政府采购法务管理制度

政府采购法务管理制度总则一、目的为规范公司的政府采购行为，加强政府采购的法律风险管理，保障公司的合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各单位的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。三、管理原则1.公开、公平、公正原则：政府采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购过程的透明度和公正性。2.诚实信用原则：参与政府采购活动的各方应遵守诚实信用原则，不得有欺诈、串通等违法行为。3.依法采购原则：政府采购活动应严格按照法律法规的规定进行，确保采购行为的合法性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，应注重采购的经济效益，实现采购成本的最小化。四、管理机构及职责1.公司设立政府采购领导小组，负责公司政府采购工作的领导和决策。领导小组组长由公司总经理担任，成员包括分管采购的副总经理、财务总监、法务总监、审计总监等相关部门负责人。2.公司采购管理部门负责公司政府采购的具体实施工作，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同等。采购管理部门应配备专业的采购人员，具备相应的采购业务知识和法律素养。3.公司法务部门负责公司政府采购的法律事务管理工作，包括审核采购文件、参与采购评审、提供法律咨询等。法务部门应配备专业的法务人员，具备扎实的法律专业知识和丰富的实践经验。4.公司财务部门负责公司政府采购的财务核算和资金管理工作，包括编制采购预算、审核采购资金支付申请、办理采购资金结算等。财务部门应配备专业的财务人员，具备扎实的财务专业知识和良好的职业道德。5.公司审计部门负责公司政府采购的审计监督工作，包括对采购活动的全过程进行审计监督，发现和纠正违法违规行为。审计部门应配备专业的审计人员，具备丰富的审计专业知识和较强的审计监督能力。采购计划管理一、采购需求提出各需求部门根据工作需要，提出采购需求，并填写《采购需求申请表》。《采购需求申请表》应包括采购项目的名称、数量、规格、技术参数、质量要求、交货时间等内容。二、采购计划编制采购管理部门根据各需求部门的采购需求，编制年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应包括采购项目的名称、数量、预算金额、预计交货时间等内容；月度采购计划应包括采购项目的名称、数量、预算金额、预计交货时间等内容。三、采购计划审批年度采购计划由公司总经理审批；月度采购计划由分管采购的副总经理审批。审批后的采购计划作为公司政府采购的依据，不得随意变更。采购信息发布一、信息发布渠道公司应通过国家指定的政府采购信息发布媒体、公司官方网站、公司内部办公平台等渠道发布采购信息。二、信息发布内容采购信息应包括采购项目的名称、数量、规格、技术参数、质量要求、交货时间、预算金额、投标人资格要求、获取采购文件的时间、地点和方式等内容。三、信息发布时间采购信息应在规定的时间内发布，确保潜在投标人有足够的时间获取采购信息并准备投标文件。四、信息发布变更如采购信息需要变更，应及时在原发布渠道上发布变更公告，并说明变更的内容和原因。供应商管理一、供应商资格审查公司应建立供应商资格审查制度，对供应商的资格进行审查。供应商资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证件的真实性和合法性进行审查。二、供应商信用评价公司应建立供应商信用评价制度，对供应商的信用进行评价。供应商信用评价应包括供应商的履约情况、产品质量、售后服务等方面的评价。公司可根据供应商的信用评价结果，对供应商进行分级管理，优先选择信用良好的供应商。三、供应商黑名单制度公司应建立供应商黑名单制度，对有违法违规行为的供应商列入黑名单，禁止其参与公司的政府采购活动。供应商黑名单制度应包括列入黑名单的条件、程序、期限等内容。采购文件编制一、采购文件内容采购文件应包括采购公告、投标人须知、采购项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的需求和要求，确保投标人能够准确理解和响应采购需求。二、采购文件编制要求1.采购文件应按照法律法规的规定编制，不得含有歧视性、倾向性等违法违规内容。2.采购文件应明确采购项目的预算金额，不得超过公司的采购预算。3.采购文件应明确投标人的资格要求，确保投标人具备相应的资质和能力。4.采购文件应明确评标标准和方法，确保评标过程的公平、公正、公开。