农资品采购管理制度

农资品采购管理制度一、总则1.目的为加强公司农资品采购管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有农资品的采购活动，包括但不限于化肥、农药、种子、农膜等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产计划和实际需求，合理安排农资品采购，避免盲目采购和库存积压。质量优先原则：严格把控农资品质量，确保所采购的农资品符合国家相关标准和公司生产要求。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益，确保采购工作公正、透明。二、采购组织与职责1.采购部门采购部是公司农资品采购的归口管理部门，负责制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同等工作。采购部设采购经理一名，负责全面管理采购部工作，制定采购策略，审核采购合同，协调与供应商的关系等。采购专员若干名，负责具体的采购业务操作，包括市场调研、供应商开发与管理、采购订单下达与跟踪等。2.其他部门职责生产部门：负责根据公司生产计划，及时向采购部提供农资品需求信息，并对采购的农资品质量进行验收。质量控制部门：负责对采购的农资品进行质量检验和监督，确保所采购的农资品符合质量标准。财务部门：负责审核采购合同，安排采购资金，对采购成本进行核算和控制。三、采购流程1.需求计划编制生产部门应根据公司年度生产计划和月度生产安排，提前[X]天向采购部提交农资品需求计划。需求计划应明确农资品的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息，并经部门负责人审核签字后报采购部。2.采购计划制定采购部接到生产部门的需求计划后，应结合库存情况进行综合分析，制定采购计划。采购计划应包括采购农资品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并报采购经理审核。采购经理根据公司生产经营情况和市场价格波动等因素，对采购计划进行调整和审批，确保采购计划的合理性和可行性。3.供应商选择与管理采购专员根据采购计划，通过多种渠道进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。对潜在供应商进行评估和筛选，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择合格的供应商，与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，建立长期稳定的合作关系。定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果调整供应商合作策略，对不合格供应商及时进行淘汰。4.采购订单下达采购专员根据采购计划和选定的供应商，向供应商下达采购订单。采购订单应明确农资品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等详细条款，并经采购经理审核签字后发送给供应商。采购专员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。5.到货验收农资品到货前，采购专员应通知生产部门和质量控制部门做好验收准备工作。到货后，质量控制部门按照相关标准和合同要求对农资品进行质量检验，生产部门对农资品的数量、规格等进行核对验收。验收合格的农资品办理入库手续，验收不合格的农资品及时与供应商协商处理，如退货、换货等。6.付款结算采购部根据验收合格的入库单和采购合同，填写付款申请单，附上相关发票、验收报告等资料，报财务部门审核。财务部门对付款申请单进行审核，审核无误后按照公司财务制度安排付款。采购专员负责与供应商核对货款结算情况，确保双方账目清晰。四、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同编号、签订日期、双方当事人名称、地址、联系方式、农资品名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经采购经理审核，重大合同还需报公司法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同执行采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保双方按照合同约定履行义务。如遇合同变更、解除等情况，采购部应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议。3.合同归档采购合同签订后，采购专员应及时将合同原件及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、补充协议、往来函件、验收报告、付款凭证等资料，以便查阅和追溯。五、采购预算管理1.预算编制采购部应根据公司年度生产经营计划和采购计划，编制年度采购预算。采购预算应包括各类农资品的采购金额、采购数量、采购时间等内容，并报财务部门审核。财务部门结合公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核和调整，确保采购预算的合理性和可行性。2.预算执行采购部应严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，采购部应及时向财务部门提出申请，经公司领导审批后进行调整。3.预算分析财务部门定期对采购预算执行情况进行分析，对比实际采购金额与预算金额的差异，找出原因，提出改进措施。采购部应配合财务部门做好采购预算分析工作，提供相关数据和资料，共同加强采购预算管理。六、采购风险管理1.风险识别采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。通过收集市场信息、分析供应商情况、审查合同条款、监控资金流动等方式，及时发现潜在风险。2.风险应对针对识别出的风险，采购部应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。例如，对于市场风险，可以通过建立市场价格监测机制，及时调整采购策略；对于质量风险，加强质量检验和供应商管理；对于供应商风险，建立供应商备用机制，避免因供应商问题影响生产；对于合同风险，严格审核合同条款，加强合同执行监督；对于资金风险，合理安排资金，确保采购资金的安全。3.风险监控采购部应持续监控采购风险的变化情况，及时调整风险应对措施，确保风险始终处于可控状态。定期对采购风险管理工作进行总结和评估，不断完善采购风险管理体系。七、采购绩效评估1.评估指标采购绩效评估指标包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。采购成本指标主要考核采购价格的合理性、采购费用的控制情况等；采购质量指标主要考核所采购农资品的合格率、退货率等；采购效率指标主要考核采购订单的处理时间、交货及时率等；供应商管理指标主要考核供应商的交货质量、交货及时性、售后服务等方面。2.评估方法采购绩效评估采用定量与定性相结合的方法，定期对采购人员的工作绩效进行评估。定量评估主要通过数据分析和计算各项评估指标的完成情况进行；定性评估主要通过上级评价、同事评价、供应商评价等方式进行。3.评估结果应用采购绩效评估结果作为采购人员薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。对于绩效优秀的采购人员，给予表彰和奖励；对于绩效不佳的采购人员，进行辅导和培训，如仍无改进，采取相应的惩罚措施。八、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对