2026年公司会计档案管理办法

2026年公司会计档案管理办法第一章总则第一条为规范公司会计档案管理，确保会计档案的真实、完整、可用、安全，有效利用会计档案信息资源，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合公司2026年数字化转型战略及业务发展实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司总部、各分公司、全资子公司及控股子公司（以下统称“各单位”）。公司参股公司可参照本办法执行。第三条本办法所称会计档案，是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第四条会计档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：公司财务部负责统筹全系统会计档案管理工作，各单位负责本单位会计档案的具体归档、保管和利用。（二）合规性原则：会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节必须符合国家法律法规及行业监管要求。（三）安全性原则：建立健全会计档案安全防护体系，确保会计档案实体安全和信息安全，防止档案损毁、丢失和泄密。（四）数字化转型原则：积极推行电子会计档案单套制管理，以电子档案为主，纸质档案为辅，降低管理成本，提升检索效率。（五）可追溯原则：会计档案的生成、流转、归档、利用全过程应留有痕迹，确保责任可追溯。第五条会计档案管理是公司内部控制和风险管理的重要组成部分，各单位负责人对本单位会计档案的真实性、完整性和安全性负责。第二章管理体制与职责第六条公司财务部是会计档案管理的职能主管部门，主要职责包括：（一）制定和修订公司会计档案管理制度及相关操作细则；（二）指导和监督各单位会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁工作；（三）负责公司总部会计档案的日常管理；（四）组织开展全系统会计档案管理的业务培训和经验交流；（五）协调与信息技术部、档案中心等相关部门在电子会计档案管理中的协作关系。第七条公司档案中心（或行政部）负责会计档案的物理存放和最终接收，主要职责包括：（一）提供符合标准的会计档案库房及设施；（二）接收财务部门移交的会计档案，并进行入库登记；（三）负责已入库会计档案的实体保管、维护和统计；（四）配合财务部门进行会计档案的鉴定和销毁工作。第八条公司信息技术部负责电子会计档案的技术支撑，主要职责包括：（一）建设和维护电子会计档案管理系统；（二）保障电子会计档案存储介质的安全、稳定运行；（三）负责电子会计档案的数据备份、恢复及网络安全防护；（四）协助解决电子会计档案在长期保存中的技术兼容性问题。第九条各单位财务部门应设立专职或兼职会计档案管理员，负责本单位会计档案的日常管理工作。会计档案管理员变动时，必须办理严格的交接手续，并由监交人员签字确认。第三章会计档案的归档范围与分类第十条公司会计档案主要包括以下四大类：（一）会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证。其中，原始凭证包括外来原始凭证（如发票、银行回单、合同复印件等）和自制原始凭证（如领料单、折旧计算表、成本分配表等）。特别注意，2026年起，所有电子发票（含数电票）必须以XML等原生格式归档，仅保存截图或打印件不符合归档要求。（二）会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他具有保存价值的会计账簿。（三）财务会计报告类：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附注、文字说明、审计报告、财务分析报告等。（四）其他会计资料类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、以及其他与会计核算相关的电子数据和重要合同、协议等。第十一条电子会计档案的归档范围除涵盖上述纸质内容对应的电子文件外，还应包括：（一）反映经济业务事项、支持会计核算过程的电子原始数据；（二）会计核算系统生成的电子记账凭证、账簿、报表等结构化数据文件；（三）电子会计档案的元数据，包括文件创建者、创建时间、审计追踪信息等；（四）电子签名、电子印章、可信时间戳等验证信息。第十二条下列资料不属于会计档案，但应作为相关资料由业务部门或财务部门另行保管：（一）年度财务工作计划、总结等行政文件；（二）单纯的财务制度文件（非执行记录）；（三）未作为会计核算依据的普通合同、协议正本（此类应由法律部或综合部归档）。