企业案件管理制度

企业案件管理制度一、总则（一）目的为规范公司案件管理工作，有效预防、及时处理各类案件，维护公司合法权益，保障公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门在经营管理活动中涉及的各类案件，包括但不限于民事案件、刑事案件、行政案件以及劳动争议案件等。（三）基本原则1.预防为主原则建立健全案件预防机制，加强风险防控，从源头上减少案件的发生。2.依法处理原则严格依照法律法规及相关政策处理案件，确保处理结果合法合规。3.及时高效原则对案件做到及时发现、及时报告、及时处理，提高案件处理效率，降低公司损失。4.保密原则在案件处理过程中，严格遵守保密规定，保护公司商业秘密、个人隐私等信息安全。二、案件管理职责分工（一）法务部门1.负责制定和完善公司案件管理制度及流程。2.对重大案件进行法律分析，提出法律意见和解决方案。3.代表公司参与案件的诉讼、仲裁、调解等活动。4.协助各部门开展法律风险防范工作，提供法律咨询服务。（二）业务部门1.负责本部门业务范围内案件的前期调查、证据收集等工作。2.及时向法务部门通报案件相关情况，配合法务部门进行案件处理。3.落实法务部门提出的法律风险防范建议，加强业务管理，预防案件发生。（三）其他相关部门如财务部门负责提供案件处理所需的财务数据和支持；行政部门负责协助案件处理过程中的后勤保障等工作。各部门应按照职责分工，协同配合，共同做好案件管理工作。三、案件分类及处理流程（一）民事案件1.案件受理业务部门在发现涉及民事纠纷的情况后，应立即向法务部门报告，并提供相关证据材料。法务部门对案件进行初步评估，判断是否符合立案条件。2.案件分析法务部门组织相关人员对案件进行法律分析，明确案件性质、争议焦点、可能的处理结果等，并制定处理策略。3.处理方式选择根据案件具体情况，可选择协商、调解、仲裁或诉讼等方式进行处理。协商：由法务部门或业务部门代表公司与对方进行沟通协商，争取达成和解协议。调解：若协商不成，可根据案件情况申请第三方调解机构进行调解。仲裁：对于约定仲裁条款或符合仲裁受理条件的案件，依法向仲裁机构申请仲裁。诉讼：经评估认为诉讼是最佳处理方式的，依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。4.处理过程跟踪在案件处理过程中，法务部门应密切跟踪案件进展情况，及时与相关方沟通协调，确保处理工作顺利进行。同时，定期向公司管理层汇报案件处理情况。5.结案归档案件处理完毕后，法务部门应及时整理案件相关资料，形成结案报告，并将案件资料归档保存。（二）刑事案件1.案件发现与报告一旦发现可能涉及刑事案件的情况，相关人员应立即向公司管理层和法务部门报告。法务部门在接到报告后，应及时了解案件基本情况，并向公安机关报案。2.配合调查公司应积极配合公安机关的侦查工作，提供必要的协助和支持。法务部门应安排专人与公安机关保持沟通，及时了解案件进展情况，并向公司管理层汇报。3.法律支持法务部门为公司及相关人员提供法律支持，解答法律疑问，确保公司在刑事案件处理过程中的行为合法合规。4.后续处理根据刑事案件的处理结果，法务部门协助公司做好相关善后工作，如挽回经济损失、消除不良影响等。同时，对案件进行总结分析，提出改进措施，加强公司安全防范工作。（三）行政案件1.案件应对当公司收到行政机关的处罚通知或相关文书后，法务部门应及时组织相关人员进行研究分析，制定应对策略。2.陈述申辩根据行政案件的具体情况，公司可依法向行政机关进行陈述申辩，提交相关证据材料，争取减轻或免除处罚。3.行政复议或行政诉讼如对行政机关的处罚决定不服，公司可在法定期限内申请行政复议或提起行政诉讼。