药材养护器具管理制度

药材养护器具管理制度一、总则1.目的为加强公司药材养护器具的管理，确保药材储存质量，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有用于药材养护的器具，包括但不限于温湿度计、除湿机、空调、通风设备、防虫网、货架、货柜等。3.职责分工质量管理部门负责制定药材养护器具的养护计划和标准操作规程。定期检查养护器具的运行状况，确保其正常运行，并对检查结果进行记录。对养护器具的维护、维修和报废等情况进行审核和监督。仓库管理部门负责养护器具的日常使用和保管，确保其处于良好的备用状态。按照质量管理部门的要求，及时对养护器具进行清洁、消毒等维护工作。配合质量管理部门做好养护器具的定期检查和校准工作。设备管理部门负责养护器具的维修和保养计划的制定与实施。对养护器具进行定期巡检，及时发现并解决设备故障问题。提供养护器具的技术支持和培训，确保操作人员正确使用和维护设备。采购部门根据公司需求，负责养护器具的采购工作，确保所采购的器具符合质量要求和使用标准。对采购的养护器具进行验收，确保其数量、规格、质量等符合采购合同要求。使用部门负责本部门养护器具的日常使用和维护，严格按照操作规程进行操作。发现养护器具出现故障或异常情况时，及时向仓库管理部门或设备管理部门报告。二、养护器具的采购与验收1.采购计划各部门根据药材养护需求和器具的使用状况，每年年底前制定下一年度的养护器具采购计划，报仓库管理部门汇总。仓库管理部门结合公司库存情况和预算安排，对各部门的采购计划进行审核和调整，形成公司年度养护器具采购计划，报采购部门。2.采购实施采购部门依据批准的采购计划，按照公司采购管理制度进行采购。在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。采购合同应明确养护器具的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保采购的器具符合公司要求。3.验收标准与流程养护器具到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门、质量管理部门等相关人员进行验收。验收人员应依据采购合同、产品说明书等文件，对养护器具的数量、规格、型号、外观、质量等进行检查。对于温湿度计、电子天平、水分测定仪等计量器具，需按照国家相关计量法规要求进行校准，确保其准确性和可靠性。校准合格后方可投入使用，并做好校准记录。验收合格的养护器具，由仓库管理部门办理入库手续，并填写入库单。验收不合格的器具，采购部门应及时与供应商协商处理，直至达到验收标准或办理退货手续。三、养护器具的储存与保管1.储存环境要求养护器具应存放在干燥、通风、清洁的仓库内，避免受潮、生锈、损坏等情况。对于不同类型的养护器具，应根据其特性和要求进行分类存放。例如，电子设备应存放在防静电环境中，精密仪器应存放在专门的仪器柜内，并采取防尘、防潮、防震等措施。2.标识管理仓库管理部门应对养护器具进行标识管理，标明器具的名称、规格、型号、编号、使用部门、入库日期、有效期等信息。对于有校准要求的器具，应标明校准日期和有效期，并在有效期届满前及时进行校准。3.库存盘点仓库管理部门应定期对养护器具进行库存盘点，确保账物相符。盘点周期为每月一次，每年进行一次全面盘点。在盘点过程中，如发现账物不符或器具损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并填写盘点差异报告，报相关部门处理。四、养护器具的使用与维护1.操作规程制定质量管理部门应根据养护器具的特性和使用要求，制定详细的操作规程，明确操作步骤、注意事项、维护要求等内容。操作规程应发放至使用部门，并组织相关操作人员进行培训，确保其熟悉操作规程并严格按照要求进行操作。2.日常使用使用部门应指定专人负责养护器具的日常使用，并严格按照操作规程进行操作。操作人员应熟悉器具的性能和特点，掌握正确的操作方法，避免因操作不当导致设备损坏或影响药材养护效果。在使用过程中，如发现器具出现异常情况或故障，操作人员应立即停止使用，并及时报告仓库管理部门或设备管理部门。严禁设备带故障运行。3.维护保养计划设备管理部门应根据养护器具的使用频率、运行状况等因素，制定年度维护保养计划。维护保养计划应包括维护保养内容、时间安排、责任人等信息。