示范区档案管理制度

示范区档案管理制度一、总则（一）目的为加强示范区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为示范区各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于示范区内各部门、各项目组以及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指示范区在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：示范区档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映示范区各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存示范区在工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善示范区档案管理制度，并组织实施。2.负责示范区各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织开展档案业务培训和指导工作，提高示范区全体员工的档案意识和业务能力。5.负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，按照规定提供档案信息，确保档案的合理使用。6.定期对示范区档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理工作质量。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，协助综合管理部门做好档案的收集、整理和归档工作。3.严格遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求办理档案的查阅、借阅等手续，确保档案的安全。4.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。（三）项目组职责1.负责项目实施过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确。2.在项目结束后，及时将项目档案移交综合管理部门，并办理交接手续。3.按照档案管理制度的要求，做好项目档案的保管和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与示范区工作相关的文件、指示、通知等。2.示范区制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.各部门在工作中形成的业务文件、合同协议、项目资料、技术文件、财务报表等。4.示范区组织的各类会议、活动、培训等形成的文件材料、照片、录像等。5.示范区员工的个人档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价、奖惩情况等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和项目组应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、项目管理类、财务管理类、人事管理类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.按照编号顺序对档案进行排列，并编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索和利用。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门和项目组应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理归档，并移交综合管理部门。2.项目档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。（二）归档要求1.归档的文件材料应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、目录完整。2.归档的文件材料应一式两份，一份由综合管理部门保管，一份由形成部门或项目组留存备查。3.对重要的电子文件应进行备份，并采用脱机存储等方式进行长期保存。（三）归档程序1.各部门和项目组的兼职档案员对整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料的质量。2.将审核后的文件材料移交综合管理部门，综合管理部门档案管理人员进行再次审核，并办理交接手续。3.综合管理部门档案管理人员按照档案整理要求对归档文件进行进一步整理、编目和上架保管。五、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对纸质档案应进行装订、编页，防止散失和损坏。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全性和完整性。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括示范区重要的规章制度、年度工作计划和总结、重大项目资料、财务审计报告等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般的业务文件、合同协议、项目档案等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括一般性的文件材料、临时性的工作记录等。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管情况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并追究相关人员的责任。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.示范区员工因工作需要查阅档案的，可直接到综合管理部门办理查阅手续。2.外单位人员查阅示范区档案的，须持单位介绍信，经示范区分管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。3.综合管理部门档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案供查阅人查阅，并做好查阅记录。4.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（三）借阅权限1.示范区员工因工作需要借阅档案的，须经所在部门负责人签字同意，报综合管理部门负责人审批后，方可借阅。2.外单位人员借阅示范区档案的，须持单位介绍信，经示范区分管领导批准，并签订保密协议后，方可借阅。3.涉及重要机密的档案，一般不予借阅，确因工作需要借阅的，须经示范区主要领导批准。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。3.综合管理部门档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、期限等信息。4.借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期借阅，须提前办理续借手续。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员和相关部门的业务骨干。（二）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合示范区的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映示范区的主要职能活动和基本历史面貌。2.档案的保存价值和现实利用价值。3.档案的保管期限是否符合规定。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案的内容和保存价值。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报示范区分管领导审批。4.经批准销毁的档案，由综合管理部门指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。（五）销毁方式1.对纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应采用数据擦除等方式进行销毁，确保电子档案数据彻底清除。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对示范区现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索。3.档案利用系统建设：开发档案利用系统，为示范区员工提供档案在线查阅、借阅等服务。4.系统安全管理：建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）