第四章会计档案的整理与立卷第十三条会计凭证的整理要求：（一）会计凭证应按月（或按记账周期）整理。记账凭证应当连同所附的原始凭证一起装订。（二）原始凭证过大过宽不便装订时，可折叠粘贴；原始凭证过小时，可在粘贴单上粘贴，并露出右下角，确保金额和日期清晰可见。（三）对于重要的原始凭证（如大额合同、产权证明等），如果需要单独保管，应在记账凭证上注明“附件另存”及原始凭证的存放索引。（四）装订凭证时，要加具封面、封底，填写凭证起止号、册数、日期、装订人等信息，并加盖装订章。（五）2026年起，对于全流程电子化的业务，原则上实行电子凭证单套制管理，不再打印纸质凭证进行装订，除非有特殊审计或监管要求。第十四条会计账簿的整理要求：（一）会计账簿在年度终了结账后，应按账户分类整理。（二）订本式账簿应保持原样，空白页应注销；活页式账簿应撤去空白页，加装封面、封底装订成册。（三）计算机打印的账簿应连续编号，经审核无误后装订，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签字或盖章。第十五条财务会计报告的整理要求：（一）月度、季度财务报告按月、季整理；（二）年度财务会计报告应单独整理立卷。合并报表应与母公司报表一并归档。（三）对外报送的财务报告，应注明报送单位、报送日期及份数。第十六条电子会计档案的整理要求：（一）电子会计档案应按照“业务类型-年度-月份”的层级结构进行存储。（二）电子文件必须采用符合国家标准的通用格式（如OFD、PDF/A、XML等），确保长期可读。（三）归档的电子会计档案应同时归档其元数据包，元数据应准确描述电子文件的内容、结构、背景和来源。（四）电子会计档案应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》进行组件封装，确保其“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）。第十七条会计档案的编号与排列：（一）会计档案应采用分类-年度-保管期限-机构代码-案卷号的编号方法。（二）案卷排列应遵循：先按类别分开，同类中按年度排列，同一年度内按保管期限排列，同一保管期限内按案卷号顺序排列。第五章会计档案的保管期限第十八条会计档案的保管期限分为永久、30年、10年、5年四类。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第十九条公司会计档案具体的保管期限如下表所示：档案名称保管期限备注一、会计凭证1.原始凭证30年含电子发票XML数据2.记账凭证30年二、会计账簿3.总账30年4.明细账30年5.日记账30年6.固定资产卡片5年固定资产报废清理后保管5年7.其他辅助性账簿30年三、财务会计报告8.月度、季度财务会计报告10年含文字分析9.半年度财务会计报告10年含文字分析10.年度财务会计报告永久含文字分析、审计报告四、其他会计资料11.会计档案移交清册30年12.会计档案保管清册永久13.会计档案销毁清册永久14.会计档案鉴定意见书永久15.银行存款余额调节表10年16.银行对账单10年17.纳税申报表10年18.资产评估报告30年涉及产权重大变动的为永久第二十条对于保管期限届满的会计档案，如未结清的债权债务原始凭证、未了结事项的凭证，应单独抽出立卷，继续保管至事项完结为止。正在项目建设期间的建设单位会计档案，其保管期限从项目竣工决算结束之日起计算。第六章会计档案的移交与归档第二十一条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门临时保管一年，最长不超过三年。因工作需要确需推迟移交的，须经公司档案管理部门负责人批准。第二十二条临时保管期间，会计档案必须存放在专门的档案柜中，由出纳人员以外的专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。第二十三条移交会计档案时，双方必须办理严格的交接手续。（一）编制《会计档案移交清册》，列明移交档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限、应保管期限、已保管期限等内容。（二）交接双方应按照移交清册所列内容逐项清点核对。（三）交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或盖章。（四）电子会计档案的移交，应通过系统进行在线移交，并生成电子回执，同时进行离线备份的介质移交。第二十四条会计档案移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第二十五条各单位撤销、解散、合并、分立或其他改制情形时，必须按照《会计档案管理办法》的规定，明确会计档案的归属与移交流向，并办理严格的交接手续，防止档案流失。