维护保养计划应确保养护器具得到及时、有效的维护，延长其使用寿命，保证其性能稳定可靠。4.维护保养实施仓库管理部门和使用部门应按照维护保养计划的要求，对养护器具进行定期的清洁、消毒、润滑、紧固、校准等维护工作。对于一些专业性较强的维护工作，如设备的维修、校准等，应由设备管理部门或专业维修人员进行操作，并做好维护记录。维护记录应包括维护时间、维护内容、维护人员、维修更换的零部件等信息。5.故障维修当养护器具出现故障时，使用部门应及时填写设备维修申请单，报设备管理部门。设备管理部门应组织维修人员对故障进行诊断和维修。维修人员在维修过程中，应详细记录故障现象、维修过程和维修结果等信息，并填写设备维修记录。对于维修后仍不能正常使用的器具，应及时报告质量管理部门，共同商讨解决方案。维修后的养护器具应进行试运行，确保其性能恢复正常后方可继续投入使用。五、养护器具的校准与计量管理1.校准计划制定质量管理部门应根据养护器具的使用频率、精度要求、稳定性等因素，制定年度校准计划。校准计划应明确校准器具的名称、型号、编号、校准周期、校准机构等信息。对于国家强制检定的计量器具，应按照国家相关规定定期送法定计量检定机构进行检定。2.校准实施仓库管理部门应按照校准计划的要求，及时将需要校准的养护器具送指定的校准机构进行校准。校准机构应具备相应的资质和能力，确保校准结果的准确性和可靠性。在器具校准过程中，如发现校准结果不符合要求，仓库管理部门应及时通知质量管理部门和设备管理部门，对器具进行维修或报废处理，并对相关记录进行更新。3.校准记录管理质量管理部门应建立养护器具校准记录档案，记录每次校准的器具名称、型号、编号、校准日期、校准机构、校准结果等信息。校准记录应妥善保存，以备查阅。校准记录应至少保存两个校准周期或器具使用寿命结束后的两年，以满足追溯和质量控制的要求。六、养护器具的报废与处置1.报废条件养护器具符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且其性能严重下降，无法满足药材养护工作需要的。因技术进步、设备更新等原因，已被新型设备替代，且原设备已无使用价值的。因意外事故、自然灾害等原因导致设备严重损坏，无法修复或修复成本过高的。其他符合国家相关规定或公司内部规定的报废条件的情况。2.报废申请与审批使用部门或仓库管理部门发现养护器具符合报废条件时，应填写养护器具报废申请单，详细说明器具的名称、型号、编号、购置日期、报废原因等信息，并附上相关证明材料（如维修记录、故障报告等）。报废申请单经使用部门负责人、仓库管理部门负责人、设备管理部门负责人和质量管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。经公司分管领导批准后的报废申请单，由仓库管理部门负责办理报废手续。3.报废处置对于批准报废的养护器具，仓库管理部门应及时进行清理和处置。处置方式可根据器具的实际情况选择报废变卖、报废回收等。在报废处置过程中，仓库管理部门应做好记录，包括报废器具的名称、数量、处置方式、处置时间、处置收入等信息。处置记录应保存至少两年，以备审计和检查。对于涉及国家机密或公司敏感信息的养护器具，在报废处置前应进行数据清除或销毁处理，确保信息安全。七、监督与检查1.定期检查质量管理部门应定期对养护器具的管理情况进行检查，检查内容包括器具的采购、验收、储存、使用、维护、校准、报废等环节。检查周期为每季度一次。检查人员应按照相关制度和标准进行检查，并填写检查记录。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.不定期抽查公司领导和相关职能部门可根据工作需要，对养护器具的管理情况进行不定期抽查。抽查内容和方式可灵活多样，重点检查器具的实际运行状况、维护保养记录、校准情况等。对于抽查中发现的问题，应及时反馈给责任部门，并要求其立即整改。整改情况应及时跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.考核与奖惩公司将养护器具管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对在养护器具管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。对于因管理不善导致养护器具损坏、丢失、影响药材储