机电分包材料管理制度

机电分包材料管理制度一、总则1.目的为加强机电分包项目材料管理，确保材料供应及时、质量合格、成本可控，保障机电分包工程顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有机电分包工程项目中材料的采购、供应、仓储、使用及核算等管理活动。3.基本原则按需采购原则：根据施工进度和实际需求，合理安排材料采购，避免积压和浪费。质量第一原则：严格把控材料质量，确保所采购材料符合工程设计及相关标准要求。成本控制原则：在保证材料质量的前提下，通过优化采购渠道、合理安排库存等措施，降低材料采购及管理成本。责任明确原则：明确各部门及人员在材料管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、职责分工1.项目经理部负责编制机电分包工程材料总计划，报上级主管部门审核。根据施工进度计划，按月、周编制材料需求计划，并及时提交给物资部门。组织材料进场验收，对不合格材料及时通知物资部门处理。负责施工现场材料的堆放、保管、发放及使用监督，确保材料合理使用，杜绝浪费。定期对项目材料消耗情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。2.物资部门依据项目经理部提交的材料需求计划，负责机电分包工程材料的采购、租赁及调配工作。建立合格供应商名录，对供应商进行评价和管理，确保所采购材料的质量和供应及时性。负责材料的运输、仓储管理，做好材料的验收、入库、保管、发放等工作，确保材料数量准确、质量完好。定期盘点库存材料，及时掌握库存动态，对积压、变质等材料及时进行处理。负责编制材料采购及成本核算报表，上报相关部门。3.技术部门提供机电分包工程材料的技术要求和质量标准，参与材料供应商的考察和评价。对新材料、新技术、新工艺的应用提供技术支持，协助解决材料使用过程中的技术问题。审核材料代用申请，办理相关手续。4.质量部门负责对机电分包工程材料的质量进行检验和监督，参与材料供应商的考察和评价。对进场材料进行抽检，对不合格材料及时出具检验报告，并监督处理情况。协助解决材料质量纠纷，确保工程质量符合要求。5.财务部门负责机电分包工程材料采购资金的审核和支付，监督材料成本核算及控制情况。参与材料采购合同的评审，对合同中的付款条款进行审核。定期对项目材料成本进行分析和考核，为成本控制提供财务依据。三、材料计划管理1.总计划编制项目经理部应在机电分包工程合同签订后[X]个工作日内，根据工程图纸、施工组织设计及施工进度计划，编制材料总计划。材料总计划应包括材料名称、规格型号、数量、预计进场时间等内容，并报上级主管部门审核。2.月度计划编制每月[X]日前，项目经理部应根据当月施工进度计划，编制下月材料需求计划。材料需求计划应详细列出材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交给物资部门。3.周计划编制每周[X]日前，项目经理部应根据本周施工进度情况，编制下周材料需求计划。周计划应重点突出急需材料的品种、规格、数量及进场时间，确保物资部门及时采购供应。4.计划调整如因设计变更、施工进度调整等原因需要变更材料计划，项目经理部应及时填写《材料计划变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容及对工程进度的影响，经相关部门审核批准后，通知物资部门调整材料计划。四、材料采购管理1.供应商选择物资部门应通过市场调研、招标、询价等方式，建立合格供应商名录。合格供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的产品质量和供应能力。对新供应商，物资部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务等情况，并填写《供应商考察报告》。经评审合格后，方可纳入合格供应商名录。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对评价不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。2.采购合同签订物资部门根据项目经理部提交的材料需求计划，选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确材料名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同经双方协商一致后，由物资部门起草，报公司法律部门审核。审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签订采购合同。采购合同签订后，物资部门应及时将合同副本分发给项目经理部、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的工作安排。3.采购过程控制物资部门应按照采购合同要求，及时跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保材料按时、按质、按量供应。如因供应商原因导致材料供应延迟或质量问题，物资部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。