第七章会计档案的利用与借阅第二十六条公司应建立健全会计档案查阅、复制、借阅登记制度，严格履行审批手续。第二十七条各单位财务部门内部人员因工作需要查阅会计档案，须经财务部门负责人批准，并由档案管理员陪同查阅。第二十八条公司其他部门因工作需要查阅会计档案，须经本单位财务部门负责人批准。如需查阅跨单位的会计档案，须经公司财务部负责人批准。第二十九条外部单位（如审计、税务、公检法、律师等）因公需要查阅公司会计档案，必须持有单位介绍信，并注明查阅范围和目的，经公司分管财务领导或总经理批准后，由档案管理员陪同查阅。第三十条查阅会计档案时，严禁在档案上涂画、拆封、抽换。查阅者可以摘抄、复印或拍照会计档案的部分内容，但严禁复制涉密信息。第三十一条复印或打印的会计档案资料，必须加盖档案管理部门的“档案复制专用章”，并由档案管理员注明“此件与原件核对无误”及复制日期，档案复制件视同原件管理。第三十二条会计档案原则上不得借出。如有特殊需要（如司法鉴定、特殊审计等），须严格报批，且借出期限不得超过3个工作日。借出期间，借阅人对档案的安全、完整负全部责任。第三十三条电子会计档案的利用：（一）应通过电子会计档案管理系统进行在线查阅，系统应自动记录查阅人、查阅时间、查阅内容、IP地址等日志。（二）电子档案的下载、导出功能应严格控制权限，并进行数字水印处理，防止泄露后无法追溯。（三）严禁未经授权直接访问数据库服务器中的电子档案底层数据。第八章电子会计档案专项管理第三十四条公司自2026年1月1日起，全面推行电子会计档案单套制管理。对于同时具有纸质和电子形式的会计资料，除法律法规另有规定外，原则上只保存电子形式。第三十五条电子会计档案管理系统应具备以下功能：（一）采集功能：能够从ERP系统、费控系统、影像系统等业务系统自动采集电子会计数据。（二）归档功能：支持自动分类、组件、赋码、存储，符合电子档案的“四性”检测要求。（三）存储功能：支持在线存储和离线备份，采用分级存储策略（近线数据在线存储，远期数据磁带或光盘库存储）。（四）利用功能：提供多维度检索、在线浏览、借阅审批流程。（五）审计功能：全流程操作日志不可篡改。第三十六条电子会计档案的存储介质应符合以下要求：（一）采用一次写入式存储介质，如只读光盘、磁带等，防止被篡改。（二）存储介质应进行定期检测和转换，一般每隔4年进行一次抽样读取检查，发现问题及时迁移。（三）建立介质管理台账，记录介质的编号、类型、容量、存放位置、检测时间、状态等信息。第三十七条电子会计档案的备份策略：（一）实行“3-2-1”备份策略：至少保留3份数据副本，存储在2种不同的介质上，其中1份为异地备份。（二）每日进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据应加密存储。（三）建立灾难恢复预案，每年至少进行一次电子会计档案恢复演练。第三十八条电子会计档案的元数据管理是核心。元数据应包括：（一）描述元数据：题名、责任者、日期、文号、页数等。（二）技术元数据：格式、大小、分辨率、压缩算法、电子签名信息等。（三）结构元数据：文件之间的关联关系（如凭证与附件的挂接关系）。（四）过程元数据：业务流程节点、处理人、处理时间等。第九章会计档案的鉴定与销毁第三十九条公司应成立由档案部门、财务部门、审计部门、信息技术部门组成的会计档案鉴定小组，负责对保管期满的会计档案进行鉴定。第四十条鉴定工作每五年进行一次。鉴定小组应逐卷审查保管期满的档案，提出“继续保管”或“销毁”的鉴定意见。第四十一条对于保管期满但未结清债权债务、未了结事项的原始凭证，以及涉及其他未了事项的原始凭证，即使保管期限已满，也不得销毁，应当单独抽出立卷，并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第四十二条销毁会计档案的程序：（一）由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁原因等。（二）公司负责人、档案管理部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人在销毁清册上签署意见。（三）销毁纸质档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销。销毁电子档案时，应由信息技术部进行逻辑删除和物理擦除，并确保不可恢复。（四）监销人在销毁前应按照销毁清册所列内容清点核对；销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。第四十三条严禁私自销毁会计档案。严禁在非指定场所销毁会计档案。销毁场所应具备保密