借款合同管理制度

借款合同管理制度一、总则1.目的为规范公司借款合同的管理，防范财务风险，保障公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及与公司有业务往来的相关单位和个人之间的借款合同管理。3.基本原则合法性原则：借款合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定。真实性原则：借款事项应真实发生，不得虚构或隐瞒事实。审慎性原则：在借款合同管理过程中，应充分评估风险，谨慎决策。规范性原则：借款合同的签订、审批、执行等环节应严格按照规定的流程和标准进行操作。二、借款合同的签订1.借款申请借款人需填写《借款申请表》，详细说明借款金额、用途、还款来源、还款期限等信息。借款申请应经借款人所在部门负责人审核签字，确认借款事项的真实性和必要性。2.资信调查财务部门负责对借款人的资信状况进行调查，包括借款人的财务状况、信用记录、还款能力等。对于重大借款事项或新客户借款，必要时可委托专业机构进行资信调查。3.合同审批《借款申请表》及相关资料提交至财务总监进行初审，财务总监应重点审查借款金额、用途、还款来源及期限等是否合理，风险是否可控。初审通过后，报总经理审批。总经理根据公司资金状况、业务需求及风险评估等因素做出最终审批决定。4.合同签订经审批同意借款的，由财务部门会同法务部门拟定借款合同文本。借款合同应明确双方的权利义务、借款金额、用途、利率、还款方式、还款期限、违约责任等主要条款。借款合同文本经法务部门审核无误后，由借款人与公司法定代表人或其授权代表签订。签订后的借款合同原件由财务部门妥善保管。三、借款合同的执行1.借款发放财务部门根据借款合同约定及审批后的《借款申请表》，办理借款发放手续。借款金额较大的，原则上应通过银行转账方式支付。借款发放前，借款人应签署借款借据，作为借款合同的附件，明确借款金额、借款日期等信息。2.借款使用监督借款人应按照借款合同约定的用途使用借款，不得擅自改变借款用途。财务部门应定期对借款使用情况进行跟踪检查，如发现借款人未按合同约定使用借款，应及时采取措施，要求借款人限期纠正，并向相关领导汇报。3.利息计算与支付借款合同约定利息的，应按照合同约定的利率和计算方式计算利息。利息支付方式及时间应在借款合同中明确约定。财务部门应按照合同约定及时计算并收取利息。四、借款合同的变更与解除1.变更情形借款合同履行期间，如有下列情形之一的，可以变更借款合同：双方协商一致同意变更的；因不可抗力等不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行，需要变更合同的；根据法律法规规定或合同约定，需要变更合同的其他情形。2.变更程序由借款人或公司提出变更申请，填写《借款合同变更申请表》，详细说明变更事项及原因。《借款合同变更申请表》经原审批流程审批通过后，双方签订借款合同变更协议。变更协议作为原借款合同的补充文件，与原借款合同具有同等法律效力。3.解除情形借款合同履行期间，如有下列情形之一的，可以解除借款合同：双方协商一致同意解除的；借款人提前足额偿还借款本息的；因不可抗力等不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行，需要解除合同的；根据法律法规规定或合同约定，需要解除合同的其他情形。4.解除程序由借款人或公司提出解除申请，填写《借款合同解除申请表》，详细说明解除事项及原因。《借款合同解除申请表》经原审批流程审批通过后，双方签订借款合同解除协议。解除协议应明确双方的权利义务、借款本息的结算及支付等事项。五、借款合同的催收与逾期管理1.催收通知在借款合同约定的还款期限届满前，财务部门应提前向借款人发送《还款提醒通知书》，提醒借款人按时足额还款。还款期限届满后，借款人未按时还款的，财务部门应及时发出《逾期借款催收通知书》，明确告知借款人逾期还款的违约责任及后果，并要求借款人限期还款。2.逾期处理措施对于逾期借款，财务部门应采取以下措施：加大催收力度，通过电话、邮件、上门拜访等方式督促借款人还款；暂停借款人的其他借款申请；根据借款合同约定，计收逾期利息和违约金；如借款人逾期时间较长或金额较大，必要时可通过法律途径追讨借款。3.不良记录管理建立借款人逾期还款不良记录档案，记录借款人的逾期还款情况、催收过程及结果等信息。对于多次逾期还款或恶意拖欠借款的借款人，应在公司内部进行通报，并限制其今后与公司的业务往来。六、借款合同的档案管理1.档案内容借款合同档案应包括以下资料：《借款申请表》；资信调查报告；借款合同文本及相关附件（如借款借据、变更协议、解除协议等）；还款记录、催收记录等相关资料。2.档案整理与归档财务部门应指定专人负责借款合同档案的整理与归档工作。借款合同签订后，应及时将相关资料按照档案管理要求进行分类整理、编号装订，并移交公司档案管理部门保管。档案管理部门应建立健全借款合同档案管理制度，确保档案的安全、完整和有效利用。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅借款合同档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅或借阅。查阅或借阅档案时，