机关自行采购管理制度

机关自行采购管理制度总则1.目的为规范机关自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位自行组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和相关政策规定。公开透明原则：采购信息应公开，采购过程应透明，接受内部监督和社会监督。公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购质量和价格合理。诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购组织与职责1.采购决策机构成立机关采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等。2.采购执行机构设立采购部门或指定专人负责采购活动的具体实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。3.相关部门职责需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、供应商选择、采购验收等工作。财务部门：负责采购预算的审核与执行，资金支付管理，对采购活动进行财务监督。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算，明确采购项目、数量、金额等。采购预算应与部门预算相结合，按照规定的程序和方法进行编制、审核和批复。2.预算执行采购部门应严格按照批复的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。3.预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期通报预算执行情况。审计部门应将采购预算执行情况纳入审计范围，对预算执行中的违规行为进行严肃处理。采购需求管理1.需求调研采购部门应会同需求部门对采购项目进行充分的需求调研，了解采购项目的技术规格、性能要求、数量、质量标准、服务要求等。需求调研可通过问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行，确保采购需求的合理性和准确性。2.需求论证对于重大采购项目，应组织相关专家进行需求论证，对采购需求的必要性、可行性、合理性等进行评估。需求论证报告应作为采购文件编制的重要依据。3.需求变更在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，应按照规定的程序办理需求变更手续。需求变更可能影响采购预算、采购方式、采购合同等的，应重新履行相应的审批程序。采购方式选择1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购文件编制1.采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等。采购文件应明确采购项目的技术规格、性能要求、数量、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式等实质性内容。2.采购文件编制要求采购文件应符合法律法规和相关政策规定，语言规范、表述清晰、内容完整。采购文件应根据采购项目的特点和需求，合理确定评标标准和方法，确保评标结果的公正性和客观性。采购文件应明确采购合同的主要条款，包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等。3.采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购部门负责人审核，重大采购项目的采购文件还应报采购领导小组审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性、公正性等。供应商选择与管理1.供应商资格要求供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。根据采购项目的特殊要求，采购人可以规定供应商的特定条件，但不得含有倾向性或者排斥潜在供应商的内容。2.供应商选择程序采购部门应通过发布采购公告、邀请供应商报名、资格审查等方式，确定符合条件的供应商名单。对于采用招标方式采购的项目，应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标人的投标文件进行评审，确定中标供应商。对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的项目，应按照规定的程序与供应商进行谈判、协商，确定成交供应商。3.供应商管理采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目参与情况、履约情况等。采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等。对于评价不合格的供应商，采购部门应暂停或取消其参与本机关采购活动的资格。采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等。采购合同签订后，应报财务部门备案。2.合同履行采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时了解供应商的履约情况，对供应商的履约过程进行监督检查。供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等交付货物或提供服务，并提交相关证明文件。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，应按照规定的程序办理合同变更或解除手续。合同变更或解除后，双方应按照约定进行结算和清理。4.合同验收采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同约定，服务是否达到采购文件要求等。验收合格后，采购部门应出具验收报告。采购资金支付管理1.支付申请供应商按照采购合同约定履行义务后，应向采购部门提交支付申请，包括发票、验收报告、采购合同等相关证明文件。采购部门应对支付申请进行审核，审核内容包括采购合同约定的付款条件是否成就、发票是否合规、验收报告是否真实等。2.支付审批采购部门审核通过后，应将支付申请报财务部门审批。财务部门应对支付申请进行审核，审核内容包括采购预算执行情况、资金支付方式是否符合规定等。3.资金支付财务部门审批通过后，应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。采购资金支付应通过银行转账等方式进行，不得支付现金。采购监督与检查1.内部监督审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。财务部门应加强对采购资金支付的管理和监督，确保资金支付的安全、准确、及时。采购部门应建立健全内部监督制度，加强对采购活动全过程的监督管理。2.社会监督采购活动应接受社会监督，采购信息应及时公开，接受供应商和社会公众的监督。