镇档案安全管理制度

镇档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强我镇档案安全管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理规定，结合我镇实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我镇各部门、各单位在档案收集、整理、保管、利用等工作中涉及的档案安全管理活动。（三）基本原则档案安全管理遵循“预防为主、防治结合”的原则，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生，确保档案信息的真实性、完整性和可用性。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责全镇档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，制定档案工作规章制度并组织实施。2.集中统一管理全镇重要档案资料，对各部门、各单位的档案工作进行业务指导，定期开展档案工作检查和考核。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，确保档案的安全与完整。4.组织开展档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，并保持人员相对稳定。2.严格执行档案管理制度，确保档案的形成、积累、整理和归档工作及时、准确、规范，保证档案质量。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，积极提供档案利用服务，充分发挥档案的作用。4.加强对本部门、本单位档案安全管理工作的检查和自查，及时发现和消除安全隐患，确保档案安全。（三）档案工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责本部门、本单位档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色、霉变等档案及时进行修复或复制，确保档案安全。4.积极开展档案利用工作，为各项工作提供准确、及时的档案信息服务，严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和跟踪管理。5.负责档案管理设备的维护和管理，保证设备正常运行，做好档案管理信息化建设工作，提高档案管理效率。6.参与档案的鉴定、销毁工作，对到期档案提出鉴定意见，按照规定程序进行销毁处理。7.接受档案管理部门的业务指导和培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门、各单位应明确档案收集范围，将在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案材料，及时收集齐全，不得散失。2.收集的档案应真实、准确、完整，符合档案形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人负责跟踪收集，确保档案材料的及时、完整归档。4.档案管理人员应定期对各部门、各单位的档案收集情况进行检查和督促，对未按时收集或收集不完整的部门和单位，及时提出整改意见。（二）档案整理1.档案整理应遵循档案的形成规律，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.档案分类应科学合理，一般可采用年度机构（问题）保管期限等分类方法，具体分类方案根据我镇实际情况制定。4.档案编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编目应准确、清晰，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。5.装订档案应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保装订牢固、整齐美观。四、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等要求，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）档案装具1.档案应存放在符合标准的档案柜、档案架等装具中，装具应坚固耐用，排列整齐有序，便于查找和利用。2.档案装具应根据档案的分类和编号进行标识，标明类别、年度、保管期限等信息，方便档案的存放和检索。（三）档案存放1.档案应按照分类方案和编号顺序存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，便于管理和查阅。2.对珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。3.档案库房应设置明显的标识牌，标明库房编号、档案类别、保管期限等信息，便于档案管理人员和查阅人员快速找到所需档案。（四）档案保管期限1.根据国家有关规定和我镇实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）三种。2.档案保管期限的划分应准确合理，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存意义。对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（五）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、装具情况等，对发现的档案破损、褪色、霉变、虫蛀、鼠咬等情况，应及时采取修复、复制、消毒、驱虫等措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现问题应及时报告，并采取有效措施加以解决。对因保管不善造成档案损坏、丢失等情况的，应追究相关人员的责任。五、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、有序的原则，在确保档案安全的前提下，为各项工作提供及时、准确的档案信息服务。2.严格执行档案查阅、借阅制度，履行审批手续，防止档案信息泄露和滥用。（二）查阅手续1.本镇工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位人员因工作需要查阅我镇档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经我镇相关领导签字同意后，方可查阅。查阅重要档案的，还需提前与档案管理部门预约。3.档案管理人员应对查阅申请表进行审核，对符合查阅条件的，提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上做好记录，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅期限等信息。（三）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。3.档案管理人员应对借阅申请表进行审核，对符合借阅条件的，提供相应的档案，并在《档案借阅登记簿》上做好记录，包括借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅内容、借阅期限等信息。借阅人应在规定期限内归还档案，归还时档案管理人员应认真核对档案数量和质量，确保档案完整无损。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案利用过程中，查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、标注、拍照、复印等，如因特殊情况需要复印档案的，应经档案管理部门负责人批准。3.档案利用结束后，查阅、借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，确保档案完整无损。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和我镇实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行全面评估。2.鉴定档案应从档案的历史价值、现实利用价值、科学研究价值、凭证作用等方面进行综合考虑，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组按照鉴定标准，对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人审核、镇分管领导批准后，进行销毁处理。（四）销毁处理1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并严格执行销毁程序。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认，销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）档案数字化1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理，建立档案数字化副本，实现档案信息的在线查询和利用。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。3.加强对数字化档案的管理，建立数字化档案存储系统，做好数据备份和安全防护工作，防止数据丢失和损坏。（三）档案管理系统应用1.推广应用档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作技能，及时录入和更新档案信息，确保系统数据的准确、完整和及时。3.加强对档案管理系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问和操作档案信息。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。八、档案安全应急处置（一）应急预案制定制定档案安全应急预案，明确档案安全应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、保障措施等内容，确保在突发情况下能够迅速、有效地处置档案安全事故。（二）应急演练定期组织档案安全应急演练，检验和提高档案管理人员的应急处置能力和协同配合能力，确保应急预案的有效性和可操作性。（三）应急处置措施1.发生档案安全事故时，档案管理人员应立即采取措施，保护现场，及时报告档案管理部门负责人和镇分管领导，并启动应急预案。2.针对不同类型的档案安全事故，如火灾、水灾、失窃、泄密等，采取相应的应急处置措施，如灭火、排水、查找线索、追回档案、采取保密措施等，最大限度地减少损失和影响。3.事故处理结束后，应及时对事故原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施，完善档案安全管理制度和应急预案。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门、各单位的档案安全管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和单位限期整改，并对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案安全