机关档案收集管理制度

机关档案收集管理制度一、总则（一）目的为加强机关档案收集工作的规范化、制度化建设，确保档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥档案在机关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.完整准确原则。确保收集到的档案全面反映机关工作的真实面貌，内容准确无误。3.及时收集原则。各部门应在规定时间内将应归档的文件材料移交综合档案室，不得积压。二、档案收集范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报、报告、批复等。2.机关制发的文件，如决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等。3.机关内部形成的各种文件材料，如工作计划、总结、会议记录、纪要、统计报表、简报等。（二）科技档案1.基本建设项目档案，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。2.设备仪器档案，包括设备仪器的申购、验收、安装调试、使用维护、报废等文件材料。3.科研项目档案，包括项目立项、研究实验、成果鉴定、推广应用等文件材料。（三）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账等。3.财务报告，包括月度、季度、年度财务报表等。4.其他会计资料，如银行对账单、税务申报表、审计报告等。（四）人事档案1.干部职工的履历表、登记表、任免审批表等。2.考核、考察、鉴定材料。3.学历学位、培训、专业技术职务（职称）评聘材料。4.党团材料、奖励处分材料等。（五）声像档案1.机关重大活动、重要会议的照片、录音、录像等。2.反映机关工作成果、风貌的照片、录音、录像等。3.其他具有保存价值的声像资料。（六）电子档案1.机关制发的电子文件，如电子公文、电子报表等。2.扫描、数字化的纸质档案。3.其他电子数据。三、档案收集职责（一）综合档案室职责1.制定档案收集工作计划和制度，并组织实施。2.负责接收、整理、保管机关各部门移交的档案。3.对档案收集工作进行指导、监督和检查。4.定期对档案收集情况进行统计分析，向上级主管部门报告。（二）各部门职责1.明确一名档案收集责任人，负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作。2.按照档案收集范围和要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，并进行初步整理。3.定期将整理好的文件材料移交综合档案室，办理交接手续。四、档案收集程序（一）平时收集1.各部门档案收集责任人应随时收集本部门形成的文件材料，做到随办随归。2.对重要文件材料应及时进行登记，并妥善保管，防止丢失、损坏。（二）定期移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理好，移交综合档案室。2.移交时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认，各执一份。（三）专项收集1.对于机关重大活动、重要会议、重点项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时进行专项收集。2.专项收集时，相关部门应指定专人负责，确保档案的齐全、完整、准确。五、档案整理要求（一）分类标准1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类。3.会计档案按照年度类别进行分类。4.人事档案按照干部职工个人进行分类。5.声像档案按照载体形式年度内容进行分类。6.电子档案按照类别年度保管期限进行分类。（二）编号规则1.文书档案编号采用“年度+保管期限代码+机构（问题）代码+件号”的形式。2.科技档案编号采用“项目代号+专业代码+阶段代码+案卷号”的形式。3.会计档案编号采用“年度+类别代码+案卷号”的形式。4.人事档案编号采用个人档案编号。5.声像档案编号采用“载体形式代码+年度+内容代码+顺序号”的形式。6.电子档案编号采用“类别代码+年度+保管期限代码+顺序号”的形式。（三）装订要求1.文书档案一般以件为单位进行装订，采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.科技档案、会计档案等应按照档案整理规范进行装订。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.目录应填写准确、完整，字迹清晰，便于查找利用。六、档案保管（一）库房建设1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器、防盗门、防盗窗、窗帘等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同载体形式的档案应分开存放，避免相互影响。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责。2.库房管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。3.严格控制库房的温湿度，保持适宜的环境条件。4.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。七、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和机关的相关规定。2.服务为本原则。以服务机关工作和社会利用为宗旨，充分发挥档案的作用。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应确保档案的安全保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.机关内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续。3.公民因个人需要查阅涉及本人权益的档案，应按照规定办理查阅手续。（三）利用手续1.机关内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围和内容，经机关分管领导签字同意后，到综合档案室查阅。3.公民查阅涉及本人权益的档案，应持有效身份证件，经综合档案室审核同意后，查阅相关档案。（四）利用方式1.查阅。利用者可在综合档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅。因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，限期归还。3.复制。利用者如需复制档案，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。（五）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、查阅日期、查阅目的、查阅范围、查阅内容、档案去向等。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则。综合档案室应定期对档案进行鉴定，一般每[具体时间]进行一次。2.全面审查原则。对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查。3.准确判定原则。根据审查结果，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析其保存价值。2.参考档案保管期限表。根据档案保管期限表的规定，结合档案实际情况进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等。2.档案销毁清册经机关分管领导批准后，由综合档案室组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。九、监督与检查（一）监督检查内容1.档案收集制度的执行情况。2.档案收集范围的落实情况。3.档案整理质量。4.档案保管条件。5.档案利用情况。6.档案鉴定与销毁工作。（二）监督检查方式1.定期检查。综合档案室定期对各部门档案收集管理情况进行检查。2.不定期抽查。机关领导或上级主管部门不定期对档案工