曾都区档案管理制度

曾都区档案管理制度一、总则（一）目的为了加强曾都区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于曾都区各部门、各单位及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：曾都区档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理机构或人员负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映工作实际情况，不得篡改、伪造档案。3.完整性原则：全面收集和整理工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案服务质量，为工作决策、业务开展和社会利用提供便捷高效的档案信息支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置曾都区设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全区档案管理工作的组织、协调和指导。各部门、各单位应根据工作需要，明确档案管理岗位，配备兼职档案人员，负责本部门、本单位的档案收集、整理和初步保管等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施曾都区档案管理制度和工作规划。2.负责接收、收集、整理、保管和统计全区各部门、各单位移交的档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对档案进行分类、编目、数字化处理等，建立科学合理的档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.开展档案鉴定工作，定期对档案进行价值评估，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案进行妥善处置。5.负责档案的开发利用工作，为领导决策、工作查考、历史研究等提供档案信息服务，积极开展档案编研工作，编辑出版档案资料。6.加强对各部门、各单位档案工作的业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。7.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。8.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施设备，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失和泄密事件的发生。（三）兼职档案人员职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅利用工作，提供必要的档案信息和服务。4.负责本部门、本单位档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身的档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括机关事务管理、人事管理、财务管理、审计监督、信访工作、外事工作等方面形成的文件材料。3.业务工作类：根据各部门、各单位的职能和业务范围，收集在履行职责过程中形成的各类业务文件材料，如政策法规、规划计划、业务报表、项目资料、合同协议等。4.科技项目类：在科研、技术开发、工程项目等活动中形成的文件材料，包括项目申报书、研究报告、实验数据、图纸图表、验收文件等。5.基本建设类：在基础设施建设、房屋建筑等项目中形成的文件材料，如项目立项批复、设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收报告等。6.设备仪器类：购置、使用、维护设备仪器过程中形成的文件材料，包括设备采购合同、说明书、操作规程、维修记录等。7.会计档案类：按照国家有关会计档案管理规定，收集整理的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。8.声像档案类：记录曾都区重要活动、重大事件、工作场景等的照片、录音、录像等声像资料。9.电子档案类：以电子数据形式存在的各类文件材料，包括办公自动化系统生成的文件、电子业务数据、电子文档等。（二）档案收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，做到分类科学、组卷合理。3.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料书写。4.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性，并与纸质文件同步归档。5.各部门、各单位在工作活动中形成的重要文件材料，应及时向档案管理部门移交，不得自行留存或销毁。（三）档案整理方法1.档案整理应按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》等相关标准和规范进行，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应进行分类，可采用年度机构（问题）保管期限等分类方法，将归档文件划分为不同的类别。3.对归档文件进行装订，去除文件上的金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。4.编制归档文件目录，目录应包括序号、年度、机构（问题）、保管期限、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目，准确反映归档文件的内容和排列顺序。5.对归档文件进行编目编号，档号应按照一定的编码规则编制，确保档号的唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。6.整理后的档案应装入档案盒，并在档案盒上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目，便于档案的存放和检索。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等安全防护设施，确保档案实体安全。3.档案库房应根据档案管理的需要，合理划分功能区域，包括档案存放区、整理编目区、查阅利用区、办公区等，各区域之间应保持相对独立，互不干扰。4.档案存放区应安装密集架或档案柜，按照档案类别、保管期限等进行有序排列，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.档案应按照规定的保管期限进行分类存放，对到期档案应及时进行鉴定和处置。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房时，应关闭门窗，切断电源，确保库房安全。5.做好档案库房的温湿度控制，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间，定期记录温湿度数据。6.加强对档案库房的清洁卫生管理，定期打扫库房，清除灰尘和杂物，保持库房整洁。（三）档案存储介质管理1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，异地存放。2.存储介质应标明档案名称、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。3.对存储介质应进行定期检查和维护，防止存储介质损坏导致档案数据丢失。4.淘汰或报废的存储介质应进行数据清除或销毁处理，确保档案信息安全。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立由档案管理部门牵头，各相关部门参与的档案鉴定工作小组，负责对档案进行定期鉴定。鉴定工作小组应具备一定的档案专业知识和工作经验，能够准确判断档案的价值。（二）档案鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合曾都区的实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）三种。2.对档案的价值进行鉴定时，应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案对曾都区工作、历史研究、社会发展等方面的重要性。3.具有重要查考利用价值，反映曾都区重大事件、重要决策、历史沿革等方面的档案，应列为永久保管；在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期保管；只在短期内具有查考利用价值的档案，可列为短期保管。（三）档案鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对鉴定结果进行公示，广泛征求各部门、各单位的意见，确保鉴定结果的准确性和公正性。4.公示无异议后，编制档案鉴定报告，明确档案的存毁情况，并报经曾都区主管领导批准。（四）档案销毁1.对经过鉴定确需销毁的档案，应严格按照国家有关规定进行销毁处理。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，应填写档案销毁清册，记录档案销毁的时间、地点、内容、数量等信息，并由监销人员签字确认。档案销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅利用范围1.曾都区内部工作人员因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要，经曾都区档案管理部门同意，并办理相关手续后，可查阅有关档案资料。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，查阅利用应严格按照国家有关保密规定执行。（二）查阅利用手续1.曾都区内部工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅档案，应提前向曾都区档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围，经档案管理部门审核同意后，办理查阅手续。查阅申请函应加盖单位公章。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案查阅服务。查阅人员应按照指定的范围和方式查阅档案，不得擅自扩大查阅范围或涂改、抽取、损坏档案。4.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为查阅利用者提供档案原件查阅、复印件提供、档案信息咨询等服务。2.对于重要档案或查阅利用频率较高的档案，可根据实际情况，采用数字化扫描等方式，提供电子档案查阅服务，提高档案利用效率。3.鼓励档案管理人员开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革、专题资料等，为查阅利用者提供更加系统、全面的档案信息服务。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容应包括档案数量、种类、保管期限、查阅利用人次、档案移交情况等，确保统计数据的准确、及时和完整。3.档案统计报表应按照国家有关规定和要求进行编制，定期向上级档案管理部门和曾都区相关领导报送，并留存归档。（二）档案移交1.各部门、各单位应按照档案管理规定，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。移交