企业文档管理制度

企业文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司文档管理，确保公司各类文档的规范、完整、安全与有效利用，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，适用于公司所有部门及全体员工在工作中形成、使用、保管的各类文档。（三）基本原则1.集中统一原则：公司文档管理工作实行集中统一领导，由行政部门归口管理，确保文档管理的规范性和一致性。2.分级负责原则：各部门负责本部门文档的收集、整理、保管和利用工作，并指定专人负责文档管理工作，接受行政部门的指导和监督。3.及时准确原则：文档的形成、处理和传递应及时、准确，确保信息的时效性和有效性。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保文档的安全与保密，防止文档的泄露、丢失和损坏。二、文档分类与编号（一）文档分类1.行政公文类：包括公司发布的各类通知、通报、报告、请示、批复、决定、命令等。2.人事档案类：包括员工个人档案、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。3.财务档案类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务合同类：包括销售合同、采购合同、租赁合同、技术合同等。5.项目文档类：包括项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。6.技术文档类：包括产品设计图纸、工艺文件、技术标准、技术方案等。7.市场文档类：包括市场调研报告、营销策划方案、宣传资料等。8.其他文档类：包括公司规章制度、会议纪要、大事记、荣誉证书等。（二）文档编号1.行政公文类：按照公司公文管理规定进行编号，编号格式为[年份][发文序号]，如[2023]001号。2.人事档案类：员工个人档案编号格式为[部门代码][员工编号]，如HR001；劳动合同编号格式为[年份][合同序号]，如[2023]001。3.财务档案类：按照财务档案管理规定进行编号，编号格式为[年份][档案类别代码][档案序号]，如[2023]K001。4.业务合同类：编号格式为[年份][合同类别代码][合同序号]，如[2023]S001。5.项目文档类：编号格式为[项目编号][文档类别代码][文档序号]，如[XM2023001]P001。6.技术文档类：编号格式为[产品型号][文档类别代码][文档序号]，如[P100]T001。7.市场文档类：编号格式为[年份][文档类别代码][文档序号]，如[2023]M001。8.其他文档类：根据文档性质和内容进行编号，确保编号的唯一性和系统性。三、文档形成与收集（一）文档形成1.公司员工在工作中应按照公司规定的格式和要求及时形成各类文档，确保文档内容真实、准确、完整。2.文档形成过程中应注意字迹清晰、页面整洁、格式规范，如有修改应在修改处加盖印章或签字确认。（二）文档收集1.各部门应指定专人负责本部门文档的收集工作，定期将本部门形成的文档收集整理，移交至行政部门。2.对于跨部门协作项目形成的文档，由项目负责人负责收集整理，按照项目文档管理要求进行分类归档。3.行政部门应定期对各部门文档收集情况进行检查和督促，确保文档收集工作的及时、准确。四、文档整理与归档（一）文档整理1.行政部门收到各部门移交的文档后，应及时进行整理，按照文档分类和编号规则进行分类、排序、编目。2.对于纸质文档，应去除金属物、裁剪整齐、折叠规范，确保文档的平整和美观；对于电子文档，应进行格式转换、命名规范，并建立相应的索引目录。3.文档整理过程中应认真核对文档内容，确保文档的准确性和完整性，发现问题及时与相关部门或人员沟通协调。（二）文档归档1.整理后的文档应及时归档至公司文档管理系统或档案库房，按照档案保管期限进行分类存放。2.对于重要文档和长期保存的档案，应进行备份存储，确保档案的安全性和可靠性。3.归档后的文档应建立详细的档案目录，便于查询和利用。五、文档保管与借阅（一）文档保管1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.行政部门应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的完整和安全，发现问题及时处理，并做好记录。（二）文档借阅1.公司员工因工作需要借阅文档时，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的名称、编号、借阅用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交行政部门审批。2.行政部门根据借阅申请进行审核，对于重要文档和涉及公司机密的文档，应报公司领导审批。3.借阅人凭审批后的《文档借阅申请表》到档案库房办理借阅手续，借阅档案时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、污损档案。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得在文档上圈划、批注、污损，借阅期满后应及时归还档案。6.行政部门应定期对文档借阅情况进行统计和清理，对于逾期未还的文档，应及时催还，并记录相关情况。六、文档利用与保密（一）文档利用1.公司员工可根据工作需要，通过公司文档管理系统或档案库房查阅、利用公司文档。2.查阅重要文档和涉及公司机密的文档时，应经公司领导批准，并在档案管理人员的监督下进行。3.公司应鼓励员工充分利用文档资源，为公司的决策、管理和业务发展提供支持和服务。（二）文档保密1.公司员工应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的文档进行保密。2.涉及公司机密的文档包括但不限于公司战略规划、财务数据、技术秘密、客户信息等，未经公司领导批准，不得擅自向外披露。3.在文档形成、处理、传递、保管和利用过程中，应采取必要的保密措施，防止文档泄露。4.对于违反公司保密制度的行为，公司将依法追究相关人员的责任。七、文档销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文档。2.因工作失误、业务变更等原因形成的重复、无效文档。3.涉及公司机密的文档，在经过审批后，按照公司保密制度进行销毁。（二）销毁程序1.行政部门定期对档案进行清理，确定需要销毁的文档清单，并填写《文档销毁申请表》，注明文档名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文档销毁申请表》经所在部门负责人签字同意后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政部门组织专人对需要销毁的文档进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.对于涉及公司机密的文档，应采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行销毁，确保文档信息无法恢复。5.销毁记录应妥善保存，以备查阅。八、文档信息化管理（一）文档数字化1.公司应逐步推进文档数字化工作，将纸质文档扫描成电子文档，建立电子档案库，实现文档的信息化管理。2.文档数字化过程中应确保扫描图像清晰、完整，与纸质文档内容一致，并按照文档分类和编号规则进行命名和存储。（二）文档管理系统建设1.公司应建立完善的文档管理系统，实现文档的在线存储、检索、借阅、审批等功能，提高文档管理的效率和便捷性。2.文档管理系统应具备权限管理功能，根据员工的工作职责和权限，设置不同的访问级别，确保文档的安全与保密。（三）数据备份与恢复1.公司应定期对文档管理系统中的数据进行备