财物口令卡管理制度

财物口令卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司财物口令卡的管理，规范其申请、使用、保管及作废流程，确保公司财物安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及涉及财物口令卡使用的相关业务活动。（三）定义1.财物口令卡：是指用于保护公司财物相关操作安全的动态口令工具，通过定期变换密码提供额外的安全认证。2.使用部门：指直接使用财物口令卡进行财物操作的公司内部部门。3.保管人：负责具体保管财物口令卡实物的人员。二、职责分工（一）人力资源部1.负责新入职员工财物口令卡的申请、发放及回收工作。2.对涉及财物口令卡使用的员工进行相关培训。3.协助其他部门处理财物口令卡使用过程中的人事相关问题，如岗位变动导致的口令卡调整等。（二）财物管理部门1.制定财物口令卡相关操作规范和流程，并监督执行。2.负责财物口令卡系统的维护和管理，确保其正常运行。3.对财物口令卡的使用情况进行定期检查和统计分析，及时发现异常情况并采取措施。（三）使用部门1.负责本部门员工财物口令卡的日常使用管理，包括监督员工正确使用、提醒保管人妥善保管等。2.根据工作需要，向人力资源部提出财物口令卡的申请或调整需求。3.配合财物管理部门和人力资源部进行财物口令卡相关的检查和调查工作。（四）保管人1.妥善保管财物口令卡实物，确保其安全，不得随意转借他人。2.按照规定的流程和要求使用财物口令卡，在操作完成后及时将其存放于安全位置。3.如发现财物口令卡丢失、损坏等情况，应立即向所在部门报告，并协助采取相应措施。三、申请与发放（一）申请条件1.因工作需要涉及财物操作，且该操作风险较高，需要额外安全认证的员工。2.新入职员工，其工作岗位涉及财物相关业务，在入职培训时统一申请。（二）申请流程1.员工所在部门填写《财物口令卡申请表》，详细说明申请原因、涉及的财物操作内容及预计使用期限等信息，并由部门负责人签字确认。2.将申请表提交至人力资源部。人力资源部审核申请信息的完整性和合理性，审核通过后提交至财物管理部门。3.财物管理部门根据公司财物安全策略和实际情况，对申请进行最终审批。审批通过后，为员工生成对应的财物口令卡账号，并通知人力资源部。（三）发放方式1.人力资源部负责将财物口令卡实物发放给员工本人或指定的保管人。发放时需填写《财物口令卡发放登记表》，记录发放时间、员工姓名、部门、卡号等信息，并由领取人签字确认。2.同时，人力资源部通过内部邮件或其他方式向员工发送财物口令卡的初始使用说明和注意事项，包括如何获取动态口令、使用频率要求等。四、使用规范（一）操作流程1.员工在进行涉及财物口令卡认证的操作时，应按照系统提示输入相关信息，如用户名、密码等。2.系统验证通过后，会提示员工输入财物口令卡当前显示的动态密码。员工需按照正确的顺序读取口令卡上的数字，并准确输入系统。3.操作完成后，应妥善保管好财物口令卡，避免泄露动态密码。如发现操作异常或对密码有疑问，应立即停止操作，并向所在部门报告。（二）使用频率1.根据不同的财物操作风险等级，设定财物口令卡的使用频率。对于高风险操作，如大额资金转账、重要财物信息修改等，要求每次操作均使用财物口令卡进行认证。2.对于一般风险操作，可根据实际情况适当降低使用频率，但至少每周进行一次使用验证，确保口令卡的有效性。（三）使用限制1.财物口令卡仅限本人使用，严禁转借他人。如因特殊原因需要他人代为操作，必须经过所在部门负责人书面批准，并采取相应的安全措施，如监督操作过程、事后及时修改密码等。2.员工应在规定的工作时间和授权范围内使用财物口令卡，不得利用其进行违规或非法操作。五、保管与维护（一）保管要求1.保管人应将财物口令卡存放于安全、保密的位置，如专门的保险柜、文件柜等，并确保存放环境干燥、无损坏风险。2.不得将财物口令卡与其他重要物品混放，避免丢失或被盗取。3.在离开办公区域时，应将财物口令卡妥善保管，不得随意放置在办公桌上。（二）定期检查1.财物管理部门定期对财物口令卡的使用情况进行检查，包括检查保管人是否按照规定保管、使用频率是否符合要求等。2.每季度至少进行一次全面的检查，对发现的问题及时记录并通知相关部门进行整改。（三）维护与更换1.如发现财物口令卡出现损坏、无法正常读取动态密码等情况，保管人应立即向所在部门报告。所在部门核实情况后，填写《财物口令卡更换申请表》，提交至人力资源部。2.人力资源部审核后，提交至财物管理部门。财物管理部门负责为员工更换新的财物口令卡，并按照申请与发放流程进行相关操作。3.财物口令卡的有效期一般为[X]年，到期前一个月，财物管理部门应通知人力资源部，由人力资源部提醒相关员工进行更换申请。六、丢失与挂失（一）丢失处理1.如保管人发现财物口令卡丢失，应立即向所在部门报告。所在部门在接到报告后，应第一时间通知人力资源部和财物管理部门。2.财物管理部门对丢失的财物口令卡进行挂失处理，防止他人冒用。同时，根据情况评估是否需要采取进一步的安全措施，如冻结相关财物操作权限、对涉及的财物信息进行监控等。3.丢失财物口令卡的员工需填写《财物口令卡丢失声明》，详细说明丢失的时间、地点及可能的原因等信息，并承担因丢失可能造成的一切损失。（二）挂失流程1.员工或保管人通过公司内部指定的渠道（如邮件、电话等）向财物管理部门提出挂失申请。2.财物管理部门核实挂失信息后，立即在系统中对相应的财物口令卡进行挂失操作，并记录挂失时间、申请人等信息。3.挂失成功后，财物管理部门通知人力资源部，人力资源部协助相关部门对涉及该口令卡的员工进行后续处理，如重新申请口令卡等。七、作废与销毁（一）作废情形1.员工离职、岗位调动不再需要使用财物口令卡时。2.财物口令卡因损坏无法修复且已完成更换的。3.根据公司财物安全策略调整，需要对特定的财物口令卡进行作废处理的。（二）作废流程1.由所在部门填写《财物口令卡作废申请表》，说明作废原因、涉及的员工及口令卡信息等，并经部门负责人签字确认。2.将申请表提交至人力资源部审核，审核通过后提交至财物管理部门。3.财物管理部门对申请进行最终审批，审批通过后在系统中对相应的财物口令卡进行作废操作，并将作废信息通知人力资源部。（三）销毁方式1.对于作废的财物口令卡实物，由财物管理部门负责统一销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。2.销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方法，确保口令卡上的信息无法恢复。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对财物口令卡管理制度的执行情况进行审计，检查各部门是否按照规定流程进行申请、使用、保管及作废等操作。2.审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保制度的有效执行。（二）违规处理1.对于违反财物口令卡管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、解除劳动合同