企业文电管理制度

企业文电管理制度一、总则（一）目的为加强公司文电管理，确保文电的准确、及时、安全传递和有效处理，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的文电往来管理。（三）文电定义本制度所称文电，是指公司在日常工作中形成的各类文件、电报、信函、传真、电子邮件等信息载体。（四）管理原则1.统一管理原则：公司文电管理工作由行政部门统一归口负责，确保文电管理的规范化、标准化。2.准确及时原则：文电的拟制、审核、签发、传递、办理等各个环节都要做到准确无误，及时高效，避免延误和差错。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，加强文电的保密管理，防止文电信息泄露。4.精简高效原则：提倡精简文电，提高文电质量，减少不必要的文电往来，提高工作效率。二、文电的分类与编号（一）分类1.行政公文类：包括公司发布的决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。2.业务文件类：各部门在业务工作中形成的各类文件，如工作计划、方案、报告、总结等。3.外来文件类：公司收到的上级单位、政府部门、合作伙伴等发来的文件、信函、传真等。4.其他文件类：不属于上述三类的其他文电，如简报、信息等。（二）编号1.行政公文类编号：采用“公司简称+年份+序号”的方式，例如：[公司简称]〔20XX〕X号。2.业务文件类编号：由部门代码+年份+序号组成，部门代码由行政部门统一规定。例如：[部门代码]〔20XX〕X号。3.外来文件类编号：按照收到的先后顺序进行编号，例如：外〔20XX〕X号。4.其他文件类编号：根据文件性质和内容进行编号，例如：简〔20XX〕X号。三、文电的拟制（一）基本要求1.文电内容应符合国家法律法规和公司政策规定，观点明确，条理清晰，文字简洁，标点正确。2.拟制文电应使用公司统一规定的格式和字体，页面布局合理，排版规范。3.文电中的数字、计量单位等应符合国家有关标准和规定。（二）拟稿1.承办部门或人员负责文电的拟稿工作，拟稿人应认真领会发文意图，收集相关资料，确保文电内容真实、准确、完整。2.拟稿时应注明紧急程度、密级等信息，并按照规定的格式填写发文稿纸。3.涉及多个部门的文电，由主办部门牵头拟稿，相关部门会签。（三）审核1.文电拟稿完成后，应经本部门负责人审核。审核内容包括文电内容是否符合要求，格式是否规范，语言是否通顺等。2.重要文电或涉及多个部门的文电，应提交行政部门审核。行政部门审核后，提出修改意见，拟稿部门应根据审核意见进行修改完善。（四）签发1.文电审核通过后，按照公司领导审批权限进行签发。2.一般文电由部门负责人签发；重要文电由分管领导签发；涉及公司重大事项的文电由公司总经理签发。四、文电的收发（一）收文1.行政部门负责公司外来文电的统一签收、登记和分发。2.收到文电后，应及时在收文登记簿上登记文电的编号、来文单位、来文日期、标题、密级、份数等信息，并根据文电内容和性质，及时分送相关领导和部门阅办。3.对于紧急文电，应立即送呈公司领导或相关部门负责人，并电话通知收件人。4.收文部门收到文电后，应在规定时间内处理，并将处理结果反馈给行政部门。（二）发文1.行政部门负责公司内部文电的统一编号、登记、印制和分发。2.拟稿部门将审核签发后的文电交行政部门，行政部门按照编号规则进行编号，并在发文登记簿上登记。3.根据文电内容和发送范围，行政部门安排印制文电，并加盖公司印章。4.文电印制完成后，行政部门按照规定的分发渠道及时将文电送达收件部门或人员，并做好签收记录。五、文电的传阅与办理（一）传阅1.行政部门负责组织文电的传阅工作，根据文电内容和领导批示，确定传阅范围和顺序。2.传阅文电应使用传阅单，注明传阅人姓名、传阅日期等信息。传阅人应在传阅单上签字，注明传阅意见和时间。3.传阅文电应遵循高效、及时的原则，不得积压、延误。传阅人应在规定时间内将文电传至下一位传阅人，不得擅自扩大传阅范围或长期留存文电。（二）办理1.承办部门或人员收到文电后，应按照文电要求和领导批示及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给行政部门。2.对于需要回复的文电，承办部门应在规定时间内拟好复文，经审核签发后及时回复。3.涉及多个部门的文电，主办部门应牵头协调相关部门共同办理，协办部门应积极配合，按时完成工作任务。六、文电的归档与保管（一）归档1.文电办理完毕后，承办部门应及时将文电整理归档。归档文电应齐全、完整、准确，符合档案管理要求。2.归档文电应按照分类编号顺序进行整理，装订成册，并编制档案目录。3.每年年底，各部门应将本年度的归档文电移交公司档案室统一保管。（二）保管1.公司档案室负责文电档案的保管工作，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。2.档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫等设备，对档案进行妥善保管。3.严格控制档案查阅权限，查阅档案应履行审批手续，填写查阅登记表。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案。七、文电的保密与销毁（一）保密1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强文电的保密管理。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要文电，应标明密级，并采取相应的保密措施。2.文电的起草、审核、签发、传递、办理、归档等各个环节，都要严格遵守保密规定，确保文电信息不泄露。3.未经公司领导批准，任何人不得擅自复印、摘抄、传播公司文电内容。（二）销毁1.文电档案保管期限届满或已失去保存价值的，应按照公司档案销毁制度进行销毁。2.销毁文电档案应编制销毁清单，经部门负责人审核，公司领导批准后，由行政部门和档案室共同派人监销。3.监销人员应在销毁清单上签字，确保销毁工作彻底、无误。八、文电管理的监督与检查（一）监督检查职责行政部门负责对公司文电管理工作进行监督检查，定期或不定期对文电的拟制、审核、签发、收发、传阅、办理、归档等环节进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.文电管理制度的执行情况，包括文电的编号、格式、拟制、审核、签发、收发、传阅、办理、归档等环节是否符合规定。2.文电的处理效率和质量，是否及时、准确地处理文电，办理结果是否符合要求。3.文电的保密管理情况，是否采取有效的保密措施，防止文电信息泄露。4.文电档案的管理情况，是否按照规定进行归档、保管和销毁。（三）检查方式1.定期检查：行政部门每季度对公司文电管理工作进行一次全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查：行政部门