大连万达采购管理制度

大连万达采购管理制度一、总则（一）目的为规范大连万达采购管理工作，确保采购活动的合法性、规范性、高效性，保障公司物资供应，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大连万达总部及各下属公司的采购活动，包括但不限于工程物资、办公用品、设备设施、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明。3.效益原则：追求采购成本的降低和采购效益的最大化，同时保证采购物资和服务的质量。4.归口管理原则：明确采购归口管理部门，统一协调采购工作，避免多头采购。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司高层领导、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目的采购策略、预算、供应商选择等重要事项，对采购工作进行宏观指导和决策。（二）采购归口管理部门根据公司业务特点，确定采购归口管理部门，如采购管理中心等。其职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程及标准。2.组织实施各类采购项目，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。3.负责采购成本控制，进行市场调研与分析，争取有利采购价格。4.建立和维护供应商管理体系，评估供应商资质与绩效。5.协调与其他部门在采购工作中的沟通与协作。（三）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购项目的供应商选择、合同评审等环节，提供专业意见和建议。3.负责采购物资或服务的验收工作，确保符合需求标准。（四）财务部门1.参与采购预算的编制与审核，提供财务专业意见。2.负责采购资金的安排与支付管理，审核采购合同付款条款。3.对采购成本进行核算与分析，监督采购资金的使用情况。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门应根据公司业务发展规划、年度预算及实际工作需要，提前编制采购需求计划。采购需求计划应详细列出采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购需求计划提交至采购归口管理部门后，采购归口管理部门进行汇总、审核与平衡。对于重复或不合理的需求进行调整与优化，形成公司整体采购计划。3.采购计划经采购决策委员会审议通过后，下达执行。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购归口管理部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商品质、交货期、价格、服务等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商给予更多合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.供应商选择采购项目实施时，采购归口管理部门从合格供应商名单中选择合适的供应商进行询价、报价。根据供应商报价、产品质量、交货期等因素进行综合比较，采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式确定最终供应商。（三）采购合同签订1.采购归口管理部门与选定的供应商进行合同条款谈判，明确双方权利与义务，包括物资或服务规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同文本应经法务部门审核，确保合同合法合规。审核通过后，由采购归口管理部门负责人与供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作安排。（四）采购执行与监控1.采购归口管理部门负责跟踪采购合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门应配合采购归口管理部门做好采购物资或服务的验收准备工作，在收到货物或服务后及时组织验收。3.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。在付款前，应对采购合同执行情况、验收情况等进行审核。4.采购归口管理部门定期对采购项目进行总结与分析，评估采购效果，总结经验教训，不断改进采购工作。（五）采购验收1.需求部门按照采购合同要求及相关标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为采购付款的重要依据之一。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时通知采购归口管理部门，采购归口管理部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货、降价等。四、采购方式（一）招标采购适用于金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。与不少于三家供应商进行谈判，从中确定成交供应商。（三）询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家供应商发出询价单，对供应商报价进行比较，选择成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购归口管理部门会同财务部门及其他相关部门，根据公司年度经营计划和采购计划，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确各项采购项目的预算金额、资金来源等内容，并经采购决策委员会审议通过。（二）预算执行与控制1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批。2.采购归口管理部门定期对采购预算执行情况进行监控与分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整当出现下列情况时，可申请采购预算调整：1.市场价格波动较大，导致原采购预算无法满足采购需求。2.公司业务发展需要，新增采购项目或对原有采购项目进行重大调整。3.其他不可抗力因素影响采购预算执行。采购预算调整申请应经采购决策委员会审批后执行。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购归口管理部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任条款；定期对供应商进行评估与监控，及时发现并解决潜在问题。2.质量风险：严格采购物资或服务的质量标准；加强验收环节管理；要求供应商提供质量保证文件；建立质量追溯机制，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。3.价格波动风险：关注市场价格动态，合理安排采购时间；与供应商签订价格调整条款；采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。4.法律风险：加强采购合同审核，确保合同合法合规；咨询专业法律意见，防范法律风险；定期进行法律培训，提高采购人员法律意识。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输成本、仓储成本等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了成本节约。2.采购质量：考核采购物资或服务的质量是否符合要求，验收合格率等指标。3.交货期：评估供应商是否按时交货，交货及时率等指标。4.服务水平：考察供应商的售后服务质量，如响应速度、解决问题能力等。5.合规性：检查采购活动是否符合法律法规、公司制度等要求。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购发票、验收报告、供应商反馈等。2.采用定量分析与定性评价相结合的方法，对采购绩效进行综合评估。3.与采购人员、需求部门、供应商等进行沟通与交流，获取各方对采购工作的评价与意见。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和供应商进行表彰与奖励。2.对于绩效不佳的采购人员，进行培训、