法务部门负责代表公司参与行政复议或行政诉讼活动，维护公司合法权益。4.执行与整改若公司最终败诉，应按照行政机关的要求及时履行处罚决定，并针对存在的问题进行整改，避免类似问题再次发生。（四）劳动争议案件1.争议发生员工与公司之间发生劳动争议后，业务部门或人力资源部门应及时了解情况，并向法务部门通报。2.协商解决首先尝试通过协商方式解决劳动争议，由人力资源部门或相关业务部门与员工进行沟通协商，争取达成一致意见。3.调解若协商不成，可向劳动争议调解委员会申请调解。法务部门协助提供法律支持，确保调解过程合法合规。4.仲裁或诉讼经调解仍无法解决的劳动争议，可依法向劳动争议仲裁委员会申请仲裁；对仲裁结果不服的，可在法定期限内向人民法院提起诉讼。法务部门代表公司参与劳动争议仲裁和诉讼活动。5.结果执行劳动争议案件处理结果生效后，公司应按照规定执行相关决定。同时，人力资源部门应做好员工思想工作，避免矛盾激化。四、案件信息管理（一）信息收集1.各部门在日常工作中应注意收集与案件相关的各类信息，包括但不限于合同文件、往来信函、会议纪要、财务数据、证人证言等。2.案件发生后，业务部门应及时将案件相关信息整理汇总，提交给法务部门。（二）信息整理与分析法务部门对收集到的案件信息进行整理、分类和分析，建立案件信息数据库。通过对案件信息的分析，总结案件特点和规律，为案件处理及风险防范提供参考依据。（三）信息共享与沟通1.法务部门应定期向公司管理层汇报案件信息及处理情况，确保管理层及时了解案件动态。2.在案件处理过程中，法务部门与各相关部门之间应保持密切沟通，实现信息共享，共同推进案件处理工作。五、案件处理费用管理（一）费用预算对于可能涉及案件处理的项目，法务部门应提前进行费用预算，报公司管理层审批。费用预算应包括但不限于诉讼费、律师费、仲裁费、鉴定费、差旅费等。（二）费用审批案件处理费用的支出应按照公司财务审批流程进行审批。业务部门或法务部门提出费用申请时，应详细说明费用支出的事由、金额及预计支付时间等，并提交相关证明材料。（三）费用支付财务部门根据审批通过的费用申请，及时安排资金支付。在支付案件处理费用时，应严格审核相关票据的真实性、合法性和完整性，确保费用支付合规。（四）费用核算与报销财务部门应建立案件处理费用核算台账，对案件处理费用的发生、支付等情况进行详细记录。案件处理完毕后，相关部门应及时办理费用报销手续，财务部门按照公司财务制度进行审核报销。六、案件处理中的保密措施（一）保密范围案件处理过程中涉及的公司商业秘密、技术秘密、客户信息、个人隐私以及案件相关的内部讨论内容、处理策略、证据材料等均属于保密范围。（二）保密责任1.参与案件处理的所有人员均负有保密义务，应严格遵守保密规定。2.各部门负责人为本部门保密工作的第一责任人，负责监督本部门人员履行保密职责。（三）保密措施1.对涉及保密信息的文件、资料等应进行专人保管，设置专门的存放场所，并采取加密存储、限制访问等安全措施。2.在案件处理过程中，如需对外披露信息，应按照公司信息披露管理制度进行审批，严格控制信息披露的范围和方式。3.禁止在非工作场合谈论案件相关的保密信息，严禁通过互联网、移动通讯工具等传播保密信息。（四）保密监督与检查公司定期对案件处理过程中的保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。对违反保密规定的行为，将依法依规追究相关人员的责任。七、案件处理后的总结与评估（一）总结报告案件处理完毕后，法务部门应撰写案件总结报告，对案件的发生原因、处理过程、处理结果、经验教训等进行全面总结分析。总结报告应提交给公司管理层，并分发给各相关部门。（二）评估改进1.公司组织相关部门对案件处理情况进行评估，分析案件处理过程中存在的问题和不足之处，提出改进