村级文件电子管理制度

村级文件电子管理制度一、总则（一）目的为加强村级文件电子管理，确保文件的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，规范村级文件管理行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村内所有涉及文件生成、流转、存储、查阅、使用、归档和销毁等电子文件管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：电子文件应真实反映村级工作实际情况，确保内容与纸质文件一致。2.完整性原则：保证电子文件的内容、格式、元数据等信息完整无缺。3.安全性原则：采取有效措施保护电子文件的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.可追溯性原则：能够清晰记录电子文件的产生、修改、流转等过程，便于查询和审计。二、文件生成与流转（一）文件起草1.村级各部门或个人根据工作需要起草电子文件时，应确保文件内容准确、规范、简洁。2.使用统一的文字处理软件进行起草，文件格式应符合村级文档格式标准要求。3.起草人应在文件中注明标题、文号、起草部门、起草人、日期等基本信息。（二）文件审核1.起草完成的文件需经相关负责人审核。审核人应认真审查文件内容的准确性、合规性和完整性，提出审核意见。2.审核通过的文件，审核人应签署审核意见并注明审核日期。（三）文件签发1.经审核后的文件，按照村级文件审批权限，由相应领导进行签发。2.签发人应认真审阅文件内容，对文件的真实性、准确性、合法性负责，并签署签发意见和日期。（四）文件流转1.文件签发后，由专人负责通过电子办公系统或其他指定方式将文件发送给相关部门或人员。2.接收文件的部门或人员应及时查收，并在规定时间内进行处理。如有疑问或需要反馈的问题，应及时与发文部门沟通。三、文件存储（一）存储设备与环境1.设立专门的电子文件存储服务器或存储设备，确保存储设备的性能稳定、容量充足。2.存储环境应具备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等条件，保证存储设备的安全。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）文件分类与命名1.按照村级工作的性质和内容，对电子文件进行分类，如党务文件、村务文件、财务文件等。2.文件命名应简洁明了，能够准确反映文件的主题和内容，一般采用“年份+文号+标题”的格式。（三）存储方式1.采用分层存储方式，将文件按照类别和时间顺序进行存储，便于查找和管理。2.对重要文件进行备份存储，备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。四、文件查阅与使用（一）查阅权限1.根据文件的密级和工作需要，设定不同的查阅权限。2.一般文件，相关部门或人员可在授权范围内查阅；涉及机密、秘密的文件，需经特定审批流程后方可查阅。（二）查阅流程1.需要查阅文件的人员，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息。2.将申请表提交给文件管理部门负责人审批，审批通过后，由文件管理人员提供文件查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅文件，不得擅自复制、传播或更改文件内容。如需复制文件，应按照规定办理相关手续。（三）文件使用1.使用电子文件时，应确保文件的安全性和完整性，不得对文件进行恶意修改或破坏。2.文件使用完毕后，应及时归还文件管理部门，不得私自留存。五、文件归档（一）归档范围1.村级工作中形成的具有保存价值的电子文件，包括各类公文、报表、会议记录、合同协议等。2.按照村级档案管理规定，确定应归档的文件范围。（二）归档时间1.一般文件应在文件处理完毕后的[X]个工作日内进行归档。2.重要文件或时效性较强的文件，应及时归档。（三）归档要求1.归档的电子文件应保持原始内容和格式，确保元数据完整准确。2.对归档文件进行分类整理，编制归档目录，注明文件的名称、文号、日期、保管期限等信息。3.将归档文件存储到指定的档案存储设备中，并建立相应的索引，便于查询和检索。六、文件保密与安全（一）保密措施1.对涉及村级机密、秘密的电子文件，应采取加密存储、访问控制等保密措施。2.设定文件的访问密码，密码应定期更换，并严格控制知悉范围。3.加强对文件管理人员的保密教育，提高保密意识，防止文件信息泄露。（二）安全管理1.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统更新，防止计算机病毒和网络攻击。2.建立数据备份与恢复机制，定期对电子文件进行备份，并进行数据恢复测试，确保数据的安全性和可恢复性。3.加强对存储设备的管理，防止存储设备丢失、被盗或损坏。如发现存储设备丢失或被盗，应立即采取措施，如挂失、报警等，并及时对存储设备中的数据进行处理。七、文件销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的电子文件。2.因工作失误或其他原因形成的重复、错误、无效的电子文件。3.涉及村级机密、秘密的文件，在解密后按照规定进行销毁。（二）销毁流程1.由文件管理部门定期对需销毁的文件进行清理和鉴定，编制《文件销毁清单》。2.《文件销毁清单》经相关负责人审核批准后，采用安全可靠的方式进行销毁，如数据擦除、物理销毁存储设备等。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与销毁的人员签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.成立村级文件电子管理监督小组，定期对文件电子管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括文件生成、流转、存储、查阅、使用、归档和销毁等环节的执行情况，以及文件的完整性、准确性、安全性等。（二）考核评价1.将文件电子管理工作纳入村级绩效考核体系，对相关部门和人员进