礼品出入库管理制度

礼品出入库管理制度一、总则（一）目的为加强公司礼品管理，规范礼品出入库流程，确保礼品的安全、准确收发与合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有礼品的出入库管理，包括但不限于商务往来礼品、员工福利礼品、活动奖品等。（三）职责分工1.采购部门根据公司需求，负责礼品的采购工作，确保所采购礼品符合公司要求和质量标准。与供应商沟通协调，跟进礼品的到货情况，并及时通知相关部门。2.仓库管理部门负责礼品的入库验收、存储保管、出库发放等工作，确保礼品数量准确、质量完好。定期对仓库进行盘点，保证账物相符，并及时上报库存情况。3.使用部门根据实际工作需要，提前提交礼品领用申请，明确礼品用途、数量等信息。负责对领用礼品的使用情况进行跟踪和反馈。4.财务部门负责礼品采购费用的审核与支付。对礼品出入库情况进行账务处理，定期与仓库管理部门核对账目。二、礼品入库管理（一）采购申请1.使用部门如需采购礼品，应提前填写《礼品采购申请表》，详细注明礼品名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人根据实际需求对申请进行审核，审核通过后提交至采购部门。（二）采购执行1.采购部门接到经审批的《礼品采购申请表》后，按照要求进行礼品采购。在选择供应商时，应综合考虑产品质量、价格、交货期等因素，确保采购的礼品符合公司标准。2.采购人员与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务，包括礼品规格、数量、价格、交货方式、验收标准等条款。（三）到货验收1.礼品到货前，采购部门应提前通知仓库管理部门做好验收准备。2.仓库管理部门在收到礼品时，应依据采购合同或协议以及送货清单，对礼品的数量、规格、型号、质量等进行仔细验收。数量验收：核对到货礼品的实际数量与送货清单是否一致，如有差异，应及时与供应商沟通核实。规格型号验收：检查礼品的规格、型号是否符合采购要求，确保与申请和合同一致。质量验收：对礼品的外观、性能等进行检查，确保无损坏、无质量问题。对于需要进行功能测试的礼品，应按照相关标准进行测试。3.验收合格的礼品，仓库管理人员应在送货清单上签字确认，并办理入库手续。入库时，应按照礼品的类别、规格、型号等进行分类存放，同时建立详细的库存台账，记录礼品的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。4.验收过程中如发现礼品存在数量短缺、质量问题或与合同不符等情况，仓库管理部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。如因质量问题导致无法使用的礼品，应及时办理退货手续。三、礼品存储管理（一）仓库环境要求1.仓库应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度适宜，以确保礼品的质量不受影响。2.仓库应划分不同的区域，如合格品区、不合格品区、待处理区等，对礼品进行分类存放，并设置明显的标识牌。（二）库存盘点1.仓库管理部门应定期对礼品进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况设定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括整理库存、核对账目等。盘点过程中，应认真清点礼品数量，检查礼品的质量状况，并如实记录盘点结果。3.盘点结束后，仓库管理人员应编制《礼品盘点表》，详细记录礼品的实际库存数量、账面数量、差异数量及原因等信息。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。4.对于盘盈或盘亏的礼品，仓库管理部门应填写《礼品盘盈/盘亏报告表》，分析原因，提出处理建议，报部门负责人审核后，提交财务部门进行账务处理。（三）库存安全管理1.仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保礼品存储安全。2.仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁无关人员进入仓库。在离开仓库时，应确保门窗关闭，电器设备断电。3.定期对仓库进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。对于易损、易变质的礼品，应采取特殊的保管措施，如定期检查、通风防潮等，以延长其使用寿命。四、礼品出库管理（一）领用申请1.使用部门因工作需要领用礼品时，应填写《礼品领用申请表》，注明礼品名称、规格、数量、用途、预计领用时间等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人根据实际工作情况对申请进行审核，审核通过后提交至仓库管理部门。（二）出库发放1.仓库管理部门接到经审批的《礼品领用申请表》后，按照申请要求进行礼品发放。发放时，应认真核对礼品的名称、规格、数量等信息，确保与申请表一致。2.礼品发放后，仓库管理人员应在库存台账上及时记录礼品的出库日期、领用部门、领用人员、礼品名称、规格、数量等信息，并更新库存余额。同时，要求领用人员在《礼品领用登记表》上签字确认。3.对于贵重礼品或有特殊要求的礼品，仓库管理部门可根据实际情况要求领用人员提供相关证明或说明，以确保礼品的使用符合规定。（三）礼品退换1.如因特殊原因需要退换已领用的礼品，领用部门应填写《礼品退换申请表》，说明退换原因，并提交部门负责人审批。2.审批通过后，领用部门将礼品及《礼品退换申请表》一并交回仓库管理部门。仓库管理部门在收到退换礼品后，应进行检查核实，如礼品符合退换条件，应办理入库手续，并在库存台账上进行相应调整。同时，通知财务部门对相关账务进行处理。3.如因礼品质量问题导致需要退换的，仓库管理部门应及时与采购部门沟通，由采购部门负责与供应商协商解决退换货事宜。五、礼品使用管理（一）使用监督1.使用部门应按照申请用途合理使用礼品，确保礼品用于公司业务往来、员工福利、活动奖励等规定范围内。2.公司相关部门有权对礼品的使用情况进行监督检查，如发现礼品使用不当或违规行为，应及时制止并要求整改。（二）使用记录与反馈1.使用部门应建立礼品使用记录台账，详细记录礼品的发放对象、发放时间、礼品用途等信息，以便于跟踪和查询。2.在礼品使用过程中，使用部门应及时收集反馈信息，了解礼品的使用效果和受赠方的意见建议，并将相关情况反馈给公司相关部门。六、礼品报废管理（一）报废申请1.对于因损坏、过期、变质等原因无法继续使用的礼品，仓库管理部门应填写《礼品报废申请表》，注明礼品名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，提交至财务部门进行审批。财务部门根据公司财务制度和相关规定，对报废申请进行审核，审核通过后方可进行报废处理。（二）报废处理1.经审批同意报废的礼品，仓库管理部门应按照公司规定的报废流程进行处理。一般可采用集中销毁、变卖等方式，但需确保处理过程符合环保、安全等要求。2.在报废处理过程中，仓库管理人员应做好记录，包括报废礼品的名称、规格、数量、处理方式、处理时间等信息，并将相关记录存档保存。3.财务部门根据报废处理结果进行账务处理，冲减相应的库存成本。七、礼品账务管理（一）账务核算1.财务部门应按照财务会计准则和公司相关规定，对礼品的采购、入库、出库、库存、报废等业务进行准确的账务核算。2.建立礼品明细账，详细记录礼品的收支情况，确保账目清晰、准确。（二）账目核对1.财务部门定期与仓库管理部门核对礼品账目，每月至少核对一次，确保账账相符。2.在核对过程中，如发现账目差异，应及时查明原因，并进行调整。如因账务处理错误或其他原因导致账目不符，应及时进行更正，并追究相关人员的责任。八、附则