广告业备用金管理制度

广告业备用金管理制度一、总则（一）目的为规范公司广告业务备用金的管理，确保备用金的安全、合理使用，提高资金使用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及广告业务备用金的申请、使用、管理及监督等相关活动。（三）基本原则1.专款专用原则：备用金应专门用于广告业务相关的临时性支出，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据广告业务的规模和特点，对备用金实行限额控制，确保资金风险可控。3.及时报账原则：使用备用金后，应及时办理报账手续，结清备用金。4.监督考核原则：对备用金的使用情况进行定期监督和考核，确保制度的有效执行。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因广告业务需要，经常发生临时性、小额支出，且支出时间难以准确预估的。2.单次支出金额较小，但累计支出金额较大，采用备用金制度更便于管理的。（二）申请人资格1.公司正式员工，且在广告业务部门或与广告业务密切相关的部门工作。2.具备良好的财务信用记录，无违规违纪行为。（三）申请流程1.申请人填写《广告业备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审核，并签署意见。3.部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请人的财务信用记录、备用金限额等进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批同意后，财务部门根据审批意见为申请人开设备用金账户，并拨付相应金额的备用金。三、备用金的使用（一）使用范围1.广告业务活动中的小额采购支出，如宣传资料、礼品等。2.临时发生的广告制作费用，如小型喷绘、印刷等。3.与广告业务相关的差旅费、业务招待费等小额支出。4.其他经公司批准的广告业务临时性支出。（二）使用规定1.备用金必须按照申请用途使用，不得擅自改变用途。2.每笔备用金支出必须取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明支出事由、金额、日期等信息。3.备用金支出应遵循公司的财务审批流程，由申请人填写《费用报销单》，经部门负责人、财务审核、公司分管领导审批后，到财务部门办理报销手续。4.对于超过备用金限额的支出，应提前向财务部门申请增加备用金额度或采用其他支付方式，不得自行垫付后再报销。四、备用金的管理（一）账户管理1.财务部门为每个备用金申请人开设独立的备用金账户，实行分户核算。2.备用金账户应定期与公司总账进行核对，确保账目一致。（二）日常监督1.财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查，包括支出凭证的真实性、合法性、合规性等。2.部门负责人应对本部门备用金的使用情况进行日常监督，发现问题及时督促申请人整改。（三）盘点清查1.每年年末，财务部门会同各相关部门对备用金进行全面盘点清查，核实备用金的余额、使用情况等。2.对于盘盈、盘亏的备用金，应查明原因，按照公司财务制度进行处理。五、备用金的报账与归还（一）报账期限1.申请人应在备用金使用完毕后的[X]个工作日内办理报账手续。2.如遇特殊情况无法及时报账的，应提前向财务部门说明原因，并申请延期报账。（二）报账流程1.申请人整理好备用金支出的原始凭证，填写《费用报销单》，详细注明支出日期、事由、金额等信息。2.将《费用报销单》及原始凭证提交至所在部门负责人审核，部门负责人应核实支出的真实性、合理性，并签署意见。3.部门负责人审核通过后，《费用报销单》流转至财务部门。财务部门对报销凭证进行审核，重点审核凭证的合法性、合规性、金额计算是否正确等。4.财务审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据公司财务制度和业务实际情况进行审批。5.审批通过后，申请人持审批后的《费用报销单》到财务部门办理报销手续。财务部门根据报销金额，冲减备用金账户余额。（三）备用金归还1.如备用金申请人不再从事相关广告业务或备用金不再需要使用时，应及时到财务部门办理备用金归还手续。2.财务部门在核实备用金账户余额无误后，收回备用金账户，并注销该账户。六、违规处理（一）违规行为1.未经审批擅自使用备用金。2.擅自改变备用金用途。3.虚报、冒领备用金。4.未按规定期限办理报账手续。5.其他违反本备用金管理制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，财务部门应及时责令相关责任人整改，并追回违规使用的备用金。2.视情节轻重，对违规责任人给予警告、罚款、降职、辞退等相应的处罚。3.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。4.对于涉嫌违法犯罪的行为，公司将依法移送司法机关处理。七、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释