广告公司存货管理制度

广告公司存货管理制度总则1.目的为加强本广告公司存货管理，规范存货采购、验收、存储、领用、盘点等环节的操作流程，确保存货的安全与完整，提高存货使用效率，降低存货成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及存货管理的部门和人员，包括但不限于创意设计部门、制作部门、采购部门、仓库管理部门等。3.存货定义本制度所指存货是指公司在日常经营活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，具体包括原材料、辅助材料、办公用品、道具、设备配件、半成品、产成品等。存货管理职责分工1.采购部门负责根据公司业务需求，制定存货采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同。跟踪采购订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。负责采购发票的审核、入账等工作。2.仓库管理部门负责存货的验收入库、存储保管、发出领用等工作。建立存货台账，记录存货的收发存情况，定期进行盘点并编制盘点报告。负责仓库的安全管理，确保存货不受损坏、丢失。3.使用部门根据业务需要，提出存货领用申请，明确领用存货的名称、规格、数量等。合理使用领用的存货，避免浪费和闲置。协助仓库管理部门进行存货盘点工作。4.财务部门负责制定存货核算方法，进行存货的账务处理。定期与仓库管理部门核对存货账目，确保账账相符。参与存货盘点工作，对盘点结果进行财务审核和分析。存货采购管理1.采购计划制定各使用部门应于每月末根据下月业务计划，填写《存货采购申请表》，详细注明所需存货的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，提交至采购部门。采购部门汇总各部门的采购申请后，结合现有存货库存情况，进行综合分析，制定月度存货采购计划。采购计划应经部门负责人审核、公司分管领导批准后执行。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行评估和审核。定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。3.采购合同签订采购部门根据批准的采购计划，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确存货的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给仓库管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。4.采购订单执行采购部门根据采购合同，及时下达采购订单，并跟踪订单执行情况。供应商交货时，采购部门应通知仓库管理部门进行验收。仓库管理部门应按照验收标准对存货进行验收，如发现数量短缺、质量不符等问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决。存货验收入库管理1.验收准备仓库管理部门在收到采购部门的到货通知后，应安排好验收场地和人员，准备好验收所需的工具和设备。2.数量验收仓库管理人员根据采购订单和送货单，对到货存货的数量进行核对。如发现数量不符，应及时与送货人员确认，并记录差异情况。对于数量短缺的情况，应要求供应商补足或提供相应的解决方案。3.质量验收仓库管理人员会同相关专业人员（如创意设计人员、制作人员等），根据质量标准对到货存货的质量进行检验。对于原材料、辅助材料等，应检查其规格、型号、外观等是否符合要求；对于办公用品、道具等，应检查其功能是否正常、有无损坏等。如发现质量问题，应及时通知采购部门与供应商协商退换货事宜。4.验收记录仓库管理人员应填写《存货验收入库单》，详细记录验收情况，包括存货名称、规格、数量、质量状况、供应商名称等信息。《存货验收入库单》应由验收人员、仓库管理人员签字确认后生效。5.入库手续办理验收合格的存货，仓库管理人员应及时办理入库手续，将存货按照规定的存储位置存放，并更新存货台账。对于验收不合格的存货，应单独存放，并做好标识，等待处理。存货存储保管管理1.仓库规划与布局根据存货的类别、特性、用途等，对仓库进行合理规划和布局，划分不同的存储区域，如原材料区、办公用品区、道具区、半成品区、产成品区等。对每个存储区域设置明显的标识牌，标明区域名称、存货类别等信息，便于存货的查找和管理。2.存货存放要求存货应按照类别、规格、型号等进行分类存放，遵循先进先出的原则，确保存货的质量不受影响。对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施，确保存储安全。存货应整齐摆放，不得随意堆放，以保证仓库通道畅通，便于货物的搬运和盘点。3.仓库安全管理仓库管理部门应建立健全仓库安全管理制度，加强仓库的安全保卫工作，防止存货被盗、被抢、被损坏等情况发生。配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。仓库管理人员应严格遵守仓库安全操作规程，严禁在仓库内吸烟、使用明火等。4.库存盘点仓库管理部门应定期对存货进行盘点，确保账实相符。盘点分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点应每月进行一次，由仓库管理部门组织实施，财务部门派人监盘。盘点结束后，仓库管理部门应编制《存货盘点表》，详细记录盘点结果，包括存货名称、规格、数量、账存数、实存数、盘盈盘亏情况等。如发现盘盈盘亏情况，仓库管理部门应及时查明原因，并填写《存货盘盈盘亏报告表》，经部门负责人审核、公司分管领导批准后进行处理。对于盘盈的存货，应冲减当期成本费用；对于盘亏的存货，应根据不同情况分别计入当期成本费用或由责任人赔偿。存货领用管理1.领用申请使用部门根据业务需要，填写《存货领用申请表》，注明领用存货的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交至仓库管理部门。2.领用审批仓库管理部门收到《存货领用申请表》后，应检查其填写是否完整、准确，审批手续是否齐全。对于金额较大或重要的存货领用申请，还应报公司分管领导批准。3.领用发放仓库管理人员根据审批后的《存货领用申请表》，办理存货领用手续，发放存货，并在《存货领用申请表》上签字确认。同时，更新存货台账，记录存货的发出情况。4.领用记录与跟踪仓库管理部门应定期对存货领用情况进行统计和分析，掌握存货的领用动态。对于领用后长期闲置未使用的存货，应及时与使用部门沟通，了解原因，并采取相应的措施进行处理。存货核算管理1.核算方法财务部门应根据公司实际情况，选择合适的存货核算方法，如先进先出法、加权平均法等。存货核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司董事会批准，并在财务报表附注中予以说明。2.账务处理财务部门应根据采购发票、《存货验收入库单》等原始凭证，及时进行存货的账务处理，记录存货的增加。根据《存货领用申请表》、《存货发出汇总表》等原始凭证，记录存货的减少。定期对存货的总账、明细账进行核对，确保账账相符。3.财务报表编制财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度的要求，定期编制财务报表，准确反映存货的数量、金额、增减变动等情况。存货处置管理1.存货报废对于因损坏、变质、过期等原因无法使用或继续存储的存货，仓库管理部门应填写《存货报废申请表》，详细说明报废原因、存货名称、规格、数量等信息，并附上相关证明材料。《存货报废申请表》经部门负责人审核、公司分管领导批准后，仓库管理部门方可对报废存货进行处置。报废存货应及时清理出仓库，并按照公司规定的程序进行处理，如变卖、销毁等。处理过程中应做好记录，确保处置过程的合规性。2.存货出售对于闲置或不再使用的存货，公司可根据实际情况进行出售。出售存货应按照公司的资产管理规定，履行相应的审批手续。采购部门应负责寻找潜在的买家，与买家协商确定出售价格和交易方式。出售存货的收入应及时入账，按照公司财务制度的规定进行核算和管理。监督与检查1.公司内部审