政府采购服务管理制度

政府采购服务管理制度总则一、目的为规范公司政府采购服务行为，加强政府采购服务管理，提高政府采购服务效率，保障公司利益，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各单位（以下简称“各单位”）的政府采购服务活动。政府采购服务是指各单位使用财政性资金采购服务的行为，包括货物和工程以外的服务，如咨询、培训、维修、租赁等。三、基本原则1.公开、公平、公正原则：政府采购服务活动应当遵循公开、公平、公正的原则，依法公开采购信息，接受社会监督。2.诚实信用原则：政府采购服务活动应当遵循诚实信用原则，供应商应当诚实守信，不得提供虚假材料或者以其他不正当手段谋取中标或者成交。3.节约原则：政府采购服务活动应当遵循节约原则，合理确定采购需求，严格控制采购成本，提高资金使用效益。4.依法采购原则：政府采购服务活动应当遵循依法采购原则，严格按照法律法规和本制度的规定进行采购，不得违反法律法规和本制度的规定进行采购。四、管理机构及职责1.公司成立政府采购服务管理领导小组，负责公司政府采购服务的领导和管理工作。领导小组组长由公司总经理担任，副组长由公司分管财务的副总经理担任，成员由公司各部门负责人组成。2.公司财务部负责公司政府采购服务的具体实施工作，包括编制采购预算、发布采购信息、组织采购活动、签订采购合同、支付采购款项等。3.公司各部门负责本部门政府采购服务的需求提出、审核、验收等工作，配合财务部完成采购活动。4.公司审计部负责对公司政府采购服务活动进行审计监督，确保采购活动的合法、合规、公正。采购需求管理一、采购需求提出1.各单位根据工作需要，提出政府采购服务需求，并填写《政府采购服务需求申请表》（见附件1）。《政府采购服务需求申请表》应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、采购项目需求等内容。2.各单位提出的政府采购服务需求应当符合法律法规和公司实际情况，具有明确的采购项目内容、采购项目预算、采购项目需求等。3.各单位提出的政府采购服务需求应当经本单位负责人审核签字后，报公司财务部审核。二、采购需求审核1.公司财务部收到各单位提交的《政府采购服务需求申请表》后，应当对采购需求进行审核。审核内容包括采购项目内容是否符合法律法规和公司实际情况、采购项目预算是否合理、采购项目需求是否明确等。2.公司财务部对采购需求审核后，应当提出审核意见，并将审核意见反馈给各单位。审核意见应当包括是否同意采购需求、是否需要修改采购需求等内容。3.各单位收到公司财务部的审核意见后，应当根据审核意见对采购需求进行修改，并将修改后的采购需求重新报公司财务部审核。三、采购需求确认1.公司财务部对各单位修改后的采购需求进行审核后，应当将审核通过的采购需求报公司政府采购服务管理领导小组确认。2.公司政府采购服务管理领导小组对采购需求进行确认后，应当出具《政府采购服务需求确认书》（见附件2）。《政府采购服务需求确认书》应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、采购项目需求等内容。3.公司财务部应当将《政府采购服务需求确认书》作为采购活动的依据，严格按照采购需求进行采购。采购计划管理一、采购计划编制1.公司财务部根据公司年度预算和各单位的采购需求，编制公司年度政府采购服务计划。年度政府采购服务计划应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、采购项目时间等内容。2.公司财务部编制的年度政府采购服务计划应当经公司总经理办公会审议通过后，报公司董事会批准。3.公司财务部根据公司年度政府采购服务计划，编制公司季度政府采购服务计划和月度政府采购服务计划。季度政府采购服务计划和月度政府采购服务计划应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、采购项目时间等内容。二、采购计划调整1.因工作需要，各单位需要调整采购计划的，应当填写《政府采购服务计划调整申请表》（见附件3），并经本单位负责人审核签字后，报公司财务部审核。2.公司财务部收到各单位提交的《政府采购服务计划调整申请表》后，应当对调整内容进行审核。审核内容包括调整原因是否合理、调整后的采购计划是否符合公司年度预算等。3.公司财务部对采购计划调整审核后，应当提出审核意见，并将审核意见反馈给各单位。审核意见应当包括是否同意调整、是否需要重新编制采购计划等内容。4.各单位收到公司财务部的审核意见后，应当根据审核意见对采购计划进行调整，并将调整后的采购计划重新报公司财务部审核。采购方式管理一、采购方式选择1.公司政府采购服务应当根据采购项目的特点和需求，选择适当的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.采购项目达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式进行采购；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，经公司政府采购服务管理领导小组批准，可以采用邀请招标方式进行采购；采购项目采用招标方式采购的，应当发布招标公告；采购项目采用非招标方式采购的，应当在采购活动开始前，按照规定发布采购信息。3.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式进行采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。4.