方式和期限内解决纠纷。如合同未约定争议解决方式和期限的，应当在法律规定的期限内解决纠纷。二、纠纷的仲裁解决1.如合同双方当事人在合同中约定了仲裁条款，或者在合同履行过程中达成了仲裁协议的，应当向约定的仲裁机构申请仲裁。2.申请仲裁应当提交仲裁申请书，并按照仲裁机构的要求提交相关证据和材料。仲裁申请书应当包括申请人和被申请人的基本情况、仲裁请求、事实和理由等主要内容。3.仲裁机构应当在收到仲裁申请书之日起五日内，作出是否受理的决定。如决定受理的，应当在受理之日起五日内，将仲裁申请书副本送达被申请人，并将仲裁庭组成人员名单告知双方当事人。如决定不受理的，应当书面通知申请人，并说明理由。4.仲裁庭应当在受理仲裁申请之日起四日内，将仲裁申请书副本送达被申请人。被申请人应当在收到仲裁申请书副本之日起十日内向仲裁庭提交答辩书。答辩书应当包括被申请人的基本情况、答辩意见和理由等主要内容。5.仲裁庭应当在开庭前五日，将开庭日期、地点通知双方当事人。当事人有正当理由的，可以在开庭三日前请求延期开庭。是否延期，由仲裁庭决定。6.仲裁庭应当按照仲裁规则的规定，进行开庭审理。开庭审理时，双方当事人应当出庭参加仲裁庭审，如无正当理由拒不出庭的，仲裁庭可以缺席裁决。7.仲裁庭应当在开庭审理后四十五日内作出仲裁裁决。如有特殊情况需要延长的，经仲裁庭主任批准，可以延长十五日。8.仲裁裁决书应当写明仲裁请求、争议事实、裁决理由、裁决结果、仲裁费用的负担和裁决日期。仲裁裁决书由仲裁员签名，加盖仲裁委员会印章。对裁决持不同意见的仲裁员，可以签名，也可以不签名。9.当事人对仲裁裁决不服的，可以在收到仲裁裁决书之日起十五日内向人民法院提起诉讼。逾期不起诉的，仲裁裁决书即发生法律效力。三、纠纷的诉讼解决1.如合同双方当事人在合同中未约定仲裁条款，也未在合同履行过程中达成仲裁协议的，应当向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.提起诉讼应当提交起诉状，并按照人民法院的要求提交相关证据和材料。起诉状应当包括原告和被告的基本情况、诉讼请求、事实和理由等主要内容。3.人民法院应当在收到起诉状之日起七日内，作出是否受理的决定。如决定受理的，应当在受理之日起五日内，将起诉状副本送达被告，并将应诉通知书和举证通知书送达原告。如决定不受理的，应当书面通知原告，并说明理由。4.被告应当在收到起诉状副本之日起十五日内向人民法院提交答辩状。答辩状应当包括被告的基本情况、答辩意见和理由等主要内容。5.人民法院应当在受理诉讼之日起五日内，将起诉状副本发送被告，被告在收到之日起十五日内提出答辩状。人民法院在收到答辩状之日起五日内将答辩状副本发送原告。被告不提出答辩状的，不影响人民法院审理。6.人民法院审理民事案件，应当在开庭三日前通知当事人和其他诉讼参与人。公开审理的，应当公告当事人姓名、案由和开庭的时间、地点。7.法庭调查按照下列顺序进行：（1）当事人陈述；（2）告知证人的权利义务，证人作证，宣读未到庭的证人证言；（3）出示书证、物证和视听资料；（4）宣读鉴定结论；（5）宣读勘验笔录。8.法庭辩论按照下列顺序进行：（1）原告及其诉讼代理人发言；（2）被告及其诉讼代理人答辩；（3）第三人及其诉讼代理人发言或者答辩；（4）互相辩论。法庭辩论终结，由审判长按照原告、被告、第三人的先后顺序征询各方最后意见。9.法庭辩论终结，应当依法作出判决。判决前能够调解的，还可以进行调解，调解不成的，应当及时判决。10.判决书应当写明判决结果和作出该判决的理由。判决书内容包括：案由、诉讼请求、争议的事实和理由；判决认定的事实、理由和适用的法律依据；判决结果和诉讼费用的负担；上诉期间和上诉的法院。判决书由审判人员、书记员署名，加盖人民法院印章。11.当事人不服地方人民法院第一审判决的，有权在判决书送达之日起十五日内向上一级人民法院提起上诉。当事人不服地方人民法院第一审裁定的，有权在裁定书送达之日起十日内向上一级人民法院提起上诉。逾期不提起上诉的，人民法院的第一审判决或者裁定发生法律效力。合同的档案管理一、合同档案的建立1.公司应当建立合同档案管理制度，明确合同档案的管理机构、管理职责、管理流程和管理要求。2.合同管理办公室应当按照合同档案管理制度的要求，建立合同档案管理台账，对公司签订的各类合同进行登记和管理。3.合同管理办公室应当将合同文本、合同审核意见、合同签订记录、合同履行记录、合同纠纷处理记录等相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应当按照合同的编号、签订时间、合同类型等进行分类归档，便于查询和管理。二、合同档案的保管1.合同档案应当由合同管理办公室指定专人负责保管，确保合同档案的安全、完整和准确。2.合同档案应当存放在专门的档案柜或档案室中，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，防止合同档案的损坏和丢失。3.合同档案的保管期限应当按照国家有关规定和公司的实际情况确定。一般来说，合同档案的保管期限为合同履行完毕后五年。对于重要的合同档案，应当适当延长保管期限。三、合同档案的查阅和使用1.公司内部人员查阅合同档案的，应当填写合同档案查阅申请表