教育行业合同管理制度

教育行业合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教育培训服务合同、合作办学合同、采购合同、租赁合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，确定合同条款。公平公正原则：合同内容应体现公平、公正，不得损害公司及对方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规要求提出专业意见。参与重大合同的谈判、起草工作，从法律角度提供风险防范建议。负责处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。2.业务部门负责合同的前期洽谈、意向沟通，收集对方主体资格、资信状况等相关信息。负责合同的起草、修订工作，确保合同条款符合业务实际需求。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题，并向公司汇报。负责与合同对方的沟通协调，处理合同变更、解除等事宜。3.财务部门参与合同的审核，对合同涉及的财务条款进行审查，确保财务收支的合理性和合规性。负责合同款项的收付管理，按照合同约定及时办理收款、付款手续，并进行账务处理。协助业务部门对合同执行情况进行财务分析，提供财务数据支持。4.人事部门负责对涉及员工权益的合同进行审核，确保员工权益得到保障。协助业务部门对合同履行过程中的人员安排进行协调，确保各项工作顺利开展。三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容，提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，合同立项成立。2.合同起草业务部门根据合同立项内容，负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、服务内容、价格、付款方式、违约责任等条款。起草完成后，业务部门将合同文本提交法务部门进行合法性审查。3.合同审核法务部门收到合同文本后，应在[X]个工作日内完成合法性审查，并出具审查意见。审查意见应明确指出合同文本中存在的法律风险及修改建议。业务部门根据法务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交法务部门审核，直至审核通过。财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，确保财务收支的合理性和合规性。审核通过后，在合同审核表上签字确认。人事部门对涉及员工权益的合同进行审核，审核通过后，在合同审核表上签字确认。合同文本经法务部门、财务部门、人事部门审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，合同方可签订。4.合同签订合同签订前，业务部门应确保对方主体资格合法有效，具备相应的履约能力。合同签订时，应由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。授权代表签订合同的，应出具法定代表人的授权委托书。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门、人事部门等相关部门存档。四、合同履行管理1.履行计划制定合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等内容。履行计划应报部门负责人审核，并报分管领导备案。2.履行跟踪与监督业务部门应按照履行计划，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或履行过程中出现异常情况的合同，业务部门应及时向分管领导汇报，并采取相应的措施进行处理。法务部门、财务部门、人事部门等相关部门应根据各自职责，对合同履行情况进行监督检查，确保合同履行符合法律法规及公司规定。3.款项收付管理财务部门应按照合同约定，及时办理收款、付款手续。收款时，应核对款项的金额、来源、性质等信息，确保收款的准确性和合法性。付款时，应严格按照审批流程进行，确保付款的合规性。财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录每笔款项的收付时间、金额、对方单位等信息，并定期与业务部门进行核对。4.变更与解除管理合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方，并按照合同约定及法律法规规定办理相关手续。解除合同的协议应按照合同签订流程进行审核、审批。合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法务部门、财务部门、人事部门等相关部门，并对合同履行情况进行清理。五、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本、合同审批表、授权委托书、变更协议、解除协议等相关资料收集整理，并移交公司档案室存档。2.档案整理档案室对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，建立合同档案目录。3.档案保管档案室应配备专门的档案保管设施，确保合同档案的安全存放。合同档案应按照保密规定进行保管，未经公司批准，不得擅自查阅、复印、外传。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人审核，报分管领导审批后，方可查阅。查阅档案时，应在档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅后，应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。六、合同风险管理1.风险识别与评估法务部门应定期对公司签订的合同进行风险识别与评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险等。根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任部门和责任人。2.风险监控与预警业务部门、法务部门、财务部门等相关部门应密切关注合同履行情况，及时发现并报告风险事件。对于可能引发重大风险的事件，应及时启动应急预案，采取有效措施进行处理，降低风险损失。3.风险应对措施针对不同类型的风险，采取相应的应对措施。如对于法律风险，加强合同文本的合法性审查，聘请专业律师提供法律支持；对于信用风险，加强对方资信调查，要求对方提供担保或采取其他信用防范措施；对于市场风险，加强市场调研，合理调整合同价格和履行期限等。七、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，从源头上预防合同纠纷的发生。定期组织合同管理培训，提高员工的合同法律意识和风险防范能力。2.纠纷处理流程合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据资料，并向法务部门报告。法务部门根据纠纷情况，制定纠纷处理方案，明确处理方式、处理期限、责任人等内容。如纠纷需要通过诉讼、仲裁等法律程序解决，法务部门应代表公司参与相关法律程序，维护公司合法权益。