建德市单位档案管理制度

建德市单位档案管理制度总则一、目的为了加强建德市单位档案的管理，有效地保护和利用档案，为单位的各项工作提供准确、可靠的依据，根据国家有关档案管理的法律法规和政策，结合本单位的实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于建德市单位内所有部门、单位和个人，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。三、档案管理的基本原则1.统一领导、分级管理：档案工作实行单位主要领导统一领导，档案管理部门分级管理的原则，确保档案管理工作的有序进行。2.完整准确、安全保密：档案管理工作应确保档案的完整、准确、安全和保密，防止档案的丢失、损坏和泄露。3.便于利用、规范管理：档案管理工作应注重档案的利用价值，便于档案的查询、借阅和利用，同时要规范档案管理的流程和标准，提高档案管理的效率和质量。四、档案管理的组织机构和职责1.单位成立档案管理工作领导小组，负责领导和协调单位的档案管理工作，领导小组组长由单位主要领导担任，成员包括档案管理部门负责人、各部门负责人等。2.档案管理部门是单位档案管理的具体实施部门，负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项工作，档案管理部门负责人对档案管理工作负总责。3.各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，确保本部门档案的及时收集、整理和移交，各部门负责人对本部门的档案管理工作负责。档案的收集一、收集范围1.单位在各项工作活动中形成的各种文件、资料、报表、图纸、照片、录音、录像等，均属于档案收集的范围。2.包括单位的历史沿革、组织机构、人员编制、规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、合同协议、科研成果、技术资料、财务报表、人事档案等。二、收集时间1.定期收集：各部门应按照规定的时间周期，将本部门形成的档案资料定期移交档案管理部门，一般为每月、每季度或每年一次。2.随时收集：对于一些临时性的工作活动或突发事件形成的档案资料，应及时收集并移交档案管理部门，确保档案的及时归档。三、收集要求1.齐全完整：各部门应确保移交的档案资料齐全完整，不得遗漏或缺失任何重要的文件、资料。2.真实准确：各部门应确保移交的档案资料真实准确，不得伪造或篡改任何档案资料。3.规范有序：各部门应按照档案管理的要求，对移交的档案资料进行规范整理，确保档案资料的有序存放。4.签字盖章：各部门移交档案资料时，应在档案移交清单上签字盖章，确认档案资料的移交情况。档案的整理一、整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的种类、年度、保管期限等进行分类整理，便于档案的保管和利用。3.采用科学合理的整理方法，提高档案整理的效率和质量。二、整理流程1.分类：根据档案的种类、年度、保管期限等进行分类，将档案资料归入相应的类别中。2.组卷：将属于同一类别的档案资料按照一定的顺序进行组卷，形成案卷。3.编目：对组卷后的案卷进行编目，编制案卷目录、卷内文件目录等，便于档案的检索和利用。4.装订：对编目后的案卷进行装订，确保档案的安全和完整。三、整理要求1.分类准确：分类应按照档案管理的规定和要求进行，确保分类准确无误。2.组卷合理：组卷应根据档案的内容和特点进行，确保组卷合理、规范。3.编目详细：编目应详细、准确，包括案卷号、卷内文件号、文件题名、作者、日期、页数等信息，便于档案的检索和利用。4.装订整齐：装订应整齐、牢固，采用符合档案管理要求的装订材料和方法，确保档案的安全和完整。档案的保管一、保管条件1.档案保管应具备适宜的保管环境，包括温度、湿度、光线、通风等方面的要求。一般来说，档案保管的温度应控制在14℃24℃之间，湿度应控制在45%60%之间，光线应避免直射，通风应良好。2.档案保管应配备相应的保管设施，包括档案库房、档案柜、档案架、灭火器、防潮剂、防虫剂等。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能，档案柜、档案架应牢固、耐用，灭火器、防潮剂、防虫剂等应定期检查和更换。