教材图书使用管理制度

教材图书使用管理制度一、总则1.目的为了加强公司教材图书的管理，规范教材图书的使用流程，提高教材图书的使用效率，保障公司培训及业务开展的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有教材图书的采购、存储、借阅、使用、归还及报废等管理活动。3.职责分工人力资源部负责制定年度教材图书采购计划，根据各部门培训需求和业务发展需要，汇总整理教材图书需求清单。组织教材图书的采购工作，与供应商进行沟通谈判，签订采购合同。建立教材图书管理台账，记录教材图书的采购、存储、借阅、使用、归还及报废等情况。定期对教材图书的使用情况进行统计分析，为教材图书的优化管理提供依据。各部门根据本部门的培训需求和业务发展需要，及时向人力资源部提交教材图书需求清单。负责本部门员工对教材图书的借阅、使用和归还工作，并督促员工妥善保管教材图书。协助人力资源部做好教材图书的盘点工作，及时反馈教材图书的损坏、丢失等情况。行政部门负责提供教材图书的存储场地，确保教材图书存储环境安全、整洁、通风良好。定期对教材图书存储场地进行检查，确保教材图书的存储安全。负责教材图书的日常维护和保养工作，如装订、修补、清洁等。二、采购管理1.采购计划制定每年年底，人力资源部根据各部门提交的下一年度培训需求计划和业务发展需要，结合公司实际情况，制定年度教材图书采购计划。采购计划应明确教材图书的名称、数量、版本、预计采购时间等内容，并报公司领导审批。2.供应商选择人力资源部根据采购计划，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择合适的教材图书供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，建立供应商档案。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为合作伙伴。3.采购合同签订与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括教材图书的名称、数量、版本、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应报公司领导审批后生效，并由人力资源部负责存档保管。4.采购验收教材图书到货后，人力资源部应组织相关人员进行验收。验收内容包括教材图书的数量、版本、质量、外观等是否符合采购合同要求。验收合格的教材图书，由人力资源部办理入库手续；验收不合格的教材图书，应及时与供应商联系，要求供应商更换或退货。三、存储管理1.存储场地设置行政部门应根据公司实际情况，设置专门的教材图书存储场地，确保存储场地安全、整洁、通风良好。存储场地应配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备，以保证教材图书的存储安全。2.分类存放教材图书应按照类别、科目、版本等进行分类存放，便于查找和管理。建立教材图书存放标识牌，标明教材图书的类别、科目、版本等信息。3.库存盘点人力资源部应定期对教材图书进行库存盘点，确保账实相符。库存盘点每年至少进行一次，盘点结果应形成盘点报告，报公司领导审阅。如发现教材图书有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照本制度相关规定进行处理。四、借阅管理1.借阅申请各部门员工因工作需要借阅教材图书时，应填写《教材图书借阅申请表》，注明借阅教材图书的名称、数量、借阅时间、归还时间等内容，并经本部门负责人签字批准。《教材图书借阅申请表》应提交至人力资源部，由人力资源部进行审核登记。2.借阅审批人力资源部根据员工的借阅申请，进行审批。如申请借阅的教材图书库存充足，且符合借阅规定，应予以批准；如申请借阅的教材图书库存不足或不符合借阅规定，应向员工说明情况，并拒绝借阅申请。3.借阅登记经审批同意借阅的教材图书，人力资源部应进行借阅登记，记录借阅员工的姓名、部门、借阅教材图书的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。借阅员工应在借阅登记本上签字确认。4.借阅期限教材图书的借阅期限一般为[X]天，如需延长借阅期限，应提前向人力资源部提出申请，并经批准后方可延长。延长后的借阅期限最长不得超过[X]天。5.归还管理借阅员工应在借阅期限届满前，将所借教材图书归还至人力资源部。如因特殊原因不能按时归还，应提前向人力资源部说明情况，并办理续借手续。人力资源部在收到归还的教材图书后，应进行检查，如发现教材图书有损坏、丢失等情况，应按照本制度相关规定进行处理。五、使用管理1.使用规范员工在使用教材图书时，应妥善保管，不得随意涂改、损坏、丢失。不得将教材图书转借他人或带出公司使用。如因工作需要对教材图书进行复印、扫描等操作，应经人力资源部同意，并在规定的范围内使用。2.培训使用各部门在组织培训时，应优先使用公司内部的教材图书。如需使用外部教材图书，应提前向人力资源部提出申请，并经批准后方可使用。在培训过程中，培训讲师应合理使用教材图书，确保培训效果。培训结束后，培训讲师应及时将教材图书归还至人力资源部。3.业务参考使用员工在日常工作中如需参考教材图书，应在公司内部指定的场所使用，并遵守相关规定。使用完毕后，应及时将教材图书归还至人力资源部。六、报废管理1.报废鉴定教材图书因使用年限过长、内容陈旧、损坏严重等原因，已无法正常使用的，由人力资源部组织相关人员进行报废鉴定。报废鉴定应填写《教材图书报废鉴定表》，注明教材图书的名称、版本、数量、报废原因等内容，并经公司领导审批。2.报废处理经批准报废的教材图书，由人力资源部负责统一处理。处理方式包括出售、捐赠、销毁等，具体处理方式应根据教材图书的实际情况确定。报废处理过程应进行记录，包括处理时间、处理方式、处理人员等信息。七、赔偿管理1.损坏赔偿员工因保管不善或使用不当，造成教材图书损坏的，应按照教材图书的原价进行赔偿。如损坏的教材图书已无法修复或购买到相同版本的，应按照教材图书的原价的[X]倍进行赔偿。2.丢失赔偿员工因保管不善或使用不当，造成教材图书丢失的，应按照教材图书的原价进行赔偿。如丢失的教材图书已无法购买到相同版本的，应按照教材图书的原价的[X]倍进行赔偿。3.赔偿流程人力资源部在发现教材图书有损坏、丢失等情况后，应及时通知相关员工，并要求其在规定的时间内进行赔偿。员工应在接到通知后的[X]个工作日内，将赔偿款交至人力资源部。人力资源部收到赔偿款后，应开具收款收据，并将赔偿情况记录在教材图书管理台账中。八、监督与检查1.定期检查人力资源部应定期对教材图书的使用情况进行检查，包括教材图书的存储、借阅、使用、归还等情况。检查结果应形成检查报告，报公司领导审阅。2.不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对教材图书的使用情况进行不定期抽查。抽查结果应及时反馈给人力资源部，并要求其