招标采购工作管理制度

招标采购工作管理制度总则目的为规范公司招标采购工作流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、设备采购、办公用品及耗材采购、服务采购等。基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最低化，实现公司经济效益最大化。管理职责招标采购管理部门职责1.负责制定和完善公司招标采购管理制度及流程，并组织实施。2.汇总各部门采购需求，编制年度、月度招标采购计划。3.组织招标采购项目的招标、评标、定标等工作。4.建立和管理供应商信息库，负责供应商的资格审查、评估和考核。5.协调处理招标采购过程中的争议和投诉。需求部门职责1.根据公司业务需要，提出准确、详细的采购需求。2.参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作。3.协助招标采购管理部门进行供应商考察、谈判等工作。4.负责采购合同的签订、执行及验收工作。财务部门职责1.参与招标采购项目的预算编制和审核。2.负责采购资金的筹集、支付和核算。3.对采购项目的成本进行分析和控制，提供财务方面的建议和支持。审计部门职责1.对招标采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规。2.审查采购合同的条款及执行情况，防范合同风险。3.对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。招标采购计划管理采购需求申报1.各需求部门应在每月[具体日期]前，将次月的采购需求以书面形式提交给招标采购管理部门。采购需求应明确采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、预算金额等详细信息。2.对于紧急采购需求，需求部门应及时与招标采购管理部门沟通，说明紧急原因及预计采购时间，经批准后可特事特办。采购计划编制招标采购管理部门根据各需求部门提交的采购需求，结合公司库存情况、资金状况等因素，汇总编制年度、月度招标采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购时间等，并报公司领导审批。采购计划调整因公司业务发展、市场变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时向招标采购管理部门提出申请，经审核后报公司领导批准。招标采购管理部门根据批准后的调整申请，对采购计划进行相应修改。招标采购方式及流程招标采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由招标采购管理部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后确定成交供应商。招标采购流程1.项目立项：需求部门提出采购项目申请，经公司领导批准后，招标采购管理部门进行项目立项。立项内容包括项目名称、采购内容、预算金额、采购方式等。2.招标采购文件编制：招标采购管理部门根据采购项目特点和需求，编制招标采购文件。招标采购文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。3.发布招标采购信息：根据采购方式，通过公司内部网站、公开媒体等渠道发布招标采购信息。公开招标公告应在指定的媒体上发布，邀请招标应向特定供应商发出投标邀请书，竞争性谈判、询价等采购方式应向符合条件的供应商发出采购邀请。4.供应商报名及资格审查：有意参加投标的供应商应在规定时间内报名，并提交相关资格证明文件。招标采购管理部门对供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。5.发售招标采购文件：向通过资格审查的供应商发售招标采购文件，并收取相应的费用。6.投标文件编制与递交：供应商应按照招标采购文件的要求编制投标文件，并在规定时间内递交至指定地点。7.开标：招标采购管理部门按照规定的时间和地点组织开标会议，当众开启投标文件，公布投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。8.评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员应客观、公正地履行职责。9.定标：公司领导根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。10.合同签订：中标供应商应在规定时间内与公司签订采购合同。合同条款应符合招标采购文件的要求，明确双方的权利和义务。11.采购项目实施与验收：需求部门负责采购项目的实施，并按照合同约定进行验收。验收合格后，办理相关结算手续。供应商管理供应商开发1.招标采购管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.对于新的采购项目，招标采购管理部门应根据项目需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步考察。考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量控制、售后服务等方面。3.经初步考察合格的供应商，招标采购管理部门应邀请其参与公司的招标采购活动。供应商评估与考核1.建立供应商评估体系，定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于评估结果为不合格的供应商，招标采购管理部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应取消其供应商资格。3.每年年底，招标采购管理部门应对供应商进行年度考核，根据考核结果调整供应商等级，并决定是否继续合作。供应商激励与淘汰1.对于评估和考核结果优秀的供应商，公司可给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、提供培训支持等。2.对于连续两次评估结果为不合格或年度考核结果为不合格的供应商，应予以淘汰，不再列入公司供应商信息库。招标采购合同管理合同签订1.采购项目定标后，招标采购管理部门应及时通知中标供应商签订采购合同。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，并明确双方的权利和义务。2.合同签订前，应进行合同评审。评审内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及与招标采购文件的一致性等。评审通过后，方可签订合同。合同执行1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门负责跟踪合同执行情况，及时向招标采购管理部门反馈合同执行过程中出现的问题。2.招标采购管理部门应定期检查合同执行情况，协调解决合同执行过程中的争议和纠纷。合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，应及时办理相关手续，如调整采购计划、结算货款等。招标采购监督与风险管理监督机制1.公司审计部门应对招标采购活动进行全过程审计监督，重点审查采购程序的合法性、合规性，采购文件的完整性、准确性，评标过程的公正性、客观性等。2.公司纪检监察部门应加强对招标采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。3.招标采购管理部门应建立内部监督机制，定期对采购项目进行自查自纠，发现问题及时整改。风险管理1.识别招标采购过程中的风险因素，如供应商违约、价格波动、质量问题、法律纠纷等。2.针对不