5.采购文件应明确合同条款，确保合同的合法性和有效性。三、采购文件审核采购文件编制完成后，应经法务部门审核，确保采购文件的合法性和合规性。法务部门应重点审核采购文件中的法律条款、合同条款等内容，发现问题及时提出修改意见。采购评审管理一、评审组织公司应成立采购评审小组，负责对采购项目进行评审。采购评审小组由采购管理部门、法务部门、财务部门、需求部门等相关部门的人员组成，评审小组成员应具备相应的专业知识和经验。二、评审程序1.开标：采购管理部门应按照规定的时间和地点组织开标，邀请所有投标人代表参加。开标时，应公开唱标，记录开标情况。2.评标：采购评审小组应按照评标标准和方法对投标文件进行评审，提出评审意见。评标过程应严格保密，不得泄露评标情况。3.定标：采购评审小组应根据评审意见，提出定标建议，经政府采购领导小组审批后确定中标人。三、评审纪律1.评审小组成员应严格遵守评审纪律，不得泄露评审情况，不得接受投标人的贿赂或其他不正当利益。2.评审小组成员应独立评审，不得相互串通或影响其他评审小组成员的评审意见。3.评审过程应公开、公平、公正，不得有歧视性、倾向性等违法违规行为。采购合同管理一、合同签订中标人确定后，采购管理部门应与中标人签订采购合同。采购合同应按照法律法规的规定签订，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、数量、规格、技术参数、质量要求、交货时间、验收标准、付款方式、违约责任等内容。二、合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，确保合同的顺利履行。如发现合同履行中存在问题，应及时与中标人协商解决。三、合同变更如需要变更采购合同，应经双方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容和原因，双方的权利和义务等内容。四、合同终止如出现法定或约定的合同终止情形，应按照法律法规的规定或合同约定终止合同。合同终止后，双方应办理合同终止手续，清理债权债务。采购验收管理一、验收组织公司应成立采购验收小组，负责对采购项目进行验收。采购验收小组由采购管理部门、需求部门、技术部门等相关部门的人员组成，验收小组成员应具备相应的专业知识和经验。二、验收程序1.到货验收：采购项目到货后，采购管理部门应通知验收小组进行到货验收。验收小组应按照合同约定的验收标准和方法对采购项目进行验收，填写《到货验收单》。2.质量验收：到货验收合格后，需求部门应组织技术部门对采购项目的质量进行验收。质量验收应按照合同约定的质量标准和方法进行，填写《质量验收单》。3.验收报告：质量验收合格后，验收小组应编制《采购验收报告》，明确验收结果和意见。《采购验收报告》应经验收小组成员签字确认后，作为采购项目验收的依据。三、验收纪律1.验收小组成员应严格遵守验收纪律，不得泄露验收情况，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。2.验收小组成员应独立验收，不得相互串通或影响其他验收小组成员的验收意见。3.验收过程应公开、公平、公正，不得有歧视性、倾向性等违法违规行为。采购资金管理一、资金预算公司应根据采购计划编制采购资金预算，明确采购项目的预算金额和资金支付计划。采购资金预算应经公司总经理审批后执行。二、资金支付1.预付款支付：如采购合同约定需要支付预付款，采购管理部门应根据合同约定的预付款比例和金额，填写《预付款支付申请单》，经法务部门、财务部门审核后，报分管采购的副总经理审批。审批通过后，财务部门应按照合同约定的方式支付预付款。2.进度款支付：如采购合同约定需要支付进度款，采购管理部门应根据合同约定的进度款支付条件和金额，填写《进度款支付申请单》，经法务部门、财务部门审核后，报分管采购的副总经理审批。审批通过后，财务部门应按照合同约定的方式支付进度款。3.尾款支付：如采购合同约定需要支付尾款，采购管理部门应根据合同约定的尾款支付条件和金额，填写《尾款支付申请单》，经法务部门、财务部门审核后，报分管采购的副总经理审批。审批通过后，财务部门应按照合同约定的方式支付尾款。三、资金结算采购项目验收合格后，采购管理部门应及时办理采购资金结算手续。财务部门应根据采购合同、验收报告等相关资料，办理采购资金结算，确保采购资金的安全和及时支付。监督检查与责任追究一、监督检查公司应建立健全政府采购监督检查制度，对政府采购活动进行全过程监督检查。监督检查应包括采购计划的编制和执行、采购信息的发布、供应商的资格审查、采购文件的编制和审核、采购评审的组织和实施、采购合同的签订和履行、采购验收的组织和实施、采购资金的管理等方面。二、