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式进行采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式进行采购。二、采购方式变更1.公司在采购活动中，需要变更采购方式的，应当经公司政府采购服务管理领导小组批准。2.采购方式变更的，应当按照变更后的采购方式重新组织采购活动。采购文件管理一、采购文件编制1.公司财务部根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应当明确采购项目的技术要求、商务要求、评审标准、合同条款等内容。3.采购文件应当按照规定格式编制，并经公司政府采购服务管理领导小组审核通过后，方可发布。二、采购文件发布1.采用公开招标方式采购的，应当在国家指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等内容。2.采用邀请招标方式采购的，应当向三个以上符合资质条件的供应商发出邀请书。邀请书应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等内容。3.采用竞争性谈判方式采购的，应当向三个以上符合资质条件的供应商发出谈判文件。谈判文件应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、谈判程序、谈判内容、评审标准、合同条款等内容。4.采用单一来源方式采购的，应当向唯一供应商发出采购文件。采购文件应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、合同条款等内容。5.采用询价方式采购的，应当向三个以上符合资质条件的供应商发出询价通知书。询价通知书应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、评审标准、合同条款等内容。三、采购文件澄清与修改1.供应商对采购文件有疑问的，可以在规定的时间内以书面形式向公司财务部提出澄清要求。公司财务部应当在规定的时间内以书面形式予以澄清答复。2.采购文件内容需要修改的，公司财务部应当在规定的时间内以书面形式通知所有获取采购文件的供应商。修改后的采购文件内容作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。采购评审管理一、评审组织1.公司成立政府采购服务评审小组，负责公司政府采购服务的评审工作。评审小组组长由公司财务部负责人担任，成员由公司各部门负责人和相关专家组成。2.评审小组应当根据采购文件的规定，对供应商的投标文件进行评审，并提出评审意见。评审意见应当包括是否通过评审、推荐中标候选人等内容。二、评审程序1.评审小组应当按照采购文件的规定，对供应商的投标文件进行资格审查、符合性审查和技术评审、商务评审等。2.评审小组应当按照评审标准，对供应商的投标文件进行综合评分，并根据综合评分结果，推荐中标候选人。3.评审小组应当对评审过程进行记录，并保存相关资料。评审记录和相关资料应当作为采购活动的重要依据，保存期限不得少于十五年。三、评审结果公示1.公司财务部应当将评审结果在公司内部进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容包括中标候选人名单、中标候选人得分、评审意见等。2.公示期内，如有供应商对评审结果提出异议的，公司财务部应当组织评审小组进行复核。复核结果应当及时反馈给提出异议的供应商。3.公示期结束后，公司财务部应当将评审结果报公司政府采购服务管理领导小组批准，并将批准后的评审结果通知中标供应商。采购合同管理一、合同签订1.公司财务部应当根据评审结果，与中标供应商签订采购合同。采购合同应当包括采购项目名称、采购项目内容、采购项目预算、合同金额、付款方式、交货时间、质量标准、违约责任等内容。2.采购合同应当按照规定格式签订，并经公司法律顾问审核通过后，方可签订。二、合同履行1.各单位应当按照采购合同的约定，履行合同义务。供应商应当按照采购合同的约定，提供货物或者服务。2.公司财务部应当按照采购合同的约定，支付合同款项。付款方式应当按照采购合同的约定进行支付，不得擅自变更付款方式。3.公司审计部应当对采购合同的履行情况进行审计监督，确保合同的履行合法、合规、公正。采购验收管理一、验收组织1.各单位应当成立政府采购服务验收小组，负责本单位政府采购服务的验收工作。验收小组组长由各单位负责人担任，成员由各单位相关部门负责人和专业技术人员组成。2.验收小组应当根据采购合同的约定，对供应商提供的货物或者服务进行验收。验收内容包括货物或者服务的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同的约定。二、验收程序1.供应商提供货物或者服务后，应当通知各单位验收。各单位应当在规定的时间内组织验收小组进行验收。2.验收小组应当按照采购合同的约定，对供应商提供的货物或者服务进行验收，并填写《政府采购服务验收报告》（见附件4）。《政府采购服务验收报告》应当包括验收项目名称、验收项目内容、验收时间、验收人员、验收结果等内容。3.验收小组对验收结果有异议的，可以委托具有相应资质的检测机构进行检测。检测费用由供应商承担。4.验收小组应当将《政府采购服务验收报告》作为采购活动的重要依据，保存期限不得少于十五年。采购监督管理一、内部监督1.公司审计部应当对公司政府采购服务活动进行内部审计监督，确保采购活动的合法、合规、公正。2.公司审计部应当定期对公司政府采购服务活动进行审计，发现问题及时纠正，并将审计结果报公司总经理办公会审议。3.公司各部门应当对本部门政府采购服务活动进行内部监督，确保采购活动的合法、合规、公正。各部门负责人应当对本部门政府采购服务