机关档案保密管理制度

机关档案保密管理制度一、总则（一）目的为加强机关档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，根据国家有关法律法规及相关规定，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及全体工作人员在档案的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的保密管理。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等的档案信息，采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.分级管理原则：根据档案的密级程度，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理权限。3.确保安全原则：采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和被盗。4.依法依规原则：严格遵守国家有关保密法律法规和档案管理规定，依法开展档案保密工作。二、档案密级划分（一）绝密级档案1.涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案。2.如国家重大战略决策、国防军事机密、重要情报等相关档案。（二）机密级档案1.涉及国家重要机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案。2.包括重要经济数据、科技成果、外交机密等方面的档案。（三）秘密级档案1.涉及国家一般机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的档案。2.例如一般性工作规划、内部管理文件等档案。（四）内部资料不涉及国家秘密，但属于机关内部不宜公开的资料，如内部会议记录、工作动态等。三、档案保密管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密管理制度，并组织实施。2.对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行保密监督和检查。3.指导和督促各部门做好档案保密工作，开展保密宣传教育和培训。4.负责档案库房的安全管理，确保档案实体的安全。5.对涉及保密档案的销毁进行审核和监督。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保密审查，确保档案材料的真实、完整和保密。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案管理部门。3.在档案利用过程中，严格遵守档案保密规定，不得擅自扩大利用范围。4.对本部门形成的档案的保密性负责，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（三）档案利用人员职责1.严格遵守档案保密制度，不得擅自查阅、摘抄、复制、传播保密档案信息。2.在档案利用过程中，妥善保管档案，不得遗失、损毁或转借他人。3.按照规定的利用范围和程序使用档案，如需超出范围利用，须经批准。4.对利用过程中接触到的保密档案信息负有保密责任，不得泄露给无关人员。四、档案收集与整理保密（一）收集环节1.档案形成部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.在收集过程中，对涉及保密的档案材料要严格保密，避免在传递过程中泄露信息。3.对来源不明、不符合归档要求或涉及保密问题的档案材料，应及时与相关部门或人员核实，不得擅自接收。（二）整理环节1.档案管理人员在整理档案时，要严格遵守保密规定，对保密档案进行单独整理和存放。2.在整理过程中，不得擅自翻阅、查看保密档案内容，如需核对相关信息，应在规定的场所进行，并采取必要的保密措施。3.对整理过程中发现的档案材料损坏、缺失等情况，要及时记录并报告，同时采取措施防止信息进一步扩散。五、档案保管保密（一）库房管理1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房应安装门禁系统，严格限制无关人员进入，进入库房的人员须经批准并登记。3.库房内的档案应分类存放，按照密级顺序排列，便于查找和管理。4.定期对库房进行检查和维护，确保档案存放环境安全可靠。（二）存储介质管理1.对存储档案信息的电子存储介质（如硬盘、光盘、U盘等）要进行严格管理，标明密级和使用范围。2.存储介质应存放在安全的地方，定期进行备份，防止数据丢失。3.对废弃的存储介质，要按照规定进行销毁处理，确保存储介质上的信息无法恢复。（三）保密标识1.对保密档案应在档案实体和存储介质上标明密级标识，标识应清晰、准确。2.密级标识应根据档案密级的变更及时进行调整。六、档案利用保密（一）利用审批1.本机关工作人员因工作需要查阅保密档案，须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、范围和时间，并经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准。2.外单位人员查阅保密档案，须持有单位介绍信，经本机关主管领导批准，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.查阅绝密级档案，须经本机关主要领导批准。（二）利用场所1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅室进行，查阅室内不得存放无关物品。2.严禁将保密档案带出查阅室，如因特殊情况需要带出，须经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续，按时归还。（三）利用方式1.查阅人员只能在批准的范围内查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像保密档案内容。2.如需摘抄、复制保密档案，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和数量进行。3.复制的保密档案应注明密级和使用范围，按照保密档案进行管理。（四）利用记录1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、批准人等信息。2.利用记录应妥善保存，以备查询和审计。七、档案传输保密（一）纸质档案传输1.传递纸质保密档案时，应采用机要交通、专人送取等安全方式，确保档案在传输过程中的安全。2.传递过程中，档案应封装严密，标明密级，防止档案丢失或泄露。（二）电子档案传输1.通过网络传输电子保密档案时，应采用加密技术，确保传输信息的保密性。2.传输电子档案的计算机应安装必要的安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统更新。3.严禁通过互联网等公共网络传输绝密级档案信息。八、档案销毁保密（一）销毁审批1.对已失去保存价值的保密档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，须填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、密级等信息，经档案管理部门负责人审核，报本机关主管领导批准。（二）销毁方式1.保密档案的销毁应采用符合保密要求的方式进行，如粉碎、焚烧等。2.严禁将保密档案出售或赠送他人，不得随意丢弃。（三）销毁监督1.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。2.销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。九、保密培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度保密培训计划，明确培训内容、对象、时间和方式。2.培训计划应涵盖档案保密法律法规、保密制度、保密技能等方面的内容。（二）培训实施1.定期组织全体工作人员参加保密培训，培训可采用集中授课、专题讲座、案例分析等多种形式。2.对新入职人员、涉及档案保密工作的重点岗位人员等应进行专门的保密培训，确保其熟悉档案保密规定。（三）教育宣传1.利用内部刊物、宣传栏、网络平台等多种渠道，开展档案保密宣传教育活动，提高全体工作人员的保密意识。2.定期发布档案保密工作动态和典型案例，引导工作人员自觉遵守保密制度。十、保密监督与检查（一）监督检查机制1.建立健全档案保密监督检查机制，定期对档案保密工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对各部门档案保密工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案保密制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、传输、销毁等环节的保密措施落实情况。2.档案管理人员的保密职责履行情况，如是否熟悉保密规定、是否严格遵守操作规程等。3.档案实体和信息的安全状况，如库房设施是否完好、存储介质是否安全等。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整