做账凭证管理制度

做账凭证管理制度一、总则1.目的为了规范公司做账凭证的管理，保证会计信息的真实性、准确性、完整性和及时性，加强财务管理和内部控制，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的财务核算与做账凭证管理工作。3.职责分工财务部门负责制定和完善做账凭证管理制度，并组织实施。指导和监督各部门正确填制、取得和审核做账凭证。负责做账凭证的整理、装订、归档和保管工作。定期对做账凭证进行检查和分析，确保凭证质量和财务信息安全。各业务部门负责按照财务制度和相关规定，及时、准确地提供各类经济业务的原始凭证，并对其真实性、合法性负责。协助财务部门做好做账凭证的填制、审核等工作。档案管理部门负责提供存放做账凭证的专用场所，并确保档案存放环境安全、整洁。按照档案管理规定，协助财务部门做好做账凭证的查阅、借阅等工作。二、做账凭证的种类及基本要求（一）种类1.原始凭证外来原始凭证：是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如发票、收据、银行回单等。自制原始凭证：是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如入库单、出库单、工资表、费用报销单等。2.记账凭证收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款收付业务的记账凭证。（二）基本要求1.原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。2.记账凭证记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容。记账凭证摘要应当准确、简明地概括经济业务内容，以便于登记账簿和查阅凭证。记账凭证的书写应当清楚、规范，不得潦草。阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。金额数字一律填写到角、分；无角、分的，写“00”或符号“—”；有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”。汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或者“正”字。三、做账凭证的填制与取得（一）填制要求1.日期填写记账凭证的日期一般应填写经济业务发生的日期。如果是月末结账的记账凭证，日期应填写月末最后一天的日期。收付款业务的记账凭证，日期应填写实际收付款的日期。2.摘要填写摘要应简洁明了，能够准确反映经济业务的内容。对于同类经济业务，可以采用相同的摘要表述方式。摘要中应注明经济业务的发生时间、地点、人物、事项等关键信息，以便于查阅和核对。3.会计科目填写应按照国家统一的会计制度规定的会计科目名称和编号填写会计科目，不得随意变更或简化。对于明细科目较多的会计科目，应填写到最末级明细科目。会计科目应填写全称，不得使用简称。4.金额填写记账凭证中的金额应与原始凭证中的金额一致，不得涂改、挖补。金额的填写应规范，符合数字书写要求。（二）取得要求1.及时取得各业务部门应在经济业务发生或完成时，及时取得相关的原始凭证，并传递给财务部门。不得拖延或积压，确保原始凭证的及时性。2.真实合法取得的原始凭证必须是真实发生的经济业务的证明，不得伪造、变造。原始凭证应符合国家法律法规和财务制度的规定，具备合法的来源和形式。3.完整准确原始凭证应具备完整的内容，包括凭证的名称、日期、填制单位、内容、金额、签章等。各项内容应填写准确，不得遗漏或错误。四、做账凭证的审核（一）审核内容1.真实性审核审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否存在虚构、编造等情况。审核记账凭证所依据的原始凭证是否真实、有效。2.合法性审核审核原始凭证和记账凭证是否符合国家法律法规、财务制度和公司内部规定的要求。是否存在违法违规的经济业务记录。3.合理性审核审核经济业务的发生是否合理，是否符合公司的经营方针和财务计划。费用支出是否与公司的实际业务需求相符。4.完整性审核审核原始凭证和记账凭证的内容是否完整，各项要素是否齐全。凭证的签章是否完备，附件是否齐全。5.准确性审核审核记账凭证中的会计科目使用是否正确，金额计算是否准确，摘要填写是否清晰准确。（二）审核流程1.初审制单人完成记账凭证填制后，应先自行对凭证进行初步审核，检查凭证的填制是否符合要求，内容是否完整、准确。2.互审制单人将填制好的记账凭证交予同组其他会计人员进行互审。互审人员应认真审核凭证的各项内容，提出审核意见，如有问题及时与制单人沟通并修改。3.复审互审通过后的记账凭证交予财务主管进行复审。财务主管应对凭证的合法性、合理性、准确性等进行全面审核，对重大经济业务的凭证应重点审核。复审通过后，在记账凭证上签字确认。4.终审复审后的记账凭证交予财务经理进行终审。财务经理对整个审核流程进行监督和检查，对重要财务事项的凭证进行最终审核把关。终审通过后，记账凭证方可作为登记账簿的依据。五、做账凭证的传递与保管（一）传递1.传递流程各业务部门在取得原始凭证后，应及时整理并填写相关的交接清单，将原始凭证传递给财务部门的制单人。制单人根据原始凭证填制记账凭证，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。填制完成后，将记账凭证及原始凭证传递给互审人员。互审人员审核无误后，将记账凭证传递给复审人员。复审人员审核通过后，将记账凭证传递给终审人员。终审通过后的记账凭证由财务部门负责登记账簿，并按照规定的归档要求进行整理和保管。2.传递时间为确保财务信息的及时性，各部门应在经济业务发生后的[X]个工作日内将原始凭证传递给财务部门。财务部门应在收到原始凭证后的[X]个工作日内完成记账凭证的填制、审核和登记账簿工作。（二）保管1.保管期限做账凭证的保管期限按照国家有关规定执行。一般情况下，原始凭证和记账凭证的保管期限为[X]年。涉及外事和对私改造的会计凭证，其保管期限为永久。2.保管方式财务部门应设置专门的凭证保管档案室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保做账凭证的安全保管。做账凭证应按照类别、年度、月份等进行分类整理，装订成册，并在封面上注明凭证种类、起止号码、年度、月份、凭证张数等信息。电子记账凭证应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上，与纸质凭证一同保管。3.查阅与借阅内部人员因工作需要查阅做账凭证的，应填写查阅申请表，经财务部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得在凭证上涂改、标记、抽换或损坏凭证。外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅做账凭证的，应持有相关单位的正式介绍信，并经公司财务经理批准。查阅时，公司应安排专人陪同，并按照规定做好查阅记录。因特殊情况需要借阅做账凭证的，借阅人员应填写借阅申请表，经财务部门负责人和公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管凭证，不得转借他人，按期归还。六、做账凭证的销毁1.销毁条件做账凭证保管期满，且符合国家有关规定可以销毁的，由财务部门提出销毁申请。2.销毁程序财务部门应编制做账凭证销毁清单，详细列出拟销毁凭证的种类、年度、月份、起止号码、凭证张数等信息。将销毁清单报公司财务经理、分管领导审核批准。经批准后，由财务部门会同档案管理部门等相关人员共同对做账凭证进行销毁。销毁过程应进行记录，参加销毁的人员应在销毁清单上签字确认。3.特殊情况处理对于涉及未了事项或其他特殊情况的做账凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对做账凭证的管理情况