如供应商无法解决，应及时向公司领导汇报，并根据合同约定追究供应商的违约责任。采购人员应严格遵守公司采购纪律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，确保采购过程公正、透明。五、材料验收管理1.验收准备材料到货前，物资部门应通知项目经理部、质量部门等相关人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉材料的质量标准、验收方法及相关要求，准备好验收所需的工具和场地。2.数量验收材料到货后，验收人员应首先对材料的数量进行核对。数量验收应按照采购合同及送货清单进行，确保材料数量准确无误。如发现数量不符，应及时与供应商联系，查明原因并处理。3.质量验收质量部门应按照相关标准和规范，对进场材料进行质量检验。质量检验可采用抽检、全检等方式进行，确保材料质量符合要求。对重要材料或关键部位使用的材料，应进行见证取样送检，检验合格后方可使用。如发现材料质量不合格，质量部门应及时出具检验报告，并通知物资部门和项目经理部。物资部门应立即与供应商联系，要求其更换合格材料或退货处理。4.验收记录验收人员应填写《材料验收记录》，详细记录材料名称、规格型号、数量、质量状况、验收日期等信息。验收记录应由验收人员签字确认，并加盖项目章。验收记录应妥善保管，作为材料管理的重要档案资料。六、材料仓储管理1.仓库设置根据机电分包工程施工需要，合理设置材料仓库。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保材料储存安全。2.材料入库材料到货验收合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续。入库材料应按照品种、规格、型号、批次等分类存放，并做好标识。仓库管理人员应根据验收记录，填写《材料入库单》，详细记录材料入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息。《材料入库单》应由仓库管理人员、送货人员及验收人员签字确认。3.材料保管仓库管理人员应定期对库存材料进行检查和盘点，确保材料数量准确、质量完好。如发现材料有损坏、变质等情况，应及时报告物资部门和项目经理部，并采取相应的措施进行处理。对易燃易爆、有毒有害等危险材料，应按照相关规定进行单独存放，并设置明显的警示标识。仓库管理人员应严格遵守危险材料的保管规定，确保储存安全。做好仓库的环境卫生工作，保持仓库整洁，防止材料受到污染。4.材料发放仓库管理人员应根据项目经理部提交的《材料领用申请表》发放材料。《材料领用申请表》应注明材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并经项目经理或其授权人员签字批准。发放材料时，仓库管理人员应按照“先进先出”的原则进行发放，确保材料质量不受影响。发放材料后，仓库管理人员应填写《材料出库单》，详细记录材料出库日期、名称、规格型号、数量、领用部门等信息。《材料出库单》应由仓库管理人员和领用人员签字确认。对贵重材料、限量材料等，应实行限额领料制度，严格控制材料的领用数量。七、材料使用管理1.施工现场材料堆放项目经理部应按照施工总平面布置图的要求，合理堆放施工现场材料。材料堆放应整齐有序，标识清晰，便于搬运和使用。2.材料使用监督施工人员应按照施工图纸和施工规范的要求使用材料，不得擅自更改材料的品种、规格、型号等。项目经理部应安排专人对施工现场材料的使用情况进行监督检查，及时发现和纠正浪费材料等行为。对浪费材料的责任人，应按照公司相关规定进行处罚。3.材料节约措施加强施工人员的节约意识教育，提高其对材料节约重要性的认识。推广应用新技术、新工艺、新材料，提高材料利用率，降低材料消耗。对施工过程中产生的边角料、废料等，应及时回收利用，减少浪费。八、材料成本核算与控制1.成本核算财务部门应按照公司财务制度的要求，对机电分包工程材料成本进行核算。材料成本核算应包括材料采购成本、运输成本、仓储成本、损耗成本等内容。每月末，财务部门应根据物资部门提供的材料采购及出入库数据，编制材料成本核算报表，反映材料成本的发生情况。2.成本分析定期对机电分包工程材料成本进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题。成本分析可采用对比分析、因素分析等方法进行，分析材料成本与预算成本、上期成本等的差异及其原因。根据成本分析结果，提出改进措施和建议，为成本控制提供决策依据。3.成本控制措施严格控制材料采购成本，通过招标、询价等方式，选择性价比高的供应商，降低采购价格。合理安排材料库存，减少库存积压和浪费，降低仓储成本。加强施工现场材料管理，杜绝浪费现象，提高材料利用率，降低损耗成本。定期对材料成本控制情况进行考核，对成本控制效果好的部门和个人进行奖励，对成本超支的部门和个人进行处罚。九、材料盘点与清查1.定期盘点每月末，仓库管理人员应会同项目经理部相关人员对库存材料进行盘点。盘点应做到账实相符，如实记录盘点结果。盘点结束后，仓库管理人员应填写《材料盘点表》，详细记录材料名称、规格型号、数量、实际库存数量、盘盈盘亏数量及原因等信息。《材料盘点表》应由盘点人员签字确认，并加盖项目章。2.不定期清查公司将不定期组织对机电分包工程材料进行清查。清查内容包括材料的采购、供应、仓储、使用等环节。清查结束后，应形成清查报告，