门头广告字管理制度

门头广告字管理制度一、总则（一）目的为规范公司门头广告字的管理，确保门头广告字的制作、安装、维护等工作符合公司形象和业务需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及门头广告字的相关活动，包括但不限于新建、改建、扩建门头广告字的制作与安装，以及日常的维护、更换等工作。（三）基本原则1.符合公司形象原则门头广告字应与公司的品牌形象、企业文化相契合，展现公司的专业、特色与实力。2.安全可靠原则确保门头广告字的制作、安装牢固，具备足够的安全性，避免发生安全事故。3.经济实用原则在满足公司需求的前提下，合理控制成本，提高资源利用效率。4.规范管理原则对门头广告字的各项工作进行标准化、规范化管理，确保流程顺畅、责任明确。二、职责分工（一）市场部1.根据公司业务发展和市场推广需求，提出门头广告字的制作、更新等需求计划。2.负责与广告制作供应商进行沟通、洽谈，收集报价方案，进行初步筛选和评估。3.参与门头广告字制作方案的审核，提供市场相关意见和建议。（二）行政部1.负责门头广告字制作、安装、维护等项目的整体协调与管理。2.组织相关部门对广告制作供应商进行考察、评估，确定合格供应商名单。3.负责与选定的供应商签订制作安装合同，并监督合同执行情况。4.安排专人对门头广告字的日常使用情况进行巡查，及时发现问题并协调处理。（三）财务部1.负责审核门头广告字制作、安装、维护等费用的预算，并监督费用支出。2.按照公司财务制度，对相关费用进行核算、报销等工作。（四）法务部1.对门头广告字制作安装合同等相关法律文件进行审核，确保合同合法合规。2.为门头广告字管理过程中涉及的法律问题提供咨询和支持。（五）使用部门1.配合市场部提出本部门对门头广告字的具体需求。2.协助行政部做好门头广告字制作安装过程中的现场协调等工作。3.负责对本部门使用的门头广告字进行日常检查，发现问题及时反馈。三、制作管理（一）制作需求提出1.市场部应根据公司业务拓展、品牌推广、店面装修等实际情况，提前[X]个工作日填写《门头广告字制作申请表》，详细说明制作的原因、内容、规格、材质、数量等要求，并附上相关设计图纸或样稿。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部。（二）供应商选择1.行政部收到制作申请表后，应在[X]个工作日内从公司合格供应商名单中选择不少于[X]家广告制作公司，向其发送制作需求文件，邀请其进行报价。2.广告制作公司应在接到需求文件后的[X]个工作日内提供详细的报价方案，包括制作费用、安装费用、运输费用、售后服务等内容。3.行政部组织市场部、财务部等相关部门对各供应商的报价方案进行综合评估，评估内容包括价格合理性、制作工艺、质量保证、售后服务等方面。根据评估结果，选定最合适的供应商，并填写《供应商选定审批表》，报公司领导审批。（三）制作合同签订1.经公司领导审批通过后，行政部与选定的供应商签订《门头广告字制作安装合同》。合同应明确双方的权利义务、制作安装要求、价格及付款方式、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，行政部应将合同副本分发给市场部、财务部等相关部门，以便各部门跟进项目进展和监督执行情况。（四）制作过程监督1.供应商应按照合同要求制定详细的制作计划，并提交给行政部审核。行政部应定期检查制作进度，确保制作工作按计划进行。2.在制作过程中，供应商应及时向行政部反馈遇到的问题或需要协调解决的事项。行政部应积极协调相关部门，确保问题得到妥善处理，不影响制作进度和质量。3.市场部、使用部门等相关人员有权对制作过程进行监督，如发现制作质量不符合要求，应及时向行政部提出整改意见，行政部督促供应商进行整改。（五）制作验收1.门头广告字制作完成后，供应商应提前通知行政部进行验收。行政部组织市场部、使用部门等相关人员组成验收小组，按照合同要求和相关质量标准对广告字进行验收。2.验收内容包括广告字的规格尺寸、材质、颜色、字体、安装牢固程度、发光效果（如有）等方面。验收小组应认真填写《门头广告字制作验收报告》，详细记录验收情况。3.如验收合格，验收小组应在验收报告上签字确认；如发现问题，应明确指出问题所在，并要求供应商限期整改。整改完成后，重新进行验收，直至达到验收标准为止。四、安装管理（一）安装准备1.