活动经费决算管理制度

活动经费决算管理制度一、总则（一）目的为加强公司活动经费的管理与监督，规范活动经费的决算流程，提高资金使用效益，确保活动经费的合理支出，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类活动经费的决算管理，包括但不限于会议、培训、团建、市场推广等活动。（三）基本原则1.预算控制原则：活动经费决算应严格控制在预算范围内，确保各项支出合理、合规。2.真实准确原则：决算数据应真实、准确、完整地反映活动经费的实际使用情况。3.审批监督原则：活动经费决算需经过严格的审批流程，接受公司内部的监督检查。4.效益优先原则：在保证活动质量的前提下，提高资金使用效益，降低活动成本。二、活动经费预算编制（一）预算编制依据1.活动计划与方案，明确活动的目标、内容、规模、时间等。2.过往类似活动的经费支出情况，进行参考和分析。3.市场价格信息，包括场地租赁、餐饮、交通、物资采购等费用标准。（二）预算编制内容1.人员费用：包括活动工作人员的薪酬、补贴、奖金等。2.场地费用：场地租赁、布置、设备租赁等费用。3.餐饮费用：活动期间的用餐、茶歇等费用。4.交通费用：活动人员的交通接送、差旅费等。5.物资采购费用：活动所需的办公用品、宣传资料、礼品等采购费用。6.宣传推广费用：活动的广告投放、媒体合作、宣传物料制作等费用。7.其他费用：如活动保险、税费、不可预见费用等。（三）预算编制流程1.活动主办部门根据活动计划和方案，编制活动经费预算草案，详细列出各项费用的预算金额。2.将预算草案提交至财务部门进行初步审核，财务部门根据预算编制依据和公司财务政策，对预算草案的合理性、准确性进行审核，并提出修改意见。3.活动主办部门根据财务部门的审核意见，对预算草案进行修改完善后，提交至公司管理层审批。4.公司管理层对活动经费预算进行审批，审批通过后的预算作为活动经费支出的控制依据。三、活动经费支出管理（一）支出审批流程1.活动主办部门在活动实施过程中，按照预算安排进行经费支出。对于每一笔支出，需填写费用报销申请表，并附上相关的发票、收据、合同等凭证。2.费用报销申请表经活动主办部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性，以及支出是否符合预算安排和公司财务制度。3.财务部门审核通过后，将费用报销申请表提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据活动情况和财务审核意见，对费用报销进行审批。4.费用报销申请表经公司分管领导审批通过后，方可进行报销支付。（二）支出标准与规范1.人员费用应按照公司薪酬制度和相关规定执行，不得擅自提高标准或发放额外补贴。2.场地费用应根据活动规模和实际需求，选择合适的场地，并按照市场价格进行租赁。场地布置费用应合理控制，避免浪费。3.餐饮费用应根据活动人数和用餐标准进行安排，严格控制餐饮成本。不得安排高档餐饮或超标准用餐。4.交通费用应根据活动实际情况选择合适的交通方式，合理控制交通成本。如需租用车辆，应选择正规的租车公司，并签订租赁合同。5.物资采购费用应按照公司采购管理制度进行，选择合格的供应商，确保物资质量和价格合理。采购物资应进行验收，并填写验收单。6.宣传推广费用应根据活动目标和市场需求，制定合理的宣传推广方案，并严格控制费用支出。宣传推广活动应进行效果评估，确保宣传推广费用的投入产出比合理。7.其他费用应根据实际情况进行合理支出，如活动保险应选择正规的保险公司，并根据活动风险情况确定保险金额和保险期限。税费应按照国家税收法规进行缴纳。（三）支出调整1.在活动实施过程中，如因特殊情况需要调整活动经费预算，活动主办部门应及时填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整金额和调整后的预算安排。2.预算调整申请表经活动主办部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门审核内容包括调整原因的合理性、调整金额的准确性，以及调整后的预算是否符合公司财务政策和活动实际需求。3.财务部门审核通过后，将预算调整申请表提交至公司管理层审批。公司管理层根据活动情况和财务审核意见，对预算调整进行审批。4.预算调整申请表经公司管理层审批通过后，方可进行预算调整。活动主办部门应按照调整后的预算安排进行经费支出。四、活动经费决算编制（一）决算编制要求1.活动结束后，活动主办部门应及时对活动经费的使用情况进行清理和结算，编制活动经费决算报告。2.决算报告应真实、准确、完整地反映活动经费的实际收支情况，包括收入明细、支出明细、结余情况等。3.决算报告应附有相关的凭证、报表、合同等资料，作为决算的依据。（二）决算编制内容1.收入情况：包括活动的门票收入、赞助收入、政府补贴等各项收入明细。2.支出情况：按照预算编制内容，详细列出各项费用的实际支出金额，包括人员费用、场地费用、餐饮费用、交通费用、物资采购费用、宣传推广费用、其他费用等。3.结余情况：计算活动经费的实际结余金额，分析结余原因。4.差异分析：对比预算与决算的差异情况，分析差异原因，包括预算编制不准确、活动实施过程中费用控制不当等原因。（三）决算编制流程1.活动主办部门在活动结束后[X]个工作日内，完成活动经费决算报告的编制工作。2.将决算报告提交至财务部门进行审核。财务部门对决算报告的真实性、准确性、完整性进行审核，并与预算执行情况进行对比分析。3.财务部门审核通过后，将决算报告提交至公司管理层审批。公司管理层对决算报告进行审批，确认活动经费的使用情况是否符合预算安排和公司财务制度。4.决算报告经公司管理层审批通过后，作为公司活动经费管理的重要资料进行存档。五、活动经费审计与监督（一）内部审计1.公司审计部门定期对活动经费的使用情况进行内部审计，检查活动经费的预算编制、支出管理、决算编制等环节是否符合本制度和公司财务制度的规定。2.审计部门在审计过程中，可通过查阅凭证、报表、合同等资料，实地查看活动场地、物资采购情况等方式，对活动经费的使用情况进行全面审查。3.审计部门根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。活动主办部门应根据审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。（二）财务监督1.财务部门负责对活动经费的日常核算和监督管理，定期对活动经费的预算执行情况进行分析和通报。2.财务部门在审核活动经费支出时，如发现不符合预算安排或公司财务制度的支出，应及时提出意见并拒绝报销。3.财务部门应加强对活动经费决算的审核，确保决算数据的真实、准确、完整。对决算中发现的问题，应及时与活动主办部门沟通，要求其进行说明和整改。（三）员工监督1.公司员工有权对活动经费的使用情况进行监督，如发现有违规支出或浪费现象，可向公司管理层或审计部门举报。2.公司管理层和审计部门应及时受理员工的举报，并对举报内容进行调查核实。如举报属实，应按照公司规定对相关责任人进行处理。六、罚则（一）对违反本制度的活动主办部门和相关责任人，公司将视情节轻重给予以下处罚：1.责令改正，追回违规支出的费用。2.通报批评，对相关责任人进行批评教育。3.扣发绩效奖金，根据违规情节的严重程度，扣发相关责任人一定比例的绩效奖金。4.解除劳动合同，对情节严重、造成重大损失的相关责任人，公司将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。（二）对在活动经费管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，包括但不限