建筑单位合同管理制度

建筑单位合同管理制度一、总则（一）目的为加强建筑单位合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、项目部在建筑工程业务活动中所签订的各类合同，包括工程承包合同、材料设备采购合同、劳务分包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务。2.合约部门负责合同文本的起草、审核、修订工作，确保合同条款准确、完整、清晰。组织合同谈判，参与合同条款的协商确定，维护公司利益。建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和管理。负责合同价款的审核与结算工作，监督合同执行情况。3.项目部门负责本项目合同的执行，按照合同约定组织施工、采购材料设备等。及时向合约部门反馈合同履行过程中的问题，配合处理合同变更、解除等事宜。协助法务部门处理与本项目相关的合同纠纷。（二）各部门负责人职责1.对本部门签订的合同负责，确保合同签订、履行符合公司规定和要求。2.组织本部门人员学习合同管理制度，提高合同管理意识。3.协调本部门与其他部门在合同管理工作中的关系，共同推进合同管理工作。（三）公司领导职责1.审批重大合同，对合同的签订、履行等重大事项进行决策。2.监督合同管理制度的执行情况，对合同管理工作中存在的问题及时进行协调解决。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项项目部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人等基本情况，以及签订合同的必要性和可行性。合约部门对合同立项申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。2.合同起草合约部门根据合同立项申请，指定专人起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、合同价款、履行期限、质量标准、违约责任等主要条款。涉及技术条款的合同，应组织相关技术人员进行审核，确保技术条款的准确性和完整性。3.合同审核合同文本起草完成后，先由合约部门进行内部审核，重点审核合同条款的合法性、合理性、完整性等。法务部门对合同进行合法性审查，提出法律意见和建议。涉及财务、审计等方面的合同，应征求财务、审计部门的意见。审核通过的合同报公司领导审批。4.合同签订经公司领导审批同意后，由公司法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同前，应仔细核对对方当事人的主体资格、授权委托书等相关文件，确保合同签订主体合法有效。合同签订后，应及时加盖公司合同专用章，并由专人负责保管合同原件。（二）合同主体资格审查1.对方当事人为法人的，应审查其营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等相关证照是否真实有效，经营范围是否符合合同业务要求，是否具有良好的商业信誉和履约能力。2.对方当事人为自然人的，应审查其身份证件是否真实有效，是否具有相应的民事行为能力和经济实力。3.对于首次合作的客户，应通过多种渠道了解其信用状况，如查询信用报告、实地考察等。（三）合同条款审查1.主要条款审查标的条款：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等，确保标的具体明确，避免歧义。价格条款：明确合同价款的金额、支付方式、支付时间等，确保价格合理、支付方式明确可行。履行期限条款：明确合同的履行起始时间和结束时间，以及各阶段的工作进度要求，确保合同履行有明确的时间节点。质量条款：明确合同标的的质量标准，以及质量验收的程序和方法，确保质量要求具体可操作。违约责任条款：明确双方违约应承担的责任，包括违约金、赔偿金等，确保违约责任明确、合理，具有可操作性。2.其他条款审查争议解决条款：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁、诉讼等，并选择合适的争议解决机构。保密条款：对于涉及商业秘密、技术秘密等重要信息的合同，应明确保密义务和违约责任。不可抗力条款：明确不可抗力的定义、范围、通知程序、责任承担等，确保在不可抗力事件发生时，双方能够按照约定处理。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合约部门应及时组织项目部门、法务部门等相关人员进行合同交底。2.合同交底内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行要求、注意事项等，确保相关人员熟悉合同内容，明确各自的职责。（二）合同执行跟踪1.项目部门应按照合同约定组织施工、采购材料设备等，确保合同顺利履行。2.合约部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。3.对于合同履行过程中出现的重大问题，如工程变更、工期延误、质量事故等，项目部门应及时向合约部门和公司领导报告，并采取有效措施进行处理。（三）合同款项支付管理1.项目部门应根据合同约定，及时向合约部门提交付款申请，付款申请应包括付款金额、付款理由、对方收款账户等信息。2.合约部门对付款申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.财务部门根据公司领导审批意见，按照合同约定的支付方式和时间进行款项支付，并做好付款记录。五、合同变更与解除管理（一）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同条款，应由合同一方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.合约部门对变更申请进行审核，组织相关部门进行协商，达成一致意见后起草合同变更协议。3.合同变更协议应经双方签字（盖章）确认，并按照合同签订流程进行审批和签订。4.合同变更后，相关部门应按照变更后的合同履行各自的职责。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同一方有权提出解除合同。2.提出解除合同的一方应向对方发出书面解除通知，说明解除合同的原因、依据等。3.合约部门组织相关部门对解除合同事宜进行协商，达成一致意见后起草合同解除协议。4.合同解除协议应经双方签字（盖章）确认，并按照合同签订流程进行审批和签订。5.合同解除后，双方应按照协议约定进行结算和清理，妥善处理善后事宜。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同管理制度签订、履行合同，避免因合同签订不规范、履行不到位等原因引发纠纷。2.定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决潜在的问题，预防纠纷的发生。3.加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，避免因员工的不当行为引发纠纷。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，项目部门应及时向合约部门和法务部门报告，并提供相关证据材料。2.法务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案，必要时代表公司参与协商、调解、仲裁或诉讼等活动。3.在纠纷处理过程中，相关部门应积极配合法务部门的工作，提供必要的支持和协助。4.纠纷处理结束后，合约部门应及时总结经验教训，完善合同管理制度，避免类似纠纷再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合约部门应及时收集合同文本、相关审批文件、往来信函、补充协议等资料，并整理归档。2.项目部门应在合同履行过程中，及时将与合同有关的文件、资料移交合约部门归档。（二）档案整理1.合约部门对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号，建立合同档案目录。2.合同档案应包括合同正本、副本、附件、审批文件、往来信函、补充协议等，确保档案资料完整、齐全。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全、完整。2.建立合同档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合约部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理制度，不