市政公司合同管理制度

市政公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强市政公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市政公司及其所属各部门、分公司、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同、租赁合同、技术服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责公司合同管理的日常工作。合同管理办公室设在公司综合管理部。（二）职责分工1.合同管理办公室职责负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。负责合同纠纷的协调处理，参与合同纠纷的诉讼或仲裁活动。组织开展合同管理培训和宣传工作，提高员工的合同管理意识和业务水平。2.业务部门职责负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作。向合同管理办公室提交合同文本及相关资料，配合合同管理办公室进行合同审核。负责跟踪合同履行情况，及时向合同管理办公室反馈合同履行中存在的问题，并提出解决方案。负责本部门合同纠纷的前期处理工作，及时向合同管理办公室报告合同纠纷的情况。3.财务部门职责负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务风险可控。按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同款项的支付进行监督和管理。协助合同管理办公室对合同履行情况进行财务审计和统计分析。4.法务部门职责负责对合同文本进行法律审核，提出法律意见和建议。参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务。开展法律培训和宣传工作，提高员工的法律意识和风险防范能力。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款，并附上相关背景资料和可行性分析报告。合同立项申请经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.合同起草业务部门根据合同立项申请，负责起草合同文本。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰。合同文本起草完成后，由业务部门负责人审核签字。3.合同审核业务部门将起草好的合同文本及相关资料提交给合同管理办公室进行审核。合同管理办公室收到合同文本后，组织相关部门（包括财务部门、法务部门等）进行会审。会审人员应认真审查合同条款，从各自专业角度提出审核意见和建议。合同管理办公室根据会审意见，对合同文本进行修改完善，并形成《合同审核意见表》。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改，修改后的合同文本再次提交给合同管理办公室审核，直至审核通过。4.合同签订合同文本审核通过后，由业务部门负责人与对方当事人进行合同谈判。谈判达成一致后，双方签订合同。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照公司印章管理制度的规定进行盖章。合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交给合同管理办公室进行编号、归档。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查在签订合同前，业务部门应认真审查对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等，确保对方当事人具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.合同条款审查合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义的语言。合同条款应包括但不限于合同标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任、争议解决方式等。3.合同风险评估业务部门在签订合同前，应进行合同风险评估，分析合同履行过程中可能存在的风险，并制定相应的风险防范措施。合同管理办公室应协助业务部门进行合同风险评估。4.合同签订授权签订合同的人员应具有公司法定代表人或其授权委托人的书面授权。授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容。四、合同履行管理（一）合同履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）合同履行跟踪1.业务部门负责合同履行的具体实施，应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行进度、款项收付情况等。2.业务部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，应及时向对方当事人发出书面通知，要求其履行义务，并采取相应的措施防止损失扩大。3.合同管理办公室应定期对合同履行情况进行抽查和统计分析，及时掌握合同履行的总体情况。如发现合同履行中存在重大问题，应及时向公司领导报告，并提出解决方案。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的履行期限、履行地点、价款等条款，并按照合同签订流程进行审核、签订。3.合同管理办公室应及时对合同变更协议进行编号、归档，并对原合同文本进行相应的修改和补充。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时与对方当事人办理合同终止手续，签订书面的合同终止协议。2.合同终止协议应明确合同终止的原因、终止的时间、双方的权利义务等条款，并按照合同签订流程进行审核、签订。3.合同管理办公室应及时对合同终止协议进行编号、归档，并对原合同文本进行封存。4.合同履行完毕或提前终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中形成的文件资料，并将相关资料移交合同管理办公室进行归档。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（包括合同立项申请表、合同审核意见表、授权委托书、补充协议、变更协议、终止协议等）提交给合同管理办公室进行归档。2.合同履行过程中形成的文件资料（如往来函件、会议纪要、验收报告、结算清单等），业务部门应定期整理后提交给合同管理办公室进行归档。（二）合同档案的整理合同管理办公室收到合同文本及相关资料后，应按照档案管理的要求进行整理。整理内容包括：对合同文本进行编号、分类、装订；对相关资料进行分类、排序、编目等。（三）合同档案的保管1.合同管理办公室应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照类别、年度、编号等顺序进行存放，便于查找和利用。3.合同管理办公室应建立合同档案借阅制度，严格控制合同档案的借阅范围和借阅期限。借阅合同档案时，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人审核、合同管理办公室负责人批准后，方可借阅。借阅人应在规定的期限内归还合同档案，并办理归还手续。（四）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满后，合同管理办公室应按照档案管理的规定，对合同档案进行鉴定和销毁。2.合同档案销毁前，合同管理办公室应填写《合同档案销毁申请表》，详细说明合同档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等内容，并附上合同档案清单。《合同档案销毁申请表》经部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.合同档案销毁时，应指定专人负责监销，确保合同档案的销毁过程符合规定要求。监销人应在《合同档案销毁申请表》上签字确认。六、合同纠纷管理（一）合同纠纷的预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程和合同管理制度签订、履行合同，确保合同条款明确、具体、合法有效。2.加强对员工的合同管理培训，提高员工的合同管理意识和业务水平，增强员工防范合同风险的能力。3.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题，避免合同纠纷的发生。（二）合同纠纷的处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与对方当事人进行沟通协商，了解纠纷的原因和对方当事人的诉求，并采取相应的措施进行处理。2.如协商不成，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关资料。合同管理办公室应组织相关部门（包括财务部门、法务部门等）进行研究分析，制定纠纷处理方案。3.合同纠纷处理方案经公司领导批准后，业务部门应按照方案组织实施。在处理合同纠纷过程中，应充分收集相关证据，维护公司的合法权益。4.如合同纠纷涉及诉讼或仲裁，法务部门应及时介入，代表公司参加诉讼或仲裁活动。业务部门应积极配合法务部门的工作，提供必要的支持和协助。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理办公室应定期对公司合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订流程的遵守情况、合同履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结束后，合同管理办公室应撰写监督检查报告，对检查中发现的问题提出整改意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订质量、合同