财务中支票管理制度

财务中支票管理制度一、总则1.目的为加强公司支票管理，规范支票使用流程，保障公司资金安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及支票支付业务时的管理。3.职责分工财务部门负责支票的购买、保管、开具及核销等工作。审核支票支付业务的真实性、合法性和准确性。定期对支票使用情况进行清查和核对。使用部门根据实际业务需求，填写支票使用申请单，并提交相关证明材料。负责支票的领取、使用和归还，并确保支票安全。配合财务部门做好支票使用的相关工作。二、支票的购买1.购买流程财务部门根据公司资金使用计划和业务需求，确定支票购买数量和种类。由财务人员填写支票购买申请单，注明购买支票的类型、数量等信息，并提交给财务负责人审批。审批通过后，财务人员携带相关证件（如营业执照副本、开户许可证、法人身份证等）前往银行购买支票。购买支票后，财务人员应及时登记支票购买日期、支票号码、数量等信息，并妥善保管支票。2.购买记录财务部门应建立支票购买登记簿，详细记录每次购买支票的日期、银行名称、支票号码、数量、购买人等信息。登记簿应定期与银行对账单进行核对，确保记录准确无误。三、支票的保管1.保管方式支票应存放在专门的保险柜中，保险柜应放置在安全可靠的地方，如财务办公室。保险柜钥匙和密码应由专人负责保管，不得随意告知他人。2.保管人员职责负责支票的日常保管工作，确保支票安全无损。定期检查保险柜的安全性，如发现异常情况应及时报告。严格遵守支票保管制度，不得擅自将支票借给他人或带出公司。3.支票挂失如发现支票遗失或被盗，保管人员应立即向财务负责人报告，并及时办理挂失手续。挂失时应提供支票号码、金额、出票日期等信息，银行在核实情况后会进行相应处理。同时，应向公安机关报案，以防止支票被冒用。四、支票的开具1.开具流程使用部门根据业务需要，填写支票使用申请单，注明付款日期、收款单位名称、金额、用途等信息，并附上相关证明材料（如合同、发票等）。将支票使用申请单提交给部门负责人审批，审批通过后交财务部门审核。财务部门审核人员对申请单及相关证明材料进行审核，核实业务的真实性、合法性和准确性。审核无误后，在支票使用申请单上签字确认，并安排开具支票。财务人员根据审核后的支票使用申请单，填写支票内容，包括出票日期、收款人名称、金额、用途等。填写支票时应使用碳素墨水或墨汁，确保字迹清晰、规范，不得涂改。在支票上加盖公司财务专用章和法人章，并在支票存根上签字确认。将支票交给使用部门指定的人员，并办理交接手续。交接时应注明支票号码、金额、收款单位等信息。2.开具要求支票的出票日期应填写实际出票日期，不得提前或滞后。收款人名称应填写全称，不得简写或使用简称。金额的大写和小写应一致，大写金额应规范填写，防止涂改。用途应填写明确、具体，与实际业务相符。支票应在规定的有效期内使用，超过有效期的支票银行不予受理。五、支票的使用1.领取与签收使用部门指定的人员在领取支票时，应在支票使用申请单上签字确认，并注明领取日期。领取支票后，应妥善保管，不得随意转借他人。2.使用规定支票只能用于公司正常的生产经营活动，不得用于非法或违规用途。使用支票时，应严格按照支票使用申请单上注明的用途、金额、收款单位等信息进行支付，不得擅自更改。如因特殊情况需要更改支票信息，应重新填写支票使用申请单，经相关审批流程后重新开具支票。支票的背书转让应符合法律法规的规定，背书应连续、清晰，不得附有条件。3.支付凭证使用支票支付后，应及时取得相关支付凭证，如发票、收据等，并将支付凭证与支票存根一并粘贴在记账凭证后，作为记账依据。支付凭证应真实、合法、有效，不得伪造或虚开。六、支票的核销1.核销流程使用部门在支票支付业务完成后，应及时将支票存根、支付凭证等相关资料交回财务部门。财务人员对交回的支票存根和支付凭证进行核对，核实支票是否已按规定使用，支付金额是否与申请单一致，支付凭证是否齐全、合规等。核对无误后，在支票使用申请单上注明核销日期，并将支票存根和支付凭证归档保存。定期对支票使用情况进行清查，统计已使用支票的金额、数量等信息，与银行对账单进行核对，确保账实相符。2.未使用支票的处理如因业务变更或其他原因导致支票未使用，使用部门应及时将支票交回财务部门。财务人员核对无误后，在支票上加盖“作废”章，并将支票与支票存根一并妥善保管。定期对作废支票进行清理，登记作废支票号码、作废原因等信息，并按规定进行销毁。七、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对支票管理制度的执行情况进行审计，检查支票的购买、保管、开具、使用和核销等环节是否符合规定，是否存在违规操作或资金安全隐患。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.财务检查财务部门定期对支票使用情况进行自查，检查支票的管理是否规范，使用是否合规，账目是否清晰等。对自查中发现的问题，及时进行整改，并加强对相关人员的培训和教育。3.违规处理对于违反支票管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予警告、批评教育等处理；情节严重的，将追究相关人员的责任，包括经济赔偿、行政处罚等；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。八、附则1.解释权本制