二、保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定。2.永久保管的档案是指对单位具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如单位的历史沿革、组织机构、人员编制、规章制度等。3.长期保管的档案是指对单位具有重要参考价值和较长时间利用价值的档案，如单位的工作计划、工作总结、会议记录、合同协议等。4.短期保管的档案是指对单位具有一定参考价值和较短时间利用价值的档案，如单位的财务报表、人事档案等。三、保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管的责任和要求，确保档案的安全和完整。2.定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案的破损、褪色、霉变等。3.采用先进的档案保管技术和方法，如数字化档案管理、光盘存储等，提高档案保管的效率和质量。4.加强对档案保管人员的培训和管理，提高档案保管人员的业务水平和责任意识，确保档案保管工作的顺利进行。档案的利用一、利用原则1.依法利用：档案的利用应遵守国家有关法律法规和单位的规章制度，不得利用档案从事违法违纪活动。2.安全保密：档案的利用应注重安全保密，不得泄露档案的内容和机密信息，确保档案的安全和保密。3.方便快捷：档案的利用应注重方便快捷，为利用者提供高效、优质的服务，满足利用者的需求。二、利用方式1.查阅：利用者可以到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅条件和服务。2.借阅：利用者需要借阅档案的，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过一个月，特殊情况经批准可以延长。3.复制：利用者需要复制档案的，应办理复制手续，复制的档案应加盖档案管理部门的公章，注明复制时间和用途。三、利用要求1.利用者应遵守档案管理的规章制度，不得损坏、涂改、丢失档案，不得擅自复制、摘录档案内容。2.利用者应在规定的利用范围内利用档案，不得超出利用范围利用档案。3.利用者应妥善保管利用过的档案，不得将档案转借他人或带出单位。4.档案管理部门应加强对档案利用的管理和监督，及时发现和处理利用过程中存在的问题。档案的鉴定一、鉴定原则1.价值原则：档案的鉴定应根据档案的价值进行，确定档案的保存价值和保管期限。2.全面原则：档案的鉴定应全面、客观，考虑档案的历史、文化、科学、技术等方面的价值，不得片面地根据档案的形式或内容进行鉴定。3.动态原则：档案的鉴定应具有动态性，随着时间的推移和社会的发展，档案的价值可能会发生变化，应及时对档案的价值进行重新评估和调整。二、鉴定程序1.准备阶段：成立档案鉴定工作小组，制定档案鉴定工作计划，确定档案鉴定的范围、标准和方法。2.鉴定阶段：档案鉴定工作小组对档案进行逐一鉴定，确定档案的保存价值和保管期限，填写档案鉴定意见表。3.审批阶段：档案鉴定意见表经档案管理部门负责人审核后，报单位主要领导审批，审批通过后，档案鉴定工作小组应及时对档案进行调整和处理。三、鉴定要求1.鉴定工作应严格按照档案鉴定的原则、程序和标准进行，确保鉴定结果的客观、公正、准确。2.鉴定工作应注重档案的历史价值和文化价值，对于具有重要历史价值和文化价值的档案，应予以重点保护和保存。3.鉴定工作应及时进行，对于超过保管期限的档案，应及时进行鉴定和处理，确保档案的安全和保密。档案的销毁一、销毁原则1.合法原则：档案的销毁应遵守国家有关法律法规和单位的规章制度，不得随意销毁档案。2.安全原则：档案的销毁应确保安全，不得造成档案的丢失、泄露或损坏。3.保密原则：档案的销毁应注重保密，不得泄露档案的内容和机密信息。二、销毁程序1.提出销毁申请：对于超过保管期限的档案，档案管理部门应提出销毁申请，填写档案销毁审批表，经档案管理部门负责人审核后，报单位主要领导审批。2.组织销毁：经单位主要领导审批同意后，档案管理部门应组织专人对档案进行销毁，销毁时应严格按照规定的程序和方法进行，确保档案的安全和保密。3.监销：档案销毁过程中，应指定专人进行监销，监销人员应在档案销毁审批表上签字盖章，确认档案的销毁情况。三、销毁要求1.销毁的档案应经过鉴定，确已超过保管期限且无保存价值。2.销毁的档案应进行登记，注明档案的名称、编号、销