外贸公司印章管理制度

外贸公司印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等。印章管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。印章的刻制与启用印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责。因工作需要刻制印章时，需由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报行政部门。2.行政部门根据审批意见，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并将印章移交使用部门。印章的启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、印章规格、启用范围等信息，并附印章印模。经公司法定代表人或授权代表批准后，方可启用。2.行政部门应将印章启用信息及时通知相关部门和人员，并在公司内部发布公告。同时，应将印章启用情况记录在印章管理台账中。印章的保管保管责任1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应由公司法定代表人或授权代表指定的专人保管；法定代表人章由法定代表人本人或其授权的财务人员保管；业务专用章由相关业务部门指定专人保管。保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员不得擅自将印章交与他人保管或使用，确因工作需要临时交接时，应办理交接手续，并由交接双方及监交人签字确认。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施。印章的使用使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等；代表公司签署的各类法律文件；其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：用于公司签订的各类合同、协议等经济法律文件。3.财务专用章：用于公司的财务结算、票据开具、资金收付等财务事项。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的财务事项、签署法律文件等。5.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、信函、合同等，如销售业务章、采购业务章等。使用流程1.申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照公司审批权限进行审批。一般事项由分管领导审批；重要事项或涉及金额较大的事项需经公司法定代表人或授权代表审批。3.用印：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关审批文件无误后，方可在规定的位置加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。4.登记：印章保管人员应在用印后及时将用印情况登记在印章管理台账中，包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称及份数、审批人等信息。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需提前加盖印章的，必须在印章空白处注明用途，并严格控制数量，使用完毕后及时收回。2.未经公司法定代表人或授权代表批准，不得擅自将公司印章携带外出使用。如因特殊情况需要携带外出的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并办理相关手续，由专人负责携带和使用。3.印章使用必须严格按照规定的使用范围和流程进行，不得超越权限使用印章。如发现违规使用印章的情况，应及时制止，并追究相关人员的责任。印章的废止与销毁废止情形1.因公司名称变更、机构调整等原因，原印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续使用的。3.其他需要废止印章的情形。废止程序1.印章保管人员发现印章需要废止时，应及时填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、废止日期等信息，并经部门负责人审核签字后，报行政部门。2.行政部门根据审批意见，对拟废止的印章进行核实，并报公司法定代表人或授权代表批准。3.经批准废止的印章，行政部门应及时通知相关部门和人员，并在公司内部发布公告。同时，应将印章废止情况记录在印章管理台账中。销毁1.对于废止的印章，行政部门应按照公司规定的程序进行销毁。销毁时，应至少有两名印章保管人员在场，并在销毁记录上签字确认。2.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并妥善保存。印章的监督与检查监督部门公司行政部门负责对印章管理情况进行监督检查，定期或不定期对印章保管、使用情况进行抽查。检查内容1.印章保管是否安全，是否符合保管要求。2.印章使用是否符合规定的使用范围和流程，审批手续是否齐全。3.印章管理台账记录是否完整、准确。4.印章废止与销毁是否按照规定程序进行。检查结果处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。2.对违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.对因印章管理不善给公司造成经济损失或不良影响