购用印鉴卡管理制度

购用印鉴卡管理制度一、总则1.目的为规范公司印鉴卡的购用管理，确保印鉴使用的安全性、合法性和规范性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司印鉴使用的相关活动。3.定义印鉴卡：指公司用于证明特定身份或授权进行某项业务活动的印章卡片，包括但不限于公章、财务专用章、合同专用章、法人章等。二、印鉴卡的种类及用途1.公章代表公司对外行使权力和承担责任的主要印鉴，用于各类重要文件、合同、协议、证明等的签署。2.财务专用章专门用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。3.合同专用章用于签订各类经济合同、业务合作协议等，明确公司在合同关系中的权利和义务。4.法人章通常用于特定的财务事项或经法人授权的其他重要文件签署。三、印鉴卡的购置1.购置申请各部门因工作需要购置印鉴卡时，应填写《印鉴卡购置申请表》，详细说明购置印鉴卡的种类、用途、数量及预计使用期限等信息，并经部门负责人审核签字后，提交至行政管理部门。2.审核审批行政管理部门收到《印鉴卡购置申请表》后，应进行严格审核，重点审查购置需求的合理性、必要性以及是否符合公司相关规定。审核通过后，报公司分管领导审批。3.统一购置经审批同意购置的印鉴卡，由行政管理部门统一负责联系具有资质的印章制作单位进行制作。购置过程中，应要求印章制作单位严格按照公司规定的样式、规格和材质进行制作，并提供质量合格证明。4.验收登记印鉴卡制作完成后，行政管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括印鉴卡的外观质量、印章文字清晰度、规格尺寸是否符合要求等。验收合格后，由行政管理部门负责进行登记，建立印鉴卡台账，详细记录印鉴卡的种类、编号、购置日期、使用部门、保管人等信息。四、印鉴卡的领用1.领用申请使用部门根据工作需要领用印鉴卡时，应填写《印鉴卡领用申请表》，注明领用印鉴卡的种类、用途、预计使用期限等，并经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。2.审批发放行政管理部门对《印鉴卡领用申请表》进行审核，确保领用需求合理合规。审核通过后，报公司分管领导审批。经审批同意后，行政管理部门按照规定发放印鉴卡，并要求领用人在《印鉴卡领用登记表》上签字确认。3.交接手续领用人领取印鉴卡时，应与行政管理部门办理交接手续，明确印鉴卡的数量、完好状况等信息。交接过程中，双方应在《印鉴卡交接清单》上签字确认，以备后续查询核对。五、印鉴卡的保管1.专人保管印鉴卡应由专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。各部门应指定一名政治素质高、业务能力强的员工作为印鉴卡保管人，并报行政管理部门备案。2.保管场所印鉴卡应存放在安全可靠的场所，如保险柜、文件柜等，并确保存放场所具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。3.保管要求保管人应妥善保管印鉴卡，不得随意转借、丢失或擅自销毁。如因工作需要暂时离开岗位，应将印鉴卡交部门负责人指定的其他人员代为保管，并办理交接手续。严禁将印鉴卡带出公司办公区域，如有特殊情况需要带出，必须经公司分管领导批准，并采取相应的安全措施。4.定期盘点行政管理部门应定期对印鉴卡进行盘点，确保印鉴卡的数量、状态与台账记录一致。盘点工作每季度进行一次，盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅。如发现印鉴卡丢失、损坏等异常情况，应立即查明原因，并采取相应的补救措施。六、印鉴卡的使用1.使用范围印鉴卡必须严格按照规定的使用范围使用，不得超出授权范围擅自使用。具体使用范围如下：公章：用于公司对外的重要文件、合同、协议、证明等的签署。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。合同专用章：用于签订各类经济合同、业务合作协议等。法人章：用于特定的财务事项或经法人授权的其他重要文件签署。2.使用审批使用印鉴卡时，应填写《印鉴卡使用申请表》，详细说明使用印鉴卡的事项、用途、涉及金额、使用期限等信息，并经相关部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。如涉及重大事项或金额较大的业务，还需报公司法人审批。3.使用登记印鉴卡使用人应在《印鉴卡使用登记表》上详细记录印鉴卡的使用时间、使用事项、使用人等信息。使用完毕后，应及时将印鉴卡归还保管人，并在登记表上签字确认。4.使用监督行政管理部门应加强对印鉴卡使用情况的监督检查，定期对印鉴卡使用记录进行抽查核实。如发现违规使用印鉴卡的行为，应及时制止并进行调查处理，视情节轻重给予相应的处罚。七、印鉴卡的更换与注销1.更换情形印鉴卡如有磨损、损坏、字迹不清等情况，或因公司名称变更、业务调整等原因需要更换印鉴卡样式时，由行政管理部门提出更换申请，并填写《印鉴卡更换申请表》，详细说明更换原因、更换内容等信息。经公司分管领导审批同意后，按照本制度规定的购置流程进行更换。2.注销情形印鉴卡因不再使用、遗失、被盗等原因需要注销时，由保管人填写《印鉴卡注销申请表》，说明注销原因，并经部门负责人审核签字后，提交至行政管理部门。行政管理部门核实情况后，报公司分管领导审批。经审批同意后，行政管理部门负责将注销的印鉴卡进行封存，并在印鉴卡台账上注明注销日期、注销原因等信息。3.更换与注销手续印鉴卡更换或注销时，行政管理部门应组织相关人员进行监交，确保印鉴卡的更换或注销过程规范、准确。更换或注销完成后，应及时更新印鉴卡台账及相关档案资料。八、印鉴卡的遗失处理1.挂失报告如发现印鉴卡遗失，保管人应立即向部门负责人报告，并在第一时间向行政管理部门挂失。同时，应采取必要的措施防止印鉴卡被冒用，如通知相关业务往来单位、银行等。2.调查处理行政管理部门接到挂失报告后，应立即展开调查，查明印鉴卡遗失的原因、时间、地点等情况。如因保管不善导致印鉴卡遗失，应视情节轻重追究保管人的责任。同时，应及时向公司领导汇报情况，并根据公司领导的指示，采取相应的补救措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。3.补办手续在完成挂失报告和调查处理后，如确需补办印鉴卡，应按照本制度规定的购置流程进行补办。补办过程中，应注明“遗失补办”字样，并在印鉴卡台账及相关档案资料中进行详细记录。九、违规责任追究1.责任界定凡违反本制度规定使用、保管印鉴卡的行为，均视为违规行为。违规行为包括但不限于未经审批擅自使用印鉴卡、超范围使用印鉴卡、转借印鉴卡、丢失印鉴卡未及时报告等。2.责任追究对于违规使用、保管印鉴卡的行为，公司将视情节轻重给予相应的责任追究。责任