建设监督合同管理制度

建设监督合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司建设监督合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设监督合同的管理，包括但不限于与建设单位、施工单位、监理单位等签订的各类建设监督相关合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据项目需求，提出建设监督合同立项申请，填写《建设监督合同立项申请表》，详细说明项目名称、内容、合同对方、预计合同金额、合同主要条款等信息。2.申请表经部门负责人审核后，提交至法务部门进行合法性审查，再报公司分管领导审批。（二）合同起草1.立项审批通过后，由业务部门负责合同起草工作。合同文本应参照国家相关示范文本，并结合项目实际情况进行拟定。2.合同条款应明确双方的权利义务、工作范围、质量标准、费用支付、违约责任等内容，确保合同条款完整、准确、清晰，避免模糊不清或歧义性条款。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门将合同文本提交至法务部门进行审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性、完整性等方面，提出修改意见。2.业务部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，提交至财务部门审核。财务部门主要审核合同的费用支付条款、预算控制等内容，确保合同费用合理、支付方式明确。3.经法务部门和财务部门审核通过后的合同，报公司分管领导审批。公司分管领导根据项目情况和公司利益，对合同进行最终审批。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。签订合同时，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，公司相关部门留存备份。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至法务部门、财务部门等相关部门备案，以便跟踪合同履行情况和进行后续管理。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等信息，并将履行计划提交至相关部门和人员。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）履行跟踪与监控1.业务部门负责对合同履行情况进行跟踪与监控，定期检查合同对方的工作进展是否符合合同约定，及时发现并解决履行过程中出现的问题。2.建立合同履行情况报告制度，业务部门应定期向公司分管领导汇报合同履行情况，对于重大问题应及时报告。3.法务部门和财务部门应根据各自职责，对合同履行情况进行监督，确保合同履行符合法律法规和公司规定。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观原因需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订程序与合同签订程序相同，应经法务部门审核、公司分管领导审批后生效。3.业务部门应及时将合同变更情况通知相关部门和人员，并对合同履行计划进行相应调整。（四）争议解决1.在合同履行过程中，如双方发生争议，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。2.业务部门应及时收集、整理与争议相关的证据材料，配合法务部门做好仲裁或诉讼的准备工作。3.公司应积极维护自身合法权益，确保争议得到妥善解决。四、合同结算管理（一）结算申请1.合同履行完毕后，业务部门应及时向合同对方提交结算申请，填写《建设监督合同结算申请表》，详细说明合同履行情况、结算金额、结算依据等信息。2.结算申请应附相关的证明材料，如工作成果报告、验收文件、费用清单等。（二）结算审核1.业务部门将结算申请提交至财务部门进行审核。财务部门根据合同约定和实际履行情况，对结算金额进行审核，核实费用的合理性和准确性。2.财务部门审核通过后，将结算申请提交至法务部门进行合法性审查。法务部门主要审查结算过程是否符合法律法规和合同约定。3.经财务部门和法务部门审核通过后的结算申请，报公司分管领导审批。（三）结算支付1.结算申请经公司分管领导审批通过后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间，及时向合同对方支付结算款项。2.支付结算款项时，应确保手续齐全、支付准确，同时做好支付记录和凭证管理。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、立项申请表、审批文件、履行计划、变更协议、结算申请及相关证明材料等，均应作为合同档案进行收集。2.业务部门负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.业务部门将收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，建立档案目录。2.对合同档案资料进行装订、归档，确保档案整齐、规范。（三）档案保管1.合同档案由公司档案室统一保管，档案室应具备安全、防潮、防火、防虫等保管条件。2.建立合同档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人和公司分管领导审批后，方可借阅。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失。（四）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，由档案室提出销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，详细说明档案名称、保管期限、销毁原因等信息。2.申请表经法务部门审核、公司分管领导审批后，方可进行销毁。销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，并做好销毁记录。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.建立合同风险识别与评估机制，定期对合同进行风险排查。业务部门、法务部门、财务部门等相关人员应参与风险识别与评估工作，从合同条款、履行情况、法律法规等方面分析可能存在的风险。2.根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同等级的合同风险，制定相应的风险应对措施。对于低风险合同，可采取常规的管理措施进行监控；对于中风险合同，应加强风险预警和控制，及时采取措施降低风险；对于高风险合同，应制定专项应对方案，采取特殊的风险防范措施，如增加担保条款、加强合同履行监督等。2.定期对风险应对措施的实施效果进行评估，根据评估结果及时调整风险应对策略，确保合同风险得到有效控制。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对建设监督合同管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、结算、档案管理等环节是否符合本制度规定，发现问题及时提出整改意见。2.法务部门对合同管理过程中的合法性问题进行监督，确保合同签订和履行符合法律法规要求。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门