行政部在门头广告字制作完成并验收合格后，应提前与供应商沟通确定安装时间，并通知相关部门和人员做好安装现场的准备工作。2.安装现场应清理干净，确保施工安全。同时，应设置明显的警示标识，防止无关人员进入施工区域。（二）安装实施1.供应商应安排专业的安装人员按照安装规范和合同要求进行门头广告字的安装工作。安装过程中，应严格遵守安全操作规程，确保安装人员的人身安全。2.行政部应安排专人在安装现场进行监督，协调解决安装过程中出现的问题。如发现安装质量不符合要求或存在安全隐患，应及时要求供应商进行整改。3.安装过程中如需对原有建筑结构进行改动，必须事先征得相关部门的同意，并按照规定办理审批手续。（三）安装验收1.门头广告字安装完成后，行政部组织市场部、使用部门等相关人员进行安装验收。验收内容包括安装位置是否准确、安装牢固程度、整体外观效果等方面。2.验收合格后，验收人员应在《门头广告字安装验收报告》上签字确认。如验收不合格，应要求供应商立即进行整改，直至达到验收标准。五、维护管理（一）日常巡查1.行政部应安排专人每周对门头广告字进行一次日常巡查，巡查内容包括广告字的外观是否完好、有无褪色、变形、损坏等情况，发光效果（如有）是否正常，安装是否牢固等。2.巡查人员应填写《门头广告字日常巡查记录》，详细记录巡查情况。如发现问题，应及时拍照留存，并通知行政部负责人。（二）维护维修1.对于巡查中发现的一般性问题，行政部应及时通知供应商进行维修处理。供应商应在接到通知后的[X]个工作日内安排维修人员到达现场进行维修。2.对于较为严重的问题，如广告字损坏严重、存在安全隐患等，行政部应立即组织相关人员进行评估，制定维修方案，并督促供应商尽快进行维修。维修完成后，应进行再次验收，确保维修质量。3.如因不可抗力因素导致门头广告字损坏，行政部应及时采取应急措施，如设置临时警示标识等，并尽快组织维修或更换。（三）定期保养1.行政部应根据门头广告字的使用情况和材质特点，制定定期保养计划。一般每年应对广告字进行一次全面的清洁、检查和保养工作。2.定期保养内容包括清洁广告字表面的灰尘、污垢，检查广告字的连接部位是否松动，对发光字的光源进行检查和更换（如有需要）等。3.保养工作应由专业的维修人员或供应商进行操作，确保保养质量和安全。保养完成后，应填写《门头广告字定期保养记录》。六、更换管理（一）更换需求提出1.当门头广告字出现严重损坏、褪色、变形等情况，无法通过维修恢复正常使用，或因公司业务发展、品牌形象升级等原因需要更换广告字时，由市场部或使用部门填写《门头广告字更换申请表》，详细说明更换的原因、内容、规格、材质、数量等要求。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部。（二）更换流程1.行政部收到更换申请表后，按照制作管理中的供应商选择、合同签订、制作过程监督、验收等流程进行操作，确保更换的门头广告字符合公司要求和质量标准。2.更换过程中，应尽量减少对公司正常业务的影响。如需要临时拆除或更换部分广告字，应提前做好相关通知和防护措施。（三）废旧广告字处理1.更换下来的废旧广告字，由行政部负责组织清理和处理。2.对于可回收利用的废旧广告字材料，应按照公司相关规定进行回收处理；对于不可回收的废旧广告字，应妥善安排处理方式，避免造成环境污染。七、费用管理（一）预算编制1.市场部在提出门头广告字制作、更换等需求时，应同时编制费用预算，明确各项费用的预计支出金额。2.财务部对市场部提交的预算进行审核，结合公司财务状况和业务需求，提出调整意见。经审核通过的预算作为费用控制的依据。（二）费用支付1.门头广告字制作安装费用按照合同约定的付款方式进行支付。行政部应在每次付款前，核对供应商提供的发票、验收报告等相关资料，确保资料齐全、真实有效。2.财务部按照公司财务制度对费用进行审核，审核无误后办理付款手续。（三）费用报销1.对于门头广告字维护、保养等费用，由行政部填写费用报销单，附上相关发票、维修记录等凭证，按照公司费用报销流程进行审批报销。2.财务部应严格审核费用报销凭证，确保费用支出合理合规。八、档案管理（一）档案内容1.门头广告字管理过程中形成的各类文件和资料，包括制作申请表、供应商选定审批表、制作安装合同、验收报告、巡查记录、保养记录等，均应作为档案进行管理。2.档案应包含纸质版和电子版，确保档案的完整性和可追溯性。（二）档案整理1.行政部应定期对门头广告字管理档案进行整理，按照文件类别、时间顺序等进行分类归档，确保档