负责合同章管理制度

负责合同章管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同章的管理，规范合同章的使用流程，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在签订合同、协议、承诺书等具有法律约束力文件时对合同章的使用管理。（三）基本原则1.严格审批原则：合同章的使用必须经过严格的审批流程，确保用章行为符合公司利益和法律法规要求。2.专人负责原则：明确专人负责合同章的保管和使用，确保责任落实到人。3.登记备案原则：对合同章的使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、合同章的保管（一）保管部门公司合同章由[具体保管部门]负责保管。（二）保管人员1.设立合同章保管专员，负责合同章的日常保管工作。保管专员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司合同管理相关规定。2.保管专员不得兼任合同的起草、审核、签订等工作。（三）保管要求1.合同章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章安全。2.保管专员应妥善保管合同章，不得随意将合同章转借他人或带出公司使用。如遇特殊情况需要带出公司，必须经过严格的审批流程，并采取必要的安全措施。3.定期对合同章进行检查，确保印章清晰、完好，如发现印章损坏或遗失，应立即报告并采取相应的补救措施。三、合同章的使用流程（一）申请1.各部门或员工在签订合同、协议等文件需要使用合同章时，应填写《合同章使用申请表》（以下简称“申请表”），详细注明用章事项、合同名称、合同编号、对方单位名称、合同金额、签订日期等信息。2.申请表应由申请部门负责人签字确认，并经相关业务部门审核通过后，提交至[具体审批部门]审批。（二）审批1.[具体审批部门]应根据公司相关规定和业务实际情况，对申请表进行严格审核。审核内容包括合同条款是否符合公司利益、是否经过必要的法律审查等。2.对于重大合同或涉及公司重要利益的合同，应提交公司管理层审批。审批通过后，在申请表上签署审批意见并签字。（三）用章1.保管专员在收到经审批通过的申请表后，应仔细核对申请表上的各项信息与合同文本是否一致。2.确认无误后，在合同文本规定的盖章位置加盖合同章，并确保印章清晰、端正。3.用章完毕后，保管专员应在《合同章使用登记表》上详细记录用章日期、合同名称、合同编号、对方单位名称、用章份数等信息，并由用章人签字确认。（四）合同存档1.合同签订后，申请部门应负责将合同文本及相关附件整理归档。合同归档应按照公司档案管理规定进行分类存放，以便查阅和管理。2.同时，将《合同章使用申请表》和《合同章使用登记表》作为合同档案的重要组成部分一并存档。四、合同章使用的禁止性规定（一）禁止在空白合同、协议、文件上加盖合同章。（二）禁止为未经审批的合同或事项加盖合同章。（三）禁止将合同章用于与公司业务无关的其他用途。五、监督与检查（一）内部审计部门应定期对合同章的使用情况进行审计检查，确保合同章的使用符合本制度规定。（二）发现违规使用合同章的行为，应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。六、责任追究（一）因保管不善导致合同章遗失、被盗或损坏的，保管专员应承担相应的责任。如给公司造成经济损失的，应依法予以赔偿。（二）未经审批擅自使用合同章或违反本制度规定使用合同章的，对直接责任人给予批评教育、警告等处分；如给公司造成经济损失或法律纠纷的，应依法追究其法律责任，并要求