市直部门采购管理制度

市直部门采购管理制度一、总则（一）目的为加强市直部门采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市直部门使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立市直部门采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由部门主要领导、分管领导及相关业务科室负责人组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立专门的采购办公室或指定相关科室负责采购活动的具体执行。其职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和采购领导小组的决策。2.编制采购预算，制定采购计划并组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和资料。（三）采购监督机构成立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。监督小组由纪检监察部门、内部审计部门及相关人员组成。其职责包括：1.监督采购政策、制度的执行情况。2.检查采购活动的合法性、合规性和公正性。3.受理对采购活动的投诉和举报，查处违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各业务科室根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，经分管领导审核后报采购办公室。2.采购办公室汇总各科室采购需求，结合财政部门下达的预算控制数，编制年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，报财政部门审核。3.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报财政部门批准。（三）预算监督1.采购监督小组定期对采购预算执行情况进行检查，确保预算执行的严肃性。2.采购办公室应定期向采购领导小组报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行中存在的问题。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。2.采购办公室应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标过程应严格按照招标文件规定的程序和评标标准进行，确保评标结果公正、公平。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和评标标准参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购办公室应成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判。3.谈判小组应根据谈判文件和谈判情况，要求供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购办公室应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并报采购领导小组批准。3.单一来源采购应在保证采购质量和合理价格的前提下，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购办公室应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各业务科室根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并经科室负责人签字、分管领导审核后报采购办公室。2.采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购办公室进行审核和编制采购计划。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于重大采购项目，采购办公室应报采购领导小组审批；对于一般性采购项目，采购办公室应按照内部审批流程进行审批。（三）采购实施1.采购办公室根据采购审批结果，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式的，应按照规定发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标等；采用邀请招标方式的，应向邀请的供应商发出投标邀请书、组织开标、评标等；采用竞争性谈判方式的，应成立谈判小组、与供应商进行谈判、确定成交供应商等；采用单一来源采购方式的，应组织论证、协商签订合同等；采用询价方式的，应成立询价小组、发出询价通知书、确定成交供应商等。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送采购监督小组备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关业务科室和人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查验收，并填写验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，采购办公室应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。（六）付款1.采购项目验收合格后，采购办公室应按照采购合同的约定办理付款手续。2.付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经采购办公室审核、分管领导审批后，报财务部门支付。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购办公室应审核合同条款的合法性、合规性和合理性，确保合同符合采购要求和法律法规规定。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行1.采购办公室应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照规定程序办理相关手续。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关人员对采购合同的履行情况进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、交货时间、交货地点等是否符合合同约定。3.验收合格后，采购办公室应出具验收报告。（四）合同付款1.采购合同付款应按照合同约定的付款方式和时间进行。2.付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经采购办公室审核、分管领导审批后，报财务部门支付。3.财务部门应严格按照合同约定和财务制度办理付款手续，确保付款安全、准确。（五）合同档案管理1.采购办公室应建立采购合同档案，妥善保管采购合同及相关资料。2.采购合同档案应包括采购合同文本、招标（谈判、询价）文件、投标（响应）文件、验收报告、付款凭证等。3.采购合同档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订、保管，便于查阅和使用。七、采购监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购政策、制度的执行情况，采购程序的合规性，采购合同的签订和履行情况等。2.采购办公室应定期向采购监督小组报告采购工作情况，主动接受监督检查。3.对于监督检查中发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，要求采购办公室限期整改。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购资料和情况。2.采购信息应按照规定在指定媒体上公开，接受社会公众的监督。3.建立健全投诉举报机制，受理供应商和社会公众对采购活动的投诉和举报，及时处理并反馈处理结果。八、采购人员管理（一）人员配备采购办公室应根据工作需要，配备足够数量的专业采购人员，确保采购工作的顺利开展。（二）人员培训1.定期组织采购人员参加业务培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括采购政策法规、采购业务知识、合同管理、廉政建设等。（三）人员考核1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、