物业档案归档管理制度

物业档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司物业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属物业管理区域内形成的各类档案的归档管理。（三）档案定义物业档案是指公司在物业管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：归档的档案应真实反映物业管理活动的全过程，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集物业管理活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业有关标准及公司的规定，确保档案管理的规范化和标准化。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密和业主隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，指导和监督各部门的档案工作。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、鉴定、统计和销毁等工作。4.建立和完善档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。6.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。7.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部门归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合综合管理部门做好档案的整理、归档和利用等工作。3.严格遵守公司档案管理制度，按照规定的程序和要求办理档案的查阅、借阅等手续，确保档案的安全。4.对本部门形成的档案进行定期清理和核对，发现问题及时向综合管理部门报告，并协助进行处理。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备一定的档案专业知识和技能，熟悉物业管理业务。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案的整齐有序和安全完整。3.按照档案管理制度的要求，对档案进行鉴定和统计，及时清理过期和无用档案，做好档案销毁工作。4.负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息，为档案利用提供准确便捷的服务。5.热情接待档案查阅、借阅人员，严格按照规定办理查阅、借阅手续，做好档案利用登记和归还工作，对归还的档案进行认真核对和检查。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司行政管理文件，包括各类通知、决定、报告、请示、会议纪要等。2.物业管理业务文件，如物业服务合同、业主规约、装修管理规定、维修记录、巡查记录、投诉处理记录等。3.财务文件，包括财务报表、预算计划、费用收支凭证等。4.人力资源文件，如员工档案、考勤记录、培训资料、绩效考核文件等。5.工程技术文件，如房屋建筑图纸、设备设施档案、工程维修资料、安全技术资料等。6.客户服务文件，如业主资料、回访记录、社区文化活动资料等。7.其他具有保存价值的文件材料，如招投标文件、荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。4.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理后移交综合管理部门归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于整理和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为行政管理类、物业管理类、财务类、人力资源类、工程技术类、客户服务类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放，确保数据的安全性。3.对电子档案的存储环境进行监控，防止电子档案因存储介质损坏、病毒感染等原因导致数据丢失。4.定期对电子档案进行整理和维护，确保电子档案的准确性和完整性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，综合考虑档案的历史、现实和未来价值，确保档案的鉴定准确合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员和档案管理人员。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的价值和保管期限。2.根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司领导审批后，由综合管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.严格遵守档案查阅制度，确保档案查阅工作的规范有序。2.查阅档案应遵循保密原则，不得泄露档案内容。3.查阅档案应目的明确，仅限于工作需要，不得擅自扩大查阅范围。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将档案查阅申请表提交综合管理部门，综合管理部门根据申请内容进行审核，确定是否同意查阅。3.经审核同意查阅的，由档案管理人员按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅原则1.严格控制档案借阅范围，确因工作需要借阅档案的，应按照规定办理借阅手续。2.借阅档案应按时归还，不得逾期。如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换等。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将档案借阅申请表提交综合管理部门，综合管理部门根据申请内容进行审核，确定是否同意借阅。3.经审核同意借阅的，由档案管理人员按照规定办理借阅手续，填写档案借阅登记簿，并向借阅人发放档案。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，确认无误后办理归还手续，并在档案借阅登记簿上注明归还日期。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。统计报表应按照规定的时间和格式报送公司领导和上级主管部门。（二）移交工作1.公司内部机构调整或人员变动时，应及时办理档案移交