材料采购合同管理制度

材料采购合同管理制度一、总则1.目的为加强公司材料采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门涉及的各类材料采购合同的管理。3.基本原则依法合规原则：采购合同的签订、履行等应符合国家法律法规的规定。公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，明确双方权利义务。诚实守信原则：合同各方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。风险防范原则：加强合同风险评估与防控，确保公司利益不受损失。二、职责分工1.采购部门负责材料采购合同的起草、谈判、签订、执行及跟踪。收集、整理供应商信息，建立供应商档案。对采购合同的履行情况进行监督，及时处理合同执行过程中的问题。2.法务部门参与采购合同的起草、审核，提供法律意见和建议。对重大采购合同进行法律风险评估，防范法律风险。处理采购合同纠纷，提供法律支持。3.财务部门负责审核采购合同的付款条款，确保付款安排合理合规。按照合同约定办理付款手续，对合同执行情况进行财务监督。参与采购合同的成本分析与控制。4.其他部门配合采购部门做好采购合同相关工作，如提供技术要求、验收标准等。对采购合同涉及本部门的条款进行审核，提出意见和建议。三、合同签订管理1.合同起草采购部门应根据采购需求，参照公司标准合同模板起草采购合同。合同内容应包括但不限于双方当事人的名称、地址、联系方式，材料名称、规格、数量、质量标准，价格、交货时间、地点、方式，付款方式、结算办法，违约责任、争议解决方式等条款。对于特殊采购项目，可根据实际情况对合同条款进行调整和补充，但应确保合同条款完整、准确、清晰，避免歧义。2.合同审核采购合同起草完成后，应依次提交采购部门负责人、法务部门、财务部门及其他相关部门进行审核。采购部门负责人审核合同的商务条款、采购流程的合规性等；法务部门重点审核合同的法律条款，确保合同合法有效，防范法律风险；财务部门审核付款条款、价格条款等财务相关内容；其他相关部门根据职责审核涉及本部门的条款，如技术要求、验收标准等。各审核部门应在规定时间内完成审核，并提出书面审核意见。采购部门根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同符合各方要求。3.合同签订经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同前，应确保合同双方主体资格合法有效，合同签订人具有相应的授权。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理制度进行盖章操作。盖章后的合同文本应留存至少两份原件，分别由采购部门、财务部门等相关部门归档保存。四、合同履行管理1.供应商管理采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩表现、合作历史等情况。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商等级，建立供应商淘汰机制。加强与供应商的沟通与协调，及时了解供应商的生产经营状况、原材料供应情况等，确保供应商能够按时、按质、按量供应材料。对于出现问题的供应商，应及时采取措施，如要求供应商整改、暂停合作、更换供应商等。2.交货管理采购部门应根据合同约定，提前与供应商沟通交货时间、地点、方式等细节，确保供应商做好交货准备。在交货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收人员应按照合同约定的质量标准对材料进行验收，填写验收报告。对于验收合格的材料，办理入库手续；对于验收不合格的材料，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的违约责任。3.付款管理财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式、付款时间、结算办法等办理付款手续。付款前，应审核采购合同的执行情况、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。对于预付款项，应严格控制风险，在合同中明确预付款的支付条件和比例，并跟踪预付款的使用情况，确保预付款用于合同约定的采购项目。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到供应商提供的合格发票及验收报告后及时付款，避免逾期付款产生的违约风险。五、合同变更管理1.变更情形在采购合同履行过程中，如因市场变化、生产需求调整、技术要求变更等原因需要对合同进行变更的，采购部门应及时与供应商协商沟通，提出变更申请。2.变更流程采购部门填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对合同价格、交货时间、质量标准等条款的影响，并提交相关部门审核。审核部门按照合同签订审核流程对变更申请进行审核，重点关注变更的必要性、合理性、对公司利益的影响等。审核通过后，由采购部门与供应商签订合同变更协议。合同变更协议作为原采购合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，相关部门应及时调整合同执行计划，确保合同变更后的条款得到有效执行。六、合同终止管理1.终止情形采购合同在以下情形下终止：合同履行完毕，双方权利义务已全部实现。合同双方协商一致，同意提前终止合同。因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，双方协商解除合同。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。2.终止流程采购部门在合同终止情形出现时，应及时通知相关部门，并填写合同终止申请表，说明合同终止的原因、时间、剩余未履行的义务等情况。相关部门对合同终止申请进行审核，重点关注合同终止的合法性、合理性、对公司利益的影响等。审核通过后，采购部门与供应商办理合同终止手续，如结算货款、清理货物、归还相关文件资料等。合同终止后，采购部门应将合同终止情况及时通知财务部门、法务部门等相关部门，并对合同档案进行整理归档，妥善保存合同终止的相关资料。七、合同档案管理1.档案收集采购合同签订、履行、变更、终止过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、谈判记录、审核意见、验收报告、发票、付款凭证、变更协议、终止申请及相关审批文件等，均应作为合同档案进行收集。2.档案整理采购部门应定期对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，确保档案资料完整、有序。整理后的合同档案应编制目录，便于查询和检索。3.档案保管合同档案应指定专人负责保管，存放于安全、保密的场所。档案保管人员应建立档案保管台账，记录档案的出入库情况。对于电子档案，应做好备份，并采取加密、存储介质保管等安全措施，防止档案信息泄露或损坏。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。查阅档案时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。涉及商业秘密、技术秘密等重要信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。八、监督与考核1.监督检查公司定期对采购合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订的合规性、履行情况、变更与终止手续的办理、档案管理等方面。监督检查可采取内部审计、专项检查、日常抽查等方式进行。2.考核评价建立采购合同管理考核评价机制，对采购部门及相关人员在合同管理工作中的表现进行考核评价。考核指标